Die Frage „Was kostet eine LLC?“ ähnelt der Frage „Was kostet ein Auto?“. Sie lässt sich nicht pauschal beantworten, weil die Gründungskosten davon abhängen, welche Leistungen im konkreten Fall benötigt werden und wie viel man selbst erledigen möchte.
Wer bei der LLC-Gründung viel selbst übernimmt, spart Dienstleistungskosten. Allerdings dauert die Gründung dann erfahrungsgemäß deutlich länger, weil man sich in verschiedene Themen einarbeiten muss – vom US-Gesellschaftsrecht über den Registrierungsprozess bis zu steuerlichen Meldepflichten. Wer einzelne Arbeitsschritte an eine spezialisierte Agentur abgibt, erhöht zwar die Kosten, ist in der Regel aber wesentlich schneller mit der LLC-Gründung durch.
Wichtig ist deshalb, die typischen Kostenblöcke zu kennen, die bei Gründung und Betrieb einer LLC anfallen. Erst dann lässt sich sinnvoll entscheiden, was man auslagert und was man selbst erledigt.
Durchführung der Registrierung
Die Registrierung einer LLC beim zuständigen Secretary of State umfasst die Aufbereitung und Einreichung des Gründungsantrags - der Articles of Organization -, die Kommunikation mit der zuständigen Behörde und die Nachverfolgung des Antrags bis zur offiziellen Bestätigung.
Dieser Schritt gehört zu den Kernleistungen einer Gründungsagentur. Die Kosten dafür werden selten einzeln berechnet, sondern sind in der Regel – so auch bei uns – in den Kosten für ein bestimmtes Gründungspaket enthalten.
Registrierungsgebühr (State Filing Fee)
Jeder Bundesstaat erhebt eine offizielle Gebühr für die Eintragung einer LLC. Diese sogenannte Filing Fee wird bei der Einreichung der Articles of Organization fällig – sie fällt bei jeder LLC-Gründung an, unabhängig davon, ob man selbst gründet oder einen Dienstleister beauftragt.
Die genaue Höhe hängt nicht nur vom Bundesstaat, sondern auch von der Rechtsform ab (LLC, Corporation usw.). Für eine LLC liegen die staatlichen Gebühren für die Einreichung der Gründungsunterlagen (Articles of Organization bzw. Certificate of Formation) in den gängigen Gründungsstaaten in einer ähnlichen Größenordnung:
Damit fallen die Unterschiede bei den staatlichen Gründungsgebühren eher weniger ins Gewicht.
Registered Agent
Jede LLC benötigt einen Registered Agent im Gründungsstaat. Der Registered Agent ist eine natürliche Person oder ein Unternehmen, die als Empfangsbevollmächtigter fungiert. Er muss unter einer physischen Adresse im jeweiligen Bundesstaat während der regulären Geschäftszeiten erreichbar sein und nimmt die offizielle Post der LLC entgegen – darunter behördliche Mitteilungen, Steuerunterlagen und gegebenenfalls Gerichtsdokumente.
Die Bestellung eines Registered Agent ist gesetzlich vorgeschrieben. Ohne ihn wird keine LLC eingetragen. Da ausländische Gründer in der Regel keine eigene Adresse in den USA haben, wird dafür ein professioneller Registered-Agent-Service benötigt, der jährlich berechnet wird - bei uns mit 199,- EUR p.a..
US-Geschäftsadresse (Principal Office)
Neben der Adresse des Registered Agent wird bei der Gründung auch die Hauptgeschäftsadresse der LLC angegeben – die sogenannte Principal Office. Sie gibt an, wo die LLC verortet ist, und dient als offizielle US-Geschäftsanschrift.
Die Principal Office ist nicht dasselbe wie die Registered Agent Address, auch wenn bei Gründungsagenturen beide in der Praxis meist übereinstimmen. Für ausländische Gründer ohne eigene US-Adresse wird eine entsprechende Geschäftsanschrift in der Regel als Teil des Gründungspakets bereitgestellt.
