Die Limited Power of Attorney – auch als Special Power of Attorney bezeichnet – beschränkt die Befugnisse des Bevollmächtigten auf genau definierte Handlungen oder Transaktionen. Im Gegensatz zur Generalvollmacht, die dem Bevollmächtigten weitreichende Handlungsfreiheit einräumt, ist die Spezialvollmacht ein maßgeschneidertes Instrument für konkrete Situationen.

Typische Anwendungsfälle sind etwa die Bevollmächtigung zur Unterzeichnung eines bestimmten Vertrags, zur Abwicklung einer konkreten Immobilientransaktion oder zur Vertretung bei einer einzelnen Behördenangelegenheit. Nach Erledigung der bezeichneten Aufgabe ist die Vollmacht verbraucht und der Bevollmächtigte hat keine weiteren Befugnisse mehr.

Vorteile der Limited Power of Attorney

Der offensichtliche Vorteil liegt in der Risikobegrenzung: Wer nur für einen bestimmten Zweck bevollmächtigt ist, kann auch nur in diesem Rahmen handeln. Ein Bevollmächtigter, der nur zur Unterzeichnung eines Mietvertrags ermächtigt ist, kann nicht nebenbei das Bankkonto leerräumen oder Grundstücke verkaufen – selbst wenn er wollte.

Das macht die Limited Power of Attorney zum Mittel der Wahl, wenn man einer Person zwar für eine bestimmte Aufgabe vertraut, ihr aber nicht gleich Zugriff auf sämtliche eigenen Angelegenheiten geben möchte. Auch bei der Beauftragung von professionellen Dienstleistern – etwa Anwälten, Steuerberatern oder Customs Brokers – ist die Spezialvollmacht das übliche Instrument, weil sie die Befugnisse auf das dienstleistungsbezogen Notwendige beschränkt.

Ein weiterer Vorteil: Da der Umfang der Vollmacht klar umrissen ist, gibt es weniger Raum für Streitigkeiten darüber, ob eine bestimmte Handlung von der Vollmacht gedeckt war oder nicht.

Typische Anwendungsfälle

Die Limited Power of Attorney kommt in vielen verschiedenen Konstellationen zum Einsatz:

Bei Immobilientransaktionen wird häufig eine Spezialvollmacht erteilt, wenn der Eigentümer beim Notartermin (Closing) nicht persönlich anwesend sein kann. Die Vollmacht ermächtigt dann zur Unterzeichnung aller Dokumente, die für den Abschluss dieser einen Transaktion erforderlich sind.

Im Kfz-Bereich verlangen die Zulassungsbehörden (DMV) oft eine Limited Power of Attorney, wenn jemand anderes als der Eigentümer ein Fahrzeug anmelden oder abmelden soll.

Für Zollangelegenheiten ist die Limited Power of Attorney das Standardinstrument, um einen Customs Broker mit der Abwicklung von Import- oder Exportvorgängen zu beauftragen. Die US-Zollbehörde (CBP) hat hierfür spezielle Formulare entwickelt.

Bei Bankgeschäften kann eine Spezialvollmacht erteilt werden, um einem Dritten den Zugriff auf ein bestimmtes Konto zu ermöglichen – etwa um während einer längeren Abwesenheit Rechnungen zu bezahlen.

Auch für die Vertretung gegenüber dem IRS werden typischerweise Spezialvollmachten verwendet (Formular 2848), die nur für bestimmte Steuerarten und Veranlagungszeiträume gelten.

Gestaltung einer Limited Power of Attorney

Das Wichtigste bei der Abfassung einer Spezialvollmacht ist Präzision. Je genauer die Befugnisse beschrieben sind, desto weniger Raum bleibt für Auslegungsfragen. Folgende Elemente sollten enthalten sein:

• Vollständige Angaben zu Vollmachtgeber und Bevollmächtigtem (Name, Adresse, ggf. Identifikationsnummern)
• Eine detaillierte Beschreibung der erteilten Befugnisse – welche konkreten Handlungen darf der Bevollmächtigte vornehmen?
• Gegebenenfalls Beschränkungen – etwa Höchstbeträge für Transaktionen oder Einschränkungen hinsichtlich der Vertragspartner
• Der zeitliche Rahmen – ab wann und bis wann gilt die Vollmacht?
• Angaben zur Transaktion, für die die Vollmacht erteilt wird (z.B. Grundstücksbezeichnung bei Immobiliengeschäften, Aktenzeichen bei Behördenangelegenheiten)

Manche Institutionen – insbesondere Banken und Behörden – akzeptieren nur ihre eigenen Vollmachtsformulare. Es empfiehlt sich daher, vor Erstellung einer Limited Power of Attorney nachzufragen, ob spezielle Formvorschriften zu beachten sind.

Besonderheiten bei Gesellschaften

Für LLCs und Corporations ist die Limited Power of Attorney ein praktisches Werkzeug, um einzelne Aufgaben zu delegieren, ohne gleich umfassende Vertretungsbefugnisse erteilen zu müssen. Ein Managing Member einer LLC kann beispielsweise einen Mitarbeiter bevollmächtigen, einen bestimmten Liefervertrag zu unterzeichnen, ohne ihm damit gleich die Geschäftsführung zu übertragen.

Allerdings ist auch hier zu beachten, dass die Power of Attorney nur die Befugnisse übertragen kann, die der Vollmachtgeber selbst hat. Wenn das Operating Agreement vorsieht, dass bestimmte Verträge der Zustimmung aller Members bedürfen, kann ein einzelner Member diese Beschränkung nicht durch Erteilung einer Vollmacht umgehen.

In manchen Bundesstaaten gibt es zudem Einschränkungen hinsichtlich der Verwendung von Powers of Attorney im Gesellschaftskontext. So akzeptiert etwa North Carolina keine Powers of Attorney für Corporations, wohl aber für LLCs und Limited Partnerships. Hier muss stattdessen mit Corporate Resolutions gearbeitet werden.

Formale Anforderungen

Die Formerfordernisse entsprechen im Wesentlichen denen der General Power of Attorney: Schriftform, Unterschrift des Vollmachtgebers, in den meisten Staaten notarielle Beglaubigung. Bei Immobilientransaktionen ist oft zusätzlich die Registrierung im County Recorder's Office erforderlich.

Die Vollmacht sollte in mehrfacher Ausfertigung erstellt werden, da der Bevollmächtigte das Original häufig vorlegen muss, wenn er von der Vollmacht Gebrauch macht. Manche Institutionen behalten das Original ein, sodass für weitere Transaktionen keine Vollmacht mehr vorhanden wäre.