Ein Certificate of Good Standing (auch Certificate of Existence oder Certificate of Status genannt) ist ein offizielles Dokument, das vom Secretary of State eines Bundesstaates ausgestellt wird. Es bestätigt, dass eine Corporation oder LLC beim Staat registriert ist, alle erforderlichen Jahresberichte (Annual Reports) eingereicht und alle Gebühren bezahlt hat.

Das Certificate entspricht am ehesten dem "Certificate of Good Standing" oder "Certificate of Incorporation" bei einer UK Limited Company. Der entscheidende Unterschied: Das US-Certificate sagt nichts über die tatsächliche Bonität, Seriosität oder wirtschaftliche Lage der Gesellschaft aus. Es bestätigt lediglich, dass die formalen Pflichten gegenüber dem Staat erfüllt sind.

Was steht im Certificate of Good Standing?

Ein typisches Certificate of Good Standing enthält folgende Informationen:

Standardangaben:

• Name der Corporation/LLC
• Registrierungsnummer (File Number/Entity Number)
• Bundesstaat der Gründung
• Datum der ursprünglichen Gründung
• Registered Agent und Registered Office
• Aktueller Status: "Active" oder "In Good Standing"
• Ausstellungsdatum des Certificates

Bestätigungen:

• Dass die Gesellschaft ordnungsgemäß gegründet wurde
• Dass alle Annual Reports bis zum aktuellen Datum eingereicht wurden
• Dass alle staatlichen Gebühren bezahlt wurden
• Dass die Gesellschaft nicht dissolved (aufgelöst) oder suspended (suspendiert) ist

Gültigkeitsdauer:

• Das Certificate trägt ein Ausstellungsdatum
• Es gibt keine formelle "Ablaufdauer", aber in der Praxis akzeptieren Banken und Behörden meist nur Certificates, die nicht älter als 30-90 Tage sind

Was das Certificate NICHT bestätigt:

• Bonität oder Zahlungsfähigkeit der Gesellschaft
• Qualität der Geschäftsführung
• Einhaltung von Steuervorschriften (außer staatlichen Gebühren)
• Rechtmäßigkeit der Geschäftstätigkeit
• Einhaltung anderer regulatorischer Anforderungen

Wozu dient das Dokument?

Das Certificate of Good Standing erfüllt mehrere praktische Funktionen:

Nachweis der aktiven Existenz: Das Certificate beweist, dass die Gesellschaft beim Staat registriert ist und nicht aufgelöst oder suspendiert wurde. Es ist der schnellste Weg zu zeigen: "Diese Firma existiert und ist aktiv."

Formaler Status-Check: Banken, Geschäftspartner und Behörden verlangen das Certificate oft, um zu bestätigen, dass die Gesellschaft ihre grundlegenden Compliance-Pflichten erfüllt.

Voraussetzung für bestimmte Geschäftsvorgänge: Viele Transaktionen erfordern ein aktuelles Certificate – etwa Kreditaufnahmen, größere Verträge oder die Registrierung in anderen Bundesstaaten.

Keine inhaltliche Aussage: Wichtig zu verstehen: Das Certificate sagt nichts über die tatsächliche Geschäftstätigkeit, Bonität oder Seriosität aus. Eine Corporation kann ein Certificate of Good Standing haben und trotzdem wirtschaftlich am Ende sein – solange sie ihre Staatsgebühren bezahlt.

Wer stellt das Certificate aus?

Das Certificate of Good Standing wird vom Secretary of State des Bundesstaates ausgestellt, in dem die Corporation oder LLC gegründet wurde.

