Kommt vor bei: Corporation und LLC (und alle anderen US-Geschäftseinheiten)

Was ist der EIN Confirmation Letter?

Der EIN Confirmation Letter (offiziell: Notice CP 575) ist die schriftliche Bestätigung vom Internal Revenue Service (IRS), dass einer Corporation oder LLC eine Employer Identification Number (EIN) zugeteilt wurde. Die EIN ist die neunstellige Steuernummer der Gesellschaft (Format: XX-XXXXXXX), vergleichbar mit der Steuernummer einer deutschen GmbH.

Wichtig zu verstehen: Der EIN Letter ist streng genommen kein Firmendokument, sondern ein Brief vom IRS. Trotzdem wird er praktisch immer zu den Firmenunterlagen gezählt, weil er ständig benötigt wird – vor allem bei Banken.

Was steht im EIN Confirmation Letter?

Der CP 575 ist ein standardisiertes IRS-Formular mit:

• Legal Name der Corporation
• Geschäftsadresse
• Die EIN: "Your Employer Identification Number (EIN) is: XX-XXXXXXX"
• Tax Classification (C-Corp, S-Corp, Partnership, Disregarded Entity)
• Hinweise zur Aufbewahrung und Verwendung

Das wars. Keine Officers, keine Geschäftstätigkeit, keine Bonität – nur die Zuteilung einer Steuernummer.

Wozu dient der EIN Confirmation Letter?

Bankkontoeröffnung: Jede Bank verlangt den EIN Letter. Ohne diesen Brief kein Geschäftskonto – auch wenn man die EIN bereits kennt.

Steuererklärungen: Die EIN muss bei allen Steuererklärungen angegeben werden.

Mitarbeiter einstellen: Für Lohnsteuer und Sozialversicherung wird die EIN benötigt.

Geschäftsbeziehungen: Lieferanten brauchen die EIN für ihre Buchhaltung (Form 1099).

Wie bekommt man den EIN Letter?

Beantragung beim IRS:

• Online (sofortige Vergabe, Letter kommt per Post nach 2-4 Wochen)
• Per Fax oder Post (Form SS-4)
• Per Telefon (nur für internationale Antragsteller ohne US-SSN)

Wer kann beantragen: President, Director oder Incorporator.

Was tun bei Verlust?

Problem: Das IRS verschickt den CP 575 nur EINMAL.

Lösung: Man kann einen "EIN Verification Letter" (147C Letter) anfordern – funktional identisch, nur andere Nummer.

Alternative: Die EIN steht auch auf Steuererklärungen und IRS-Korrespondenz – diese können als Nachweis dienen.

Best Practice: Den CP 575 sofort nach Erhalt mehrfach kopieren und an verschiedenen Orten aufbewahren

Aufbewahrung

Mehrfach sichern: Original im Minute Book, mehrere Kopien, PDF digital.

Dauerhaft aufbewahren: Der Letter wird über die gesamte Lebensdauer der Corporation immer wieder benötigt.

Bei Banken: Manche Banken behalten eine Kopie, andere wollen nur das Original sehen. Am besten beglaubigte Kopie mitbringen.