Ein Corporation Kit ist eine traditionelle, meist physische Dokumentenmappe, die bei der Gründung einer US-amerikanischen Kapitalgesellschaft – vorwiegend einer Corporation – übergeben oder bestellt wurde. Dabei handelt es sich um ein standardisiertes Set von Vorlagen für die formelle Organisation und Dokumentation der Gesellschaftsstruktur.

Typischer Inhalt eines klassischen Kits:

• Firmensiegel (Embosser)
• Registerlaschen (z. B. „Bylaws“, „Minutes“, „Resolutions“)
• Musterformulare für Beschlüsse
• Leere Aktienzertifikate
• Aktienregister (Stock Ledger)
• Anleitungen zur formellen Unternehmensführung

Der ursprüngliche Zweck war es, Gründern zu helfen, alle wichtigen Unterlagen geordnet abzulegen und formelle Anforderungen korrekt zu erfüllen – vor allem im Hinblick auf Protokolle, Beschlüsse und die Ausgabe von Aktien oder Gesellschaftsanteilen.

Heutige Relevanz: kaum noch

In der Praxis ist das klassische Corporation Kit heute weitgehend überholt. Kaum ein modernes Unternehmen verwendet noch physische Mappen oder Prägesiegel. Auch das Firmensiegel selbst hat keine rechtliche Relevanz mehr und dient – wenn überhaupt – nur noch symbolischen Zwecken.

Die Unternehmensführung erfolgt heute weitgehend digital. Statt eines Embossers und Papierformularen verwenden Gründer heute Cloudspeicher und digitale Tools, um ihre Firmenstruktur zu dokumentieren.

Das moderne Digital Corporation Kit

Zeitgemäße Unternehmen ersetzen das klassische Kit durch eine klar strukturierte digitale Firmenakte, in der alle relevanten Dokumente dauerhaft, sicher und nachvollziehbar abgelegt werden. Diese Struktur lässt sich in jedem Cloud-Dienst oder Dokumentenverwaltungssystem umsetzen – vom USB-Stick bis Notion.

Mögliche Ordnerstruktur:

[Hauptordner: Firmenname, z. B. ABC LLC]

• 1. Gründung & Registrierung
• Articles, Certificate of Formation, EIN Letter, Good Standing usw.
• 2. Interne Struktur & Verwaltung
• Operating Agreement / Bylaws, Initial Resolutions, Ernennungen
• 3. Beschlüsse & Protokolle
• Chronologisch sortierte Resolutions, Meeting Minutes
• 4. Eigentumsnachweise & Beteiligungen
• Aktienzertifikate, Stock Ledger, Anteilsübertragungen
• 5. Verträge & Lizenzen
• Mietverträge, Dienstleisterverträge, Business Licenses
• 6. Steuer & Compliance
• IRS-Formulare, BOI Report, State Filings, KYC-Dokumente

Praktische Hinweise:

• Alle Dateien als PDF mit Datum im Dateinamen ablegen (z. B. 2025-01-15_Operating_Agreement.pdf)
• Backups in einer verschlüsselten Cloud speichern (z. B. ProtonDrive, Tresorit)
• Zugriff und Rollen mit Passwortmanager oder Berechtigungssystem verwalten

Geeignete Tools:

• Google Drive, Dropbox, OneDrive (für einfache Struktur)
• Notion (für interaktive Firmenakten)
• Evervault oder andere Lösungen mit Datenschutzfokus

Das Corporation Kit ist ein Relikt der papierbasierten Unternehmensführung. Wer heute eine US-Firma gründet, sollte auf ein digitales Pendant setzen: das Digital Corporation Kit. Es ist effizienter, nachhaltiger und in der Praxis deutlich nützlicher – vor allem, wenn mehrere Personen ortsunabhängig auf dieselben Daten zugreifen müssen.