Beantragung:

• Jeder kann ein Certificate beantragen – nicht nur die Gesellschaft selbst
• Die Beantragung erfolgt online, per Post oder teilweise auch telefonisch
• Gebühren variieren je nach Bundesstaat: typisch $10-50
• Bearbeitungszeit: online oft sofort, per Post 1-3 Wochen
• Express-Optionen gegen Aufpreis verfügbar

Certified vs. Uncertified:

• Certified Copies tragen ein offizielles Siegel oder einen Stempel des Secretary of State und gelten als beglaubigte Kopien
• Uncertified Copies sind einfache Ausdrucke ohne offizielle Beglaubigung
• Für manche Zwecke (z.B. internationale Verwendung mit Apostille) wird eine Certified Copy benötigt

Wann wird das Certificate konkret benötigt?

Das Certificate of Good Standing wird in zahlreichen Situationen verlangt:

Geschäftsbeziehungen: Größere Lieferanten oder Vertragspartner fordern oft ein Certificate an, bevor sie Kreditlinien einräumen oder langfristige Verträge abschließen.

Banken und Finanzierung: Banken verlangen bei Kreditanträgen oder der Eröffnung neuer Konten häufig ein aktuelles Certificate.

Registrierung in anderen Bundesstaaten: Wenn eine Corporation oder LLC in einem anderen Bundesstaat als "Foreign Entity" registriert werden soll, wird ein Certificate of Good Standing aus dem Heimatstaat benötigt.

Lizenzen und Genehmigungen: Viele Branchen verlangen bei der Beantragung von Lizenzen ein Certificate.

Internationale Verwendung: Bei grenzüberschreitenden Transaktionen – etwa der Anmeldung einer Zweigniederlassung in Deutschland – wird das Certificate oft mit Apostille und Übersetzung benötigt.

Verkauf der Gesellschaft: Käufer verlangen im Rahmen der Due Diligence ein Certificate, um sicherzustellen, dass die Gesellschaft in Ordnung ist.

Wie aktuell muss es sein? Die meisten Banken und Behörden akzeptieren nur Certificates, die nicht älter als 30, 60 oder 90 Tage sind. Es gibt keine feste Regel – im Zweifel nachfragen.

Unterschiede zwischen Bundesstaaten

Die Bezeichnung und Details variieren zwischen den Bundesstaaten:

Delaware: Nennt es "Certificate of Good Standing" und "Certificate of Existence" – beide Begriffe werden synonym verwendet. Online sofort verfügbar.

Kalifornien: Verwendet "Certificate of Good Standing" oder "Certificate of Status". Relativ teuer ($20-30) und Bearbeitungszeit kann länger sein.

Wyoming: Nennt es "Certificate of Good Standing" oder "Certificate of Existence". Günstig ($10-20) und schnelle Bearbeitung.

Nevada: "Certificate of Good Standing" – online sofort verfügbar.

New York: "Certificate of Good Standing" – kann mehrere Wochen dauern, wenn per Post beantragt.

Florida: "Certificate of Status" – online verfügbar innerhalb von Tagen.

Die grundlegende Funktion ist überall gleich, aber Name, Gebühren und Bearbeitungszeit unterscheiden sich.

Aufbewahrung und Umgang mit dem Dokument

Regelmäßig neu beantragen: Da Certificates nur für kurze Zeit als "aktuell" gelten, sollte man sie nicht lange aufbewahren, sondern bei Bedarf neu beantragen. Viele Gesellschaften beantragen sie nur, wenn sie konkret benötigt werden.

Certified Copies für internationale Verwendung: Wenn das Certificate in Europa verwendet werden soll (z.B. mit Apostille), muss eine Certified Copy beantragt werden, nicht nur ein einfacher Ausdruck.

Nicht mit anderen Dokumenten verwechseln: Das Certificate bestätigt nur den Status beim Staat – es ist kein Ersatz für Articles of Incorporation, Bylaws oder andere Firmendokumente.

Bei "Not in Good Standing": Wenn eine Gesellschaft ihre Annual Reports nicht eingereicht oder Gebühren nicht bezahlt hat, wird kein Certificate ausgestellt oder es wird als "Not in Good Standing" markiert. In diesem Fall müssen die Versäumnisse nachgeholt werden, bevor ein positives Certificate erhältlich ist.