Kommt vor bei: Corporation und LLC (mit jeweils angepasster Terminologie)

Wer sich mit US-Gesellschaften beschäftigt, stößt schnell auf Begriffe wie Resolution, Minutes und Written Consents. Diese drei Dokumententypen werden oft verwechselt oder durcheinandergebracht, obwohl sie unterschiedliche Funktionen haben und in verschiedenen Situationen zum Einsatz kommen.

Die drei Grundformen der Dokumentation

Resolution (Beschluss)

‍Eine Resolution ist ein formeller Beschluss zu einem bestimmten Thema. Sie dokumentiert eine getroffene Entscheidung – etwa die Ernennung eines Officers, die Genehmigung eines Kredits oder die Eröffnung eines Bankkontos. Eine Resolution ist das Ergebnis eines Entscheidungsprozesses.

Beispiel einer einfachen Board Resolution:

RESOLVED, that John Smith is hereby appointed as Chief Financial Officer (CFO) of the Corporation, effective January 1, 2024, with such duties and compensation as determined by the Board of Directors.

Deutsche Übersetzung:

BESCHLOSSEN, dass John Smith hiermit zum Chief Financial Officer (CFO) der Corporation ernannt wird, mit Wirkung zum 1. Januar 2024, mit den Aufgaben und der Vergütung, wie vom Board of Directors festgelegt.

Minutes (Protokoll)

‍Minutes sind das Protokoll einer Versammlung – entweder des Board of Directors (Board Meeting) oder der Aktionäre (Shareholder Meeting). Die Minutes dokumentieren den gesamten Ablauf: wer anwesend war, welche Themen besprochen wurden und welche Resolutions gefasst wurden. Minutes enthalten also typischerweise mehrere Resolutions.

Wer erstellt die Minutes? Der Corporate Secretary ist traditionell für die Erstellung und Führung der Minutes zuständig. Er fungiert als Schriftführer bei Versammlungen, protokolliert den Ablauf und bewahrt die Minutes im Minute Book auf. Bei kleineren Corporations, wo eine Person mehrere Officer-Positionen innehat, übernimmt oft der President die Funktion des Secretary. Wichtig: Der Secretary muss nicht bei der Versammlung physisch anwesend sein – er kann die Minutes auch nachträglich basierend auf Notizen oder Aufzeichnungen erstellen und von den anwesenden Directors unterzeichnen lassen.

Beispiel von Board Meeting Minutes (stark vereinfacht):

MINUTES OF MEETING OF THE BOARD OF DIRECTORS

ABC Corporation

January 15, 2024

A meeting of the Board of Directors was held on January 15, 2024, at 10:00 AM at the Corporation's office.

Present: Jane Doe (President), John Smith (Director)

The President called the meeting to order and noted that a quorum was present.

Appointment of CFO: After discussion, the following resolution was unanimously adopted:

RESOLVED, that John Smith is hereby appointed as Chief Financial Officer (CFO) of the Corporation, effective January 1, 2024.

There being no further business, the meeting was adjourned at 10:30 AM.

Secretary

Deutsche Übersetzung:

PROTOKOLL DER SITZUNG DES BOARD OF DIRECTORS

ABC Corporation

15. Januar 2024

Eine Sitzung des Board of Directors fand am 15. Januar 2024 um 10:00 Uhr im Büro der Corporation statt.

Anwesend: Jane Doe (President), John Smith (Director)

Der President eröffnete die Sitzung und stellte fest, dass ein Quorum (beschlussfähige Anzahl) anwesend war.

Ernennung des CFO: Nach Diskussion wurde die folgende Resolution einstimmig beschlossen:

BESCHLOSSEN, dass John Smith hiermit zum Chief Financial Officer (CFO) der Corporation ernannt wird, mit Wirkung zum 1. Januar 2024.

Da keine weiteren Angelegenheiten zu besprechen waren, wurde die Sitzung um 10:30 Uhr beendet.

Secretary

Written Consent (schriftlicher Beschluss ohne Versammlung)

‍Ein Written Consent ist eine Resolution, die ohne formelles Meeting gefasst wird. Anstatt sich zu einer Versammlung zu treffen, unterzeichnen die berechtigten Personen (Directors oder Shareholders) den Beschluss schriftlich. Das Ergebnis ist rechtlich genauso bindend wie eine in einem Meeting gefasste Resolution.

