Kommt vor bei: Corporation und LLC

Ein Written Consent ist eine Resolution (Beschluss), die ohne formelles Meeting gefasst wird. Anstatt sich zu einer Versammlung zu treffen, unterzeichnen die berechtigten Personen – Directors oder Shareholders – den Beschluss schriftlich. Das Ergebnis ist rechtlich genauso bindend wie eine in einem Meeting gefasste Resolution.

Wenn mehrere Directors oder Shareholders unterschreiben müssen, wird ein Written Consent auch als Zirkularbeschluss bezeichnet. Das Dokument "zirkuliert" zwischen den Beteiligten – entweder physisch per Post, digital per E-Mail oder über Plattformen für elektronische Signaturen – bis alle ihre Unterschrift geleistet haben. Erst wenn alle erforderlichen Personen unterzeichnet haben, wird der Beschluss rechtswirksam.

Written Consents entsprechen am ehesten schriftlichen Gesellschafterbeschlüssen ohne Gesellschafterversammlung, wie sie auch bei deutschen GmbHs möglich sind (§ 48 Abs. 2 GmbHG). Der Unterschied: In den USA sind Written Consents bei kleineren Corporations und LLCs die Regel, nicht die Ausnahme. Viele kleine US-Gesellschaften halten jahrelang keine einzige formelle Versammlung ab, sondern treffen alle Entscheidungen per Written Consent.

Wann ist ein Written Consent möglich?

Die Möglichkeit, Written Consents zu nutzen, hängt vom Bundesstaat und den Bylaws ab:

Board of Directors: In den meisten Bundesstaaten können Board Resolutions per Written Consent gefasst werden, wenn:

• Entweder ALLE Directors unterzeichnen (Unanimous Consent)
• Oder die Bylaws ausdrücklich erlauben, dass eine Mehrheit ausreicht (Majority Consent)

Die Regel ist: Unanimous Consent – alle Directors müssen zustimmen. Nur wenn die Bylaws etwas anderes vorsehen, reicht eine Mehrheit.

Shareholders: Bei Shareholder Resolutions gelten ähnliche Regeln:

• In den meisten Staaten ist Unanimous Consent erforderlich
• Manche Staaten erlauben Majority Consent für bestimmte Beschlüsse
• Die Bylaws können strengere Anforderungen festlegen

Delaware: Sehr flexibel. Written Consents sind für Board- und Shareholder-Beschlüsse weitgehend erlaubt. Bei Shareholders kann Majority Consent ausreichen, wenn die Bylaws nichts anderes vorsehen.

Kalifornien: Ähnlich flexibel, aber mit mehr Dokumentationspflichten. Written Consents müssen im Minute Book archiviert werden.

Bei LLCs: Das Operating Agreement legt fest, ob und unter welchen Bedingungen Written Consents zulässig sind. Meist sehr flexibel geregelt.

Was steht in einem Written Consent?

Ein Written Consent folgt einer standardisierten Struktur:

Titel:

• "Unanimous Written Consent of the Board of Directors" oder
• "Written Consent of the Shareholders"

Einleitung:Bestätigung, wer unterzeichnet und in welcher Funktion:

The undersigned, being all of the Directors of [Corporation Name], hereby consent to the following resolution(s) without a meeting:

Deutsche Übersetzung:

Die Unterzeichnenden, die alle Directors der [Corporation Name] sind, stimmen hiermit der/den folgenden Resolution(s) ohne Versammlung zu:

Die Resolution(s):Eine oder mehrere Resolutions im Standardformat:

RESOLVED, that [Beschluss].

FURTHER RESOLVED, that [weiterer Beschluss].

Datum: Das Datum, an dem der Consent wirksam wird. Das ist typischerweise das Datum, an dem die letzte erforderliche Unterschrift geleistet wurde.

Unterschriften: Alle erforderlichen Personen unterzeichnen mit Namen, Titel und Datum.

Beispiel: Board Written Consent

UNANIMOUS WRITTEN CONSENTOF THE BOARD OF DIRECTORSOF ABC CORPORATION

The undersigned, being all of the Directors of ABC Corporation, a Delaware corporation, hereby consent to the following resolutions without a meeting pursuant to Section 141(f) of the Delaware General Corporation Law:

APPOINTMENT OF CHIEF FINANCIAL OFFICER

RESOLVED, that Sarah Williams is hereby appointed as Chief Financial Officer (CFO) of the Corporation, effective March 1, 2024, with such duties and compensation as the Board may determine from time to time.

