Lexikon
Begriffe einfach erklärt – von A bis Z
Der Secretary of State ist die zentrale Verwaltungsbehörde auf Ebene der einzelnen US-Bundesstaaten. Diese Behörde ist für eine ganze Reihe staatlicher Aufgaben zuständig, darunter die Organisation von Wahlen, die Führung staatlicher Archive, die Verwaltung öffentlicher Urkunden und die Registrierung von Unternehmen. Für Firmengründer ist insbesondere die letztgenannte Funktion relevant, weil in den USA nahezu alle unternehmensrechtlichen Vorgänge über den Secretary of State abgewickelt werden.
Der Secretary of State leitet das Department of State des jeweiligen Bundesstaates und ist in den meisten Bundesstaaten ein gewählter Beamter. Das Department of State gliedert sich typischerweise in mehrere spezialisierte Abteilungen (Divisions):
Für die Gründung einer Firma und deren Verwaltung ist ausschließlich die Division of Corporations bzw. Business Services Division relevant. Diese Abteilung fungiert faktisch als Handelsregister des Bundesstaates und verwaltet sämtliche Unternehmensdaten von der Gründung bis zur Auflösung. Die anderen Divisions des Secretary of State spielen für Firmengründer in der Regel keine Rolle.
Firmengründung: Einreichung und Prüfung der Articles of Incorporation (Corporations) bzw. Articles of Organization (LLCs). Nach erfolgter Registrierung erhält die Firma eine Bestätigung (Certificate of Incorporation oder Certificate of Organization).
Laufende Verwaltung: Alle nachfolgenden Änderungen wie Namensänderungen, Wechsel des Registered Agent oder Anpassungen der Kapitalstruktur müssen durch Amendments beim Secretary of State eingereicht werden.
Annual Reports: In den meisten Bundesstaaten müssen jährliche Berichte zusammen mit einer Gebühr eingereicht werden, um den Good Standing Status der Firma aufrechtzuerhalten und die Unternehmensdaten zu aktualisieren.
Good Standing Certificates: Ausstellung von Bescheinigungen (auch Certificate of Status oder Certificate of Existence genannt), die bestätigen, dass eine Firma ordnungsgemäß registriert ist und alle erforderlichen Berichte eingereicht hat. Diese werden häufig von Banken, Investoren oder Geschäftspartnern verlangt.
Die beim Secretary of State registrierten Unternehmensdaten sind grundsätzlich öffentlich zugänglich. Die meisten Bundesstaaten bieten Online-Datenbanken an, über die jedermann kostenlos oder gegen geringe Gebühr Informationen über registrierte Firmen abrufen kann. Diese Register enthalten typischerweise:
Die Transparenz dieser Register variiert zwischen den Bundesstaaten erheblich. Florida beispielsweise betreibt mit SUNBIZ ein sehr offenes System, das nicht nur grundlegende Firmendaten wie Namen und Registered Agent zeigt, sondern auch die Namen und Adressen der Officers (Geschäftsführer) und Directors öffentlich zugänglich macht. Wyoming und Delaware hingegen sind deutlich diskreter und veröffentlichen im Wesentlichen nur den Firmennamen, das Gründungsdatum, den Registered Agent und die Principal Office – die tatsächliche Besetzung der Firma (Member, Manager, Officers) bleibt privat und wird nicht im öffentlichen Register aufgeführt. Dieser Unterschied ist für privacy-bewusste Gründer relevant, die ihre persönlichen Daten nicht öffentlich sehen möchten.
Die meisten Bundesstaaten bieten inzwischen Online-Filing-Systeme an, über die Articles of Incorporation, Annual Reports und andere Dokumente elektronisch eingereicht werden können. Die Bearbeitungszeiten variieren je nach Bundesstaat und Art des Dokuments. Standard-Bearbeitungszeiten liegen zwischen wenigen Tagen und mehreren Wochen, während expedited services (beschleunigte Bearbeitung) gegen Aufpreis oft innerhalb von 24 Stunden möglich sind.
Die Gebühren unterscheiden sich erheblich zwischen den Bundesstaaten:
Vom Secretary of State ist zu unterscheiden: Der US Secretary of State auf Bundesebene, der das Außenministerium der Vereinigten Staaten leitet und für die Außenpolitik zuständig ist. Trotz identischer Amtsbezeichnung haben beide Positionen keinerlei inhaltliche Überschneidung.
Nicht alle Bundesstaaten verwenden die Bezeichnung „Secretary of State" für diese Behörde:
Die zuständige Abteilung für Unternehmensregistrierungen trägt jedoch überwiegend die Bezeichnung Division of Corporations oder Business Services Division. Unabhängig von der konkreten Bezeichnung der übergeordneten Behörde bleiben die Funktionen und Zuständigkeiten im Wesentlichen identisch.
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