Da eine US-Anschrift Voraussetzung für die Gründung einer Corporation oder LLC ist, ist auch diese Leistung in der Regel in einem Gründungspaket enthalten.
Gründungsdokumentation
Die Gründungsdokumentation ist ein Punkt, an dem sich in der Praxis die Spreu vom Weizen trennt. Viele Anbieter – speziell im Niedrigpreissegment – liefern lediglich ein sogenanntes Corporate Kit: Das ist ein Ordner mit Standardvorlagen zum Selbstausfüllen. Für Gründer ohne Vorkenntnisse ist das in der Praxis weitgehend nutzlos, weil man ohne juristisches und steuerliches Kontextwissen kaum beurteilen kann, was wie auszufüllen ist und welche Folgen einzelne Regelungen haben.
Dazu kommt: Das klassische (physische) Corporate Kit ist ein Relikt aus der papierbasierten Unternehmensführung und wird in der Praxis heute häufig durch digitale Ablagen und Tools ersetzt. Ein solches Corporate Kit fällt einem spätestens bei der Kontoeröffnung auf die Füße, weil Banken professionell erstellte und auf die konkrete LLC zugeschnittene Dokumente erwarten - und keine Bastelarbeiten, die aussehen wie von 1984.
Eine professionelle Gründungsdokumentation umfasst unter anderem:
Art und Umfang der Gründungsdokumentation spielen deshalb ebenfalls eine erhebliche Rolle im Hinblick auf die Kosten, da professionelle Dokumente mehr kosten als wenn nur ein – nutzloses – Corporation Kit geliefert wird.
EIN-Beantragung
Die Employer Identification Number (EIN) ist die Steueridentifikationsnummer der LLC beim IRS, dem US-Finanzamt. Sie wird für die Einreichung von Steuererklärungen benötigt, vor allem aber auch für die Eröffnung eines US-Geschäftskontos – ohne EIN gibt es weltweit kein Bankkonto für eine LLC.
Grundsätzlich ist die Beantragung beim IRS kostenlos. Allerdings steht der Online-Antrag nur Antragstellern mit einer Social Security Number (SSN) zur Verfügung. Für ausländische Gründer ohne eine dieser Nummern erfolgt die Beantragung auf postalischem Weg oder per Fax, was sich sehr abenteuerlich und langwierig gestalten kann. Hier ist der Weg über einen Dienstleister wesentlich schneller und vor allem auch verlässlicher.
Kontoeröffnung
Streng genommen gehört die Eröffnung eines Geschäftskontos nicht mehr zur eigentlichen Gründung, sondern ist der nächste Schritt danach. In der Praxis ist sie jedoch fester Bestandteil des Gründungsprozesses, weil eine LLC ohne Bankkonto nicht geschäftsfähig ist – sie kann weder Zahlungen empfangen noch Rechnungen begleichen.
Für ausländische LLC-Eigentümer ohne US-Wohnsitz ist die Kontoeröffnung mit einigen Besonderheiten verbunden. Traditionelle US-Banken verlangen in der Regel ein persönliches Erscheinen in einer Filiale. Digitale Banken und Fintech-Anbieter wie Mercury, Relay oder Wise Business ermöglichen dagegen eine Remote-Kontoeröffnung, wobei die Anforderungen an die Identitätsprüfung und die einzureichenden Unterlagen variieren. Die Kontoeröffnung selbst erzeugt keine Kosten, wohl aber der laufende Betrieb des Kontos.
Manche Gründungsagenturen bieten die Unterstützung bei der Kontoeröffnung als Teil ihres Portfolios an, was dann ebenfalls Kosten produzieren kann, sofern dieser Service in Anspruch genommen wird.
Anmeldung einer Zweigniederlassung in Deutschland, Österreich oder der Schweiz
Eine US-LLC kann in Deutschland, Österreich oder der Schweiz auch in Form einer Zweigniederlassung betrieben werden. Sofern dieses Modell erforderlich oder gewünscht ist, müssen nach der Gründung beglaubigte Firmenunterlagen mit einer sogenannten Apostille und in einer beglaubigten Übersetzung beschafft werden. Überdies ist ein schriftlicher Antrag zur Eintragung beim Handelsregister im jeweiligen Land erforderlich.