AUTHORIZATION TO OPEN BANK ACCOUNT

RESOLVED, that the Corporation is authorized to open a business bank account with XYZ Bank.

FURTHER RESOLVED, that Jane Doe (President) and Sarah Williams (CFO) are each authorized to sign on behalf of the Corporation and to conduct all banking business with XYZ Bank, and that the President is authorized to execute all documents necessary to open and maintain such account.

This Written Consent shall be filed with the minutes of the proceedings of the Board of Directors and shall be effective as of the date of the last signature below.

Dated: March 1, 2024

Jane Doe, Director

Date: March 1, 2024

John Smith, Director

Date: March 1, 2024

Robert Brown, Director

Date: March 1, 2024

Deutsche Übersetzung:

EINSTIMMIGER SCHRIFTLICHER BESCHLUSSDES BOARD OF DIRECTORSDER ABC CORPORATION

Die Unterzeichnenden, die alle Directors der ABC Corporation, einer Delaware Corporation, sind, stimmen hiermit den folgenden Resolutions ohne Versammlung gemäß Section 141(f) des Delaware General Corporation Law zu:

ERNENNUNG DES CHIEF FINANCIAL OFFICER

BESCHLOSSEN, dass Sarah Williams hiermit zur Chief Financial Officer (CFO) der Corporation ernannt wird, mit Wirkung zum 1. März 2024, mit den Aufgaben und der Vergütung, wie vom Board jeweils festgelegt.

AUTORISIERUNG ZUR ERÖFFNUNG EINES BANKKONTOS

BESCHLOSSEN, dass die Corporation berechtigt ist, ein Geschäftskonto bei der XYZ Bank zu eröffnen.

WEITER BESCHLOSSEN, dass Jane Doe (President) und Sarah Williams (CFO) jeweils berechtigt sind, im Namen der Corporation zu unterzeichnen und alle Bankgeschäfte mit der XYZ Bank abzuwickeln, und dass der President berechtigt ist, alle erforderlichen Dokumente zur Eröffnung und Führung dieses Kontos zu unterzeichnen.

Dieser schriftliche Beschluss wird bei den Protokollen des Board of Directors abgelegt und tritt mit dem Datum der letzten Unterschrift unten in Kraft.

Datiert: 1. März 2024

Jane Doe, Director

Datum: 1. März 2024

John Smith, Director

Datum: 1. März 2024

Robert Brown, Director

Datum: 1. März 2024

Wozu dient ein Written Consent?

Written Consents erfüllen dieselben Funktionen wie Resolutions in Minutes – nur ohne den Aufwand eines formellen Meetings:

Rechtliche Bindung: Ein ordnungsgemäß unterzeichneter Written Consent ist rechtlich genauso bindend wie ein in einem Meeting gefasster Beschluss.

Nachweis der Befugnis: Banken, Geschäftspartner und Behörden akzeptieren Written Consents als Nachweis für die Vertretungsbefugnis.

Corporate Formalities: Written Consents sind Teil der Corporate Formalities und zeigen, dass wichtige Entscheidungen ordnungsgemäß dokumentiert werden.

Flexibilität und Geschwindigkeit: Written Consents können sehr schnell erstellt und unterzeichnet werden – keine Terminkoordination, keine Versammlung erforderlich.

Praktikabilität: Bei kleineren Corporations mit wenigen Directors/Shareholders, die räumlich getrennt sind (z.B. ein Director in Deutschland, einer in den USA), sind Written Consents oft die einzige praktikable Lösung.

Wer erstellt und unterzeichnet einen Written Consent?

