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Alles Wichtige verständlich und kompakt erläutert

#Firmendokumente

Die wichtigsten Firmenunterlagen in der Übersicht

Wozu überhaupt Firmendokumente?

So wie natürliche Personen zu verschiedenen Gelegenheiten Ihren Pass bzw. den Ausweis oder die Identitätskarte vorzeigen müssen, so müssen auch Gesellschaften identifizierbar sein, was speziell bei offizielleren Anlässen zum Tragen kommen, zum Beispiel wenn ein Bankkonto für die Firma eröffnet werden soll.

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Articles of Incorporation/Organization

Die Articles of Incorporation (in manchen Staaten auch anders bezeichnet) sind eine Art Stammdatenblatt, das beim jeweiligen Secretary oder Departement of State für jede Firmengründung eingereicht wird und das alle relevanten Eckdaten zu der neu zu errichtenden Firma enthält, wobei die inhaltlichen Anforderungen an die Articles je nach State variieren können.

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Bylaws (INC)/Operating Agreement (LLC)

Die Bylaws sind das rechtliche Kernstück einer US-Corporation und stellen eine Art Betriebsordnung dar, die gewissermaßen die internen Spielregeln innerhalb der Gesellschaft definiert und welche auch als Satzung oder Statuten einer Gesellschaft bezeichnet werden können.

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Stock Certificates (INC)

Ein Stock Certificate ist ein Dokument, das die Inhaberschaft von einer oder mehreren Aktien (Shares) bestätigt, und das dem jeweiligen Anteilseigner (Stockholder) ausgehändigt wird. Solche Aktien sind mit verschiedenen Rechten verknüpft, etwa einem Stimmrecht auf Aktionärsversammlungen oder dem Recht auf Zahlung einer Dividende.

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Schriftliche Beschlüsse (Resolutions/Minutes)

Da Gesellschaften in der Regel ein Zusammenschluss von mehreren Mitspielern sind, muss alles, was gemeinsam verbindlich beschlossen wird, in Schriftform dokumentiert werden, so dass es zu einem späteren Zeitpunkt nicht etwa zu Missverständnissen kommt, die die Freude dann trüben.

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Verwendung außerhalb der USA: Beglaubigung & Apostille

Werden amerikanische Firmenunterlagen in Ländern außerhalb der USA verwendet, so wird in der Regel eine beglaubigte Version dieser amerikanischen Firmenunterlagen verlangt, um zumindest ein gewisses Maß an Fälschungssicherheit zu gewährleisten, das ansonsten nicht gegeben wäre.

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Bestätigte, deutsche Übersetzung

Da die Amtssprache in Deutschland, Österreich und in Teilen der Schweiz Deutsch und nicht Englisch ist, muss die Gründungsdokumentation für gerichtliche Zwecke, wozu etwa die Anmeldung einer Zweigniederlassung oder die Gründung von Tochtergesellschaften zählen, auch in einer deutschen Übersetzung vorliegen. Diese muss zwingend von einem an Gerichten zugelassenen und beeidigten Übersetzer stammen muss. Die Übersetzung kann deshalb nicht von einer beliebigen Quelle stammen oder einfach selbst angefertigt werden.

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Anmeldeunterlagen für eine Zweigniederlassung

Die Eintragung einer Zweigniederlassung einer irischen Limited in Deutschland, Österreich oder der Schweiz muss schriftlich beantragt werden, wozu ein schriftlicher Antrag und ein Gesellschafterbeschluss benötigt werden.

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