Werden amerikanische Firmenunterlagen in Ländern außerhalb der USA verwendet, so wird in der Regel eine beglaubigte Version dieser amerikanischen Firmenunterlagen verlangt, um zumindest ein gewisses Maß an Fälschungssicherheit zu gewährleisten, das ansonsten nicht gegeben wäre.

Das bedeutet, dass entweder ein amerikanischer Notar bzw. der zuständige Secretary of State zunächst bestätigen muss, dass das oder die jeweiligen Dokumente echt sind, und dass die auf diesen Dokumenten aufgeführten Angaben auch stimmen.

Da eine solche einfache, amerikanische Beglaubigung in anderen Ländern allerdings nicht ohne weiteres rechtsverbindlich ist, muss diese Beglaubigung in einem zweiten Schritt für das jeweilige Zielland erst noch rechtsverbindlich gemacht werden, was zwischen Staaten, die das so genannter Haager Abkommen unterzeichnet haben, mittels einer so genannten Apostille bewerkstelligt wird.

Eine Apostille ist dabei eine Art Überbeglaubigung, welche die Echtheit der Beglaubigung – durch einen Notar oder einen Secretary of State – bestätigt, und diese damit auch im Zielland gültig im Sinne von rechtsverbindlich macht.

Ein Apostille ist deshalb auch nicht wie häufig angenommen ein eigenständiges Dokument, sondern eine Apostille kann immer nur an ein bereits beglaubigtes Firmendokument angeheftet werden.