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Was ist ein Operating Agreement?

Das Operating Agreement ist der interne Gesellschaftsvertrag einer LLC. Es regelt, wie die LLC organisiert ist und geführt wird – von der Struktur der Members über die Befugnisse der Manager (falls vorhanden) bis hin zu den Regeln für Gewinnverteilung und Entscheidungsfindung.

Im Gegensatz zu den Articles of Organization werden Operating Agreements nicht beim Secretary of State eingereicht, sondern verbleiben intern bei der LLC. Sie entsprechen am ehesten dem Gesellschaftsvertrag einer deutschen GmbH oder den Bylaws einer Corporation – mit dem Unterschied, dass Operating Agreements in den USA nicht öffentlich sind und oft deutlich flexibler gestaltet werden können als Bylaws.

Was steht im Operating Agreement?

Operating Agreements können sehr umfangreich sein oder relativ schlank gehalten werden. Typische Inhalte sind:

Grundlegende Informationen:

• Name der LLC
• Hauptgeschäftssitz
• Geschäftszweck
• Laufzeit (typischerweise unbefristet)

Member-managed vs. Manager-managed:Eine der wichtigsten Festlegungen im Operating Agreement:

• Member-managed LLC: Alle Members führen die LLC gemeinsam, ähnlich wie Gesellschafter einer deutschen GbR. Jeder Member kann die LLC vertreten und Entscheidungen treffen.
• Manager-managed LLC: Die Members ernennen einen oder mehrere Manager (die selbst Members sein können oder nicht), die die LLC führen. Die Members haben dann eine eher passive Rolle, ähnlich wie Aktionäre bei einer Corporation.

Members (Gesellschafter):

• Wer sind die Members?
• Wie viele Membership Interests (Anteile) hat jeder?
• Wie werden neue Members aufgenommen?
• Was passiert beim Ausscheiden eines Members?
• Übertragung von Membership Interests – ist sie frei oder beschränkt?

Kapitaleinlagen:

• Welche Initial Capital Contributions (Anfangseinlagen) leisten die Members?
• Können zusätzliche Einlagen verlangt werden?
• Was passiert, wenn ein Member seine Einlage nicht leistet?

Gewinnverteilung:

• Wie werden Profits und Losses verteilt? (oft proportional zu den Membership Interests, kann aber auch anders geregelt werden)
• Wann und wie werden Distributions (Ausschüttungen) beschlossen?
• Steuerliche Zuordnung von Gewinnen und Verlusten

Management-Struktur:

Bei member-managed LLC:

• Wie werden Entscheidungen getroffen? (Mehrheit, Einstimmigkeit?)
• Welche Entscheidungen benötigen welche Mehrheiten?
• Können Members einzeln handeln oder nur gemeinsam?

Bei manager-managed LLC:

• Wie viele Manager gibt es?
• Wie werden Manager ernannt und abberufen?
• Welche Befugnisse haben Manager?
• Amtszeit der Manager
• Vergütung der Manager

Meetings und Beschlüsse:

• Müssen regelmäßige Member Meetings stattfinden?
• Wie werden Meetings einberufen?
• Quorum-Anforderungen
• Können Beschlüsse per Written Consent gefasst werden?

Books and Records:

• Wo werden die Bücher und Unterlagen der LLC geführt?
• Wer hat Einsichtsrecht?

Amendments (Änderungen):

• Wie kann das Operating Agreement geändert werden?
• Welche Mehrheit ist erforderlich?

Dissolution (Auflösung):

• Unter welchen Umständen wird die LLC aufgelöst?
• Wie läuft die Liquidation ab?
• Verteilung der Assets bei Auflösung

Sonstige Regelungen:

• Buy-Sell Provisions (Regelungen für den Kauf/Verkauf von Anteilen zwischen Members)
• Drag-Along und Tag-Along Rights (bei größeren LLCs)
• Non-Compete Clauses (Wettbewerbsverbote)
• Dispute Resolution (Streitbeilegung – Mediation, Arbitration)

Wozu dient das Operating Agreement?

Das Operating Agreement erfüllt mehrere wichtige Funktionen:

Interne Spielregeln: Das Operating Agreement ist das Regelwerk für die LLC. Es beantwortet Fragen wie: Wer darf was entscheiden? Wie werden Gewinne verteilt? Was passiert, wenn ein Member ausscheiden will?

Flexibilität: Anders als bei Corporations, wo vieles durch Gesetze vorgegeben ist, bieten LLCs enorme Gestaltungsfreiheit. Das Operating Agreement kann praktisch alle Details individuell regeln – von der Gewinnverteilung über Management-Strukturen bis hin zu Exit-Regelungen.

Schutz vor Default Rules: In vielen Bundesstaaten gibt es "Default Rules" – gesetzliche Standardregelungen, die gelten, wenn kein Operating Agreement existiert oder bestimmte Fragen darin nicht geregelt sind. Diese Default Rules passen oft nicht zu den Vorstellungen der Members. Ein Operating Agreement überschreibt diese Default Rules.

Rechtssicherheit: Bei Streitigkeiten zwischen Members ist das Operating Agreement die erste Anlaufstelle. Es definiert, was rechtmäßig ist und was nicht.

Nachweis gegenüber Dritten: Banken, Investoren und Geschäftspartner verlangen regelmäßig eine Kopie des Operating Agreement, um zu verstehen, wie die LLC organisiert ist und wer berechtigt ist, sie zu vertreten.