Erstellung:

• Typischerweise vom Corporate Secretary vorbereitet
• Oder von einem Officer, der den Beschluss benötigt
• Oft basierend auf Templates/Vorlagen

Unterzeichnung:

Bei Board Written Consents:

• Alle Directors müssen unterzeichnen (bei Unanimous Consent)
• Oder die in den Bylaws festgelegte Mehrheit (bei Majority Consent)

Bei Shareholder Written Consents:

• Alle Shareholders müssen unterzeichnen (bei Unanimous Consent)
• Oder die gesetzlich/in den Bylaws festgelegte Mehrheit

Form der Unterschrift:

• Handschriftlich auf Papier
• Elektronische Signatur (in den meisten Staaten zulässig)
• Per E-Mail als Bestätigung (in manchen Staaten akzeptiert)

Reihenfolge:Das Dokument kann gleichzeitig an alle verschickt werden (z.B. als PDF per E-Mail), oder es kann nacheinander "zirkulieren" – erst unterschreibt Director A, dann schickt er es an Director B, etc.

Wirksamkeit:Der Consent wird wirksam mit der letzten erforderlichen Unterschrift. Das Datum dieser letzten Unterschrift ist das wirksame Datum des Beschlusses.

Wann wird ein Written Consent konkret benötigt?

Written Consents werden für dieselben Anlässe verwendet wie Resolutions in Meetings – nur eben ohne Meeting:

Direkt nach der Gründung:

• Organizational Written Consent (Annahme der Bylaws, Ernennung der Officers, Ausgabe von Aktien)

Laufende operative Entscheidungen:

• Bankkontoeröffnung
• Kreditaufnahme
• Vertragsabschlüsse
• Ernennung oder Abberufung von Officers

Kapitalisierung:

• Ausgabe neuer Aktien
• Genehmigung von Anteilsübertragungen
• Dividendenausschüttungen

Bei Bedarf:Immer dann, wenn ein Beschluss benötigt wird, aber kein formelles Meeting praktikabel oder erwünscht ist.

Vorteil gegenüber Minutes:Bei kleineren Corporations mit 1-3 Directors/Shareholders sind Written Consents oft schneller und einfacher als die Organisation eines Meetings.

Unterschiede zwischen Bundesstaaten

Delaware:

• Sehr flexibel
• Board kann per Written Consent mit Unanimous Consent beschließen
• Shareholders können per Written Consent beschließen, wenn die Mehrheit erreicht wird (je nach Bylaws)
• Elektronische Signaturen ausdrücklich erlaubt

Kalifornien:

• Written Consents sind zulässig
• Meist Unanimous Consent erforderlich
• Muss im Minute Book archiviert werden
• Bestimmte Beschlüsse erfordern trotzdem ein formelles Meeting

New York:

• Written Consents zulässig
• Eher traditionell, bevorzugt formelle Meetings für wichtige Beschlüsse
• Unanimous Consent in der Regel erforderlich

Wyoming/Nevada:

• Sehr flexibel
• Written Consents weit verbreitet und akzeptiert
• Wenig formale Anforderungen

Texas, Florida:

• Written Consents zulässig mit Unanimous Consent
• Klare gesetzliche Regelungen in den Business Corporation Acts

Aufbewahrung und Umgang mit Written Consents

Im Minute Book: Written Consents sollten zusammen mit den Minutes im Minute Book aufbewahrt werden. Sie sind gleichwertige Corporate Records.

Chronologische Ordnung: Written Consents werden chronologisch eingeordnet, als wären sie Minutes eines Meetings am jeweiligen Datum.

Vollständige Unterschriften: Alle erforderlichen Unterschriften müssen vorliegen, bevor der Consent wirksam ist. Unvollständig unterzeichnete Consents sind ungültig.

Kopien verteilen: Nach Unterzeichnung sollte jeder Beteiligte eine Kopie des vollständig unterzeichneten Consents erhalten.

Archivierung: Das Original (oder die Original-PDF bei elektronischer Signatur) wird im Minute Book archiviert.

Nachträgliche Änderungen: Ein einmal unterzeichneter Written Consent kann nicht einfach abgeändert werden. Änderungen erfordern einen neuen Consent.

Realitätscheck für kleine Corporations: Viele kleine Corporations mit einem oder zwei Inhabern nutzen Written Consents für praktisch ALLE Beschlüsse. Es gibt Jahre, in denen keine einzige formelle Versammlung stattfindet – alle Entscheidungen werden per Written Consent dokumentiert. Das ist völlig legal und praktisch oft die einzige realistische Lösung.