Neben den einmaligen Gründungskosten fallen ab dem ersten Jahr auch wiederkehrende Kosten an, die von Anfang an in die Gesamtkalkulation einbezogen werden sollten.
Compliance Watch/Firmenverwaltung
Gründer haben in den seltensten Fällen Lust, sich mit den jährlichen Pflichten einer Corporation oder LLC herumzuschlagen; Gründungsagenturen bieten deshalb in der Regel auch die Verwaltung von Firmen an, die hauptsächlich die Überwachung von Abgabeterminen hat, wie etwa die Einreichung des Annual Return oder die Zahlung der Franchise Tax.
Annual Report und Filing Fee
Die meisten Bundesstaaten verlangen von jeder LLC die jährliche Einreichung eines sogenannten Annual Report, in dem grundlegende Informationen zur Gesellschaft – etwa die aktuelle Geschäftsadresse, der Registered Agent und die Geschäftsführung – bestätigt oder aktualisiert werden.
Für die Einreichung wird eine Gebühr erhoben, deren Höhe vom Bundesstaat abhängt. In Florida etwa liegt sie bei rund 139,- USD, in Wyoming bei mindestens 60,- USD, wenn die Assets der LLC (Vermögenswerte wie Maschinen, Immobilien oder Bargeld) unter 300.000 USD liegen.
Die Fristen variieren: Delaware verlangt den Annual Report bis zum 1. Juni, Wyoming bis zum Jahrestag der Gründung, Florida zwischen dem 1. Januar und dem 1. Mai. Versäumte Fristen ziehen Strafgebühren nach sich und können im schlimmsten Fall zur administrativen Auflösung der LLC führen.
Franchise Tax
Einige Bundesstaaten erheben zusätzlich eine jährliche Franchise Tax – eine Abgabe, die allein dafür anfällt, dass die LLC in diesem Staat registriert ist. Die Franchise Tax ist keine wirklich Steuer, sondern eine Gebühr, die unabhängig davon anfällt, ob die LLC Umsätze erzielt oder nicht.
Delaware erhebt eine feste Franchise Tax von 300,- USD pro Jahr. Kalifornien verlangt eine Mindeststeuer von 800,- USD, auch wenn die LLC Verluste schreibt. Wyoming hingegen erhebt keine Franchise Tax im klassischen Sinne, was einer der Gründe ist, warum der Staat bei Gründern beliebt ist.
Buchhaltung und Steuerberatung
Buchhaltung und Steuerberatung sind streng genommen keine LLC-spezifischen Kosten – sie fallen bei jeder Unternehmensform an, wenn auch in unterschiedlichem Umfang. Wie hoch dieser Posten im Einzelfall ausfällt, hängt vom Geschäftsmodell, dem Transaktionsvolumen und der steuerlichen Komplexität ab. Eine LLC, die im ersten Jahr nur wenige Transaktionen hat, verursacht hier naturgemäß geringere Kosten als eine mit umfangreichem operativem Geschäft.
Allerdings gibt es speziell für LLCs mit ausländischem Eigentümer eine Reihe von Meldepflichten gegenüber dem IRS (dem US-Finanzamt), die unabhängig davon bestehen, wo der Eigentümer ansässig ist, wie groß die LLC ist oder ob sie überhaupt Umsätze erzielt. Diese Pflichten sind nicht optional.
Konkret sieht das wie folgt aus: Eine Single-Member LLC – also eine LLC mit nur einem Eigentümer – muss jährlich zwei Formulare beim IRS einreichen. Das erste ist die sogenannte Form 5472. Dabei handelt es sich um eine Informationsmeldung, in der alle geschäftlichen Transaktionen zwischen der LLC und ihrem ausländischen Eigentümer offengelegt werden – also etwa Einlagen, Entnahmen, Darlehen oder Gebühren. Das zweite Formular ist eine sogenannte Pro-forma Form 1120, die eigentlich die Körperschaftsteuererklärung für Kapitalgesellschaften ist, in diesem Fall aber nur als formaler Träger für die Form 5472 dient und ohne Finanzzahlen eingereicht wird. Beide Formulare werden zusammen abgegeben.