Wenn mehrere Directors oder Shareholders unterschreiben müssen, wird ein Written Consent auch als Zirkularbeschluss bezeichnet. Das Dokument "zirkuliert" zwischen den Beteiligten - entweder physisch per Post, digital per E-Mail oder über Plattformen für elektronische Signaturen - bis alle ihre Unterschrift geleistet haben. Erst wenn alle erforderlichen Personen unterzeichnet haben, wird der Beschluss rechtswirksam.

Beispiel eines Written Consent:

UNANIMOUS WRITTEN CONSENT OF THE BOARD OF DIRECTORS

ABC Corporation

The undersigned, being all of the Directors of ABC Corporation, hereby consent to the following resolution without a meeting:

RESOLVED, that John Smith is hereby appointed as Chief Financial Officer (CFO) of the Corporation, effective January 1, 2024.

Dated: January 15, 2024

Jane Doe, Director

Robert Brown, Director

Deutsche Übersetzung:

EINSTIMMIGER SCHRIFTLICHER BESCHLUSS DES BOARD OF DIRECTORS

ABC Corporation

Die Unterzeichnenden, die alle Directors der ABC Corporation sind, stimmen hiermit der folgenden Resolution ohne Versammlung zu:

BESCHLOSSEN, dass John Smith hiermit zum Chief Financial Officer (CFO) der Corporation ernannt wird, mit Wirkung zum 1. Januar 2024.

Datiert: 15. Januar 2024

Jane Doe, Director

Robert Brown, Director

Der Unterschied an einem Beispiel

Szenario: Die Corporation soll einen Kredit aufnehmen.

Variante 1 - Mit Meeting

‍Der Board of Directors trifft sich zu einer Sitzung. Die Board Meeting Minutes dokumentieren:

• Datum und Ort der Sitzung
• Anwesende Directors
• Diskussion über den geplanten Kredit
• Board Resolution: "RESOLVED, that the Corporation is authorized to borrow up to $100,000 from XYZ Bank..."
• Weitere Themen, die besprochen wurden
• Ende der Sitzung

Die Resolution ist also Teil der Minutes.

Variante 2 - Ohne Meeting (Written Consent)

‍Die Directors treffen sich nicht, sondern unterzeichnen einen Written Consent of the Board of Directors. Dieser enthält direkt die Resolution:

• "The undersigned, being all Directors of the Corporation, hereby consent to the following resolution..."
• Resolution: "RESOLVED, that the Corporation is authorized to borrow up to $100,000..."
• Unterschriften aller Directors
• Datum

Hier gibt es keine Minutes, weil kein Meeting stattfand – nur die Resolution im Written Consent Format.

Wann wird was verwendet?

Minutes werden erstellt:

• Bei formellen Versammlungen des Board of Directors
• Bei Aktionärsversammlungen (Annual Meetings oder Special Meetings)
• Wenn mehrere Themen besprochen und mehrere Beschlüsse gefasst werden
• Bei größeren Corporations mit mehreren Directors oder vielen Aktionären

Written Consents werden verwendet:

• Bei kleineren Corporations mit wenigen Directors/Aktionären
• Wenn schnell eine einzelne Entscheidung getroffen werden muss
• Wenn es unpraktisch ist, alle zu einer Versammlung zusammenzubringen
• Als zeitsparende Alternative zu formellen Meetings

Resolutions erscheinen:

• Entweder innerhalb von Minutes (bei Meetings)
• Oder als eigenständiges Dokument im Written Consent Format
• Manchmal auch als separates "Board Resolution" oder "Shareholder Resolution" Dokument

Corporation vs. LLC – Unterschiedliche Terminologie

Bei einer Corporation gibt es:

• Board of Directors → fasst Board Resolutions in Board Meeting Minutes oder per Written Consent of the Board
• Shareholders → fassen Shareholder Resolutions in Shareholder Meeting Minutes oder per Written Consent of Shareholders

Bei einer LLC gibt es:

• Members (bei member-managed LLC) → fassen Member Resolutions in Member Meeting Minutes oder per Written Consent of Members
• Managers (bei manager-managed LLC) → fassen Manager Resolutions in Manager Meeting Minutes oder per Written Consent of Managers

Die Funktionen sind identisch, nur die Begriffe ändern sich je nach Rechtsform und Organisationsstruktur.

Mehrheitserfordernisse – nicht jeder Beschluss ist gleich

Nicht alle Resolutions erfordern dieselbe Mehrheit. Die erforderliche Zustimmung hängt ab von:

Gesetzlichen Vorgaben: Jeder Bundesstaat hat im Business Corporation Act festgelegt, welche Mehrheiten für bestimmte Beschlüsse erforderlich sind.

