So wie natürliche Personen zu verschiedenen