Hat die LLC mehrere Eigentümer (Multi-Member LLC), gilt sie steuerlich als Personengesellschaft. In diesem Fall muss statt der Form 5472 eine Form 1065 eingereicht werden – die jährliche Informationserklärung für Personengesellschaften. Sie weist die Einnahmen, Ausgaben und Gewinne der LLC aus. Jeder einzelne Eigentümer erhält dann ein separates Dokument (Schedule K-1), das seinen individuellen Gewinnanteil ausweist und als Grundlage für seine persönliche Steuererklärung dient.
Auch hier gilt: Selbermachen spart Geld. Allerdings sind ausgerechnet US-Steuerformulare kein geeignetes Feld für Laien, weil fehlerhaft oder unvollständig ausgefüllte Formulare vom IRS nicht akzeptiert und als nicht eingereicht behandelt werden.
Dafür allerdings sind die Bußgelder zu hoch: Allein für eine nicht eingereichte Form 5472 beträgt die Mindeststrafe 25.000 USD – und zwar unabhängig davon, ob die LLC im betreffenden Jahr wirtschaftlich aktiv war oder nicht.
Je nach Geschäftsmodell und individueller Situation können weitere Kosten hinzukommen, die nicht bei jeder LLC anfallen, aber in bestimmten Konstellationen relevant werden.
Markenregistrierung (Trademark Registration): Wer den Firmennamen oder eine Marke beim USPTO (United States Patent and Trademark Office) schützen lassen möchte, muss mit Registrierungsgebühren und gegebenenfalls Kosten für eine vorherige Markenrecherche rechnen. Eine Markenregistrierung ist nicht verpflichtend, aber für viele Geschäftsmodelle ratsam.
Business Licenses und Permits: Diese werden nur dann relevant, wenn die LLC tatsächlich operative Geschäftstätigkeiten innerhalb der USA ausübt – etwa mit einem Büro, einem Lager oder Mitarbeitern vor Ort. Für rein online betriebene LLCs ohne physische Präsenz in den USA sind Lizenzen in der Regel nicht erforderlich.
Foreign Qualification: Ist die LLC nicht nur im Gründungsstaat, sondern auch in einem anderen Bundesstaat operativ tätig, kann dort eine Registrierung als Foreign LLC erforderlich werden. Damit verbunden sind zusätzliche Registrierungsgebühren und in der Regel auch ein weiterer Registered Agent.
Sales Tax Registration: Eine Registrierung für die US-amerikanische Sales Tax ist nur dann notwendig, wenn die LLC steuerpflichtige Umsätze in einem Bundesstaat erzielt, in dem eine entsprechende Steuerpflicht besteht. Für die meisten ausländischen Gründer ohne physische Präsenz in den USA ist dies zunächst kein Thema.
Die Gesamtkosten einer LLC-Gründung lassen sich also grob in zwei Dimensionen aufteilen: einmalige Gründungskosten und laufende jährliche Kosten.
Bei den einmaligen Gründungskosten ergibt sich eine Bandbreite, die hauptsächlich davon abhängt, was alles in Eigenregie erledigt wird und was über spezialisierte Anbieter abgedeckt wird. Eine professionelle Gründung inklusive Registrierung, rechtssicherer Gründungsdokumentation, Registered Agent, EIN-Beantragung liegt in der Regel im vierstelligen Bereich. Wer einzelne Schritte selbst übernimmt, kann die Kosten reduzieren, muss aber den entsprechenden Zeitaufwand und die Einarbeitungszeit einkalkulieren.
Bei den laufenden Kosten sollte man mit jährlichen Ausgaben für die jährliche Betreuung, der Filing Fee für den Annual Report und - nicht in allen Bundesstaaten - ggf. dem Betrag für die Franchise Tax kalkulieren. Die Höhe hängt vom jeweiligen Bundesstaat ab.
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