Den Bylaws: Die Bylaws können strengere Anforderungen festlegen als das Gesetz (aber nicht weniger strenge).

Der Art des Beschlusses: Routineentscheidungen erfordern oft nur einfache Mehrheit, während grundlegende Änderungen höhere Mehrheiten oder sogar Einstimmigkeit verlangen.

Typische Mehrheitserfordernisse:

Einfache Mehrheit (Simple Majority):

• Routine-Geschäftsentscheidungen
• Ernennung von Officers
• Genehmigung von Verträgen im laufenden Geschäft
• Erforderlich: Mehr als 50% der anwesenden/abstimmenden Directors oder Shareholders

Absolute Mehrheit (Majority of all):

• Wichtigere Entscheidungen
• Erforderlich: Mehr als 50% aller Directors oder Shareholders (nicht nur der anwesenden)

Supermajority (Qualifizierte Mehrheit):

• Änderungen der Articles of Incorporation
• Änderungen der Bylaws (manchmal)
• Fusion oder Verkauf der Corporation
• Auflösung der Corporation
• Erforderlich: Typisch 2/3 oder 3/4 der Stimmen, je nach Bundesstaat und Bylaws

Unanimous (Einstimmigkeit):

• Bei Written Consents oft erforderlich (alle müssen unterzeichnen)
• Bei bestimmten grundlegenden Änderungen
• Wenn die Bylaws dies vorsehen

Special Resolutions:In manchen Bundesstaaten und bei bestimmten Themen gibt es "Special Resolutions", die besondere Anforderungen stellen – etwa längere Ankündigungsfristen, schriftliche Einladungen oder höhere Mehrheiten.

Beispiel aus der Praxis:

• Ernennung eines CFO: Board-Beschluss, einfache Mehrheit genügt
• Änderung der Articles of Incorporation: Shareholder-Beschluss, 2/3 Mehrheit erforderlich (in den meisten Staaten)
• Bankkontoeröffnung: Board-Beschluss, einfache Mehrheit oder Written Consent

Die genauen Anforderungen stehen im Business Corporation Act des jeweiligen Bundesstaates und in den Bylaws. Bei wichtigen Entscheidungen sollte man prüfen, welche Mehrheit erforderlich ist, bevor man abstimmt – sonst ist der Beschluss möglicherweise ungültig.

Welche Form ist besser?

Beide Formen – Minutes mit Meeting und Written Consents ohne Meeting – sind rechtlich gleichwertig. Die Wahl hängt von praktischen Überlegungen ab:

Vorteile von Minutes (mit Meeting):

• Ermöglichen ausführliche Diskussion komplexer Themen
• Dokumentieren nicht nur Beschlüsse, sondern auch den Entscheidungsprozess
• Wirken "offizieller" und professioneller
• Entsprechen eher der traditionellen Corporate Governance

Vorteile von Written Consents:

• Schneller und flexibler – kein Termin erforderlich
• Praktischer bei räumlicher Trennung der Beteiligten
• Weniger Formalitäten
• Zeitsparend bei einfachen, unumstrittenen Beschlüssen

Bei kleineren Corporations und LLCs mit wenigen Beteiligten sind Written Consents der Standard. Größere Corporations mit mehreren Directors oder vielen Aktionären halten eher formelle Meetings mit Minutes ab.

Was muss dokumentiert werden?

Unabhängig von der Form – Minutes oder Written Consent – sollten wichtige Entscheidungen dokumentiert werden:

Standard nach Gründung:

• Annahme der Bylaws/Operating Agreement
• Ernennung der Officers
• Ausgabe von Aktien/Membership Interests
• Festlegung des Geschäftsjahres
• Bankkontoeröffnung

Laufende wichtige Beschlüsse:

• Ernennung oder Abberufung von Officers
• Größere Verträge oder Investitionen
• Kreditaufnahmen
• Verkauf von Anteilen
• Dividendenausschüttungen
• Änderungen der Bylaws/Operating Agreement
• Kapitalerhöhungen

Regelmäßig:

• Annual Shareholder/Member Meetings (mindestens einmal jährlich)

Aufbewahrung

Alle Resolutions, Minutes und Written Consents sollten im Minute Book aufbewahrt werden – chronologisch geordnet oder nach Kategorien. Sie dokumentieren die Geschichte der Gesellschaft und sind bei Due Diligence, Rechtsstreitigkeiten oder Behördenprüfungen unverzichtbar.

Eine ordentliche Dokumentation zeigt, dass die Gesellschaft professionell geführt wird und die Corporate Formalities eingehalten werden – was den Haftungsschutz sichert.