Steuerliche Behandlung: Das Operating Agreement dokumentiert, wie Gewinne und Verluste unter den Members verteilt werden – wichtig für die Steuererklärungen der einzelnen Members.

Wer erstellt das Operating Agreement?

Das Operating Agreement wird typischerweise bei oder direkt nach der Gründung erstellt:

• Ein Anwalt erstellt das Agreement basierend auf den Wünschen der Members
• Ein Formation Service stellt Standard-Operating Agreements zur Verfügung, die angepasst werden können
• Die Members selbst können ein Agreement erstellen (oft basierend auf Templates)

Anders als die Articles of Organization müssen Operating Agreements nicht notariell beurkundet oder beim Secretary of State eingereicht werden. Sie sind ein privater Vertrag zwischen den Members.

Unterschriften: Alle Members sollten das Operating Agreement unterzeichnen. Manche LLCs lassen auch die Manager unterschreiben.

Ist ein Operating Agreement Pflicht?

Das hängt vom Bundesstaat ab:

• Delaware, Kalifornien, New York: Kein Operating Agreement gesetzlich erforderlich, aber dringend empfohlen
• Missouri: Verlangt schriftliches Operating Agreement

Realität: Auch wenn nicht gesetzlich vorgeschrieben, sollte JEDE LLC ein Operating Agreement haben. Ohne dieses Dokument gelten die oft unpraktischen Default Rules des Bundesstaates.

Wann wird das Operating Agreement konkret benötigt?

Das Operating Agreement wird in zahlreichen Situationen verlangt:

Bankkontoeröffnung: Praktisch jede Bank verlangt das Operating Agreement, um zu verstehen, wer berechtigt ist, für die LLC zu handeln.

Geschäftsbeziehungen: Größere Vertragspartner, Investoren oder Kreditgeber fordern oft das Operating Agreement an, um die Struktur der LLC zu verstehen.

Internationale Verwendung: Wenn die LLC in Europa aktiv werden soll – etwa bei der Gründung einer Tochtergesellschaft oder beim Immobilienkauf – verlangen Notare das Operating Agreement (mit Apostille und Übersetzung), um die Vertretungsbefugnisse nachzuvollziehen.

Due Diligence: Bei Verkauf der LLC oder Aufnahme von Investoren wird das Operating Agreement gründlich geprüft.

Streitigkeiten zwischen Members: Bei Konflikten ist das Operating Agreement die maßgebliche Quelle für die Rechte und Pflichten der Beteiligten.

Steuerliche Prüfungen: Das IRS oder Steuerberater brauchen das Operating Agreement, um die Gewinnverteilung und steuerliche Behandlung nachzuvollziehen.

Das Operating Agreement sollte jederzeit griffbereit sein – am besten im Minute Book, sowohl physisch als auch digital.

Unterschiede zwischen Bundesstaaten

Da Operating Agreements nicht eingereicht werden, gibt es keine direkten staatlichen Vorgaben zu ihrem Inhalt. Allerdings gibt es indirekte Unterschiede:

Delaware: Sehr flexibles LLC-Recht. Operating Agreements können praktisch alles regeln. Default Rules sind relativ Member-freundlich.

Wyoming: Ähnlich flexibel wie Delaware. Operating Agreement kann sehr schlank sein, wenn man mit den Default Rules einverstanden ist.

Kalifornien: Etwas strengere Default Rules. Operating Agreement sollte detaillierter sein, um unerwünschte Default Rules zu überschreiben.

New York: Operating Agreement kann sehr flexibel gestaltet werden, aber bei bestimmten Themen (z.B. Fiduciary Duties der Manager) gibt es zwingende gesetzliche Vorgaben.

Wichtig: Das Operating Agreement muss mit dem LLC Act des jeweiligen Bundesstaates vereinbar sein. Was im Operating Agreement steht, darf nicht gegen zwingendes Recht verstoßen.

Aufbewahrung und Umgang mit dem Dokument

Sicheres Aufbewahren: Das Operating Agreement sollte im Minute Book aufbewahrt werden – am besten sowohl als physisches Dokument als auch digital.

Änderungen dokumentieren: Jede Änderung des Operating Agreement sollte durch einen förmlichen Beschluss (Resolution oder Written Consent) erfolgen und dokumentiert werden. Amended and Restated Operating Agreements sollten klar datiert sein, und alte Versionen sollten archiviert werden.

Aktuelle Version bereithalten: Bei Vorlage gegenüber Banken oder Geschäftspartnern sollte immer die aktuellste Version verwendet werden. Manche verlangen ein Manager's Certificate oder Member's Certificate, das bestätigt, dass das vorgelegte Operating Agreement das aktuell gültige ist.

Konsistenz mit anderen Dokumenten: Das Operating Agreement sollte nicht im Widerspruch zu den Articles of Organization stehen. Falls die Articles geändert werden, sollte das Operating Agreement überprüft und gegebenenfalls angepasst werden.

Realitätscheck: Bei Single-Member LLCs (nur ein Mitglied) fragen sich viele: "Brauche ich wirklich ein Operating Agreement, wenn ich alleine bin?" Die Antwort: JA! Ohne Operating Agreement greift das Gesetz, als hätte die LLC mehrere Members – das führt zu unpraktischen Default Rules. Außerdem verlangen Banken auch bei Single-Member LLCs ein Operating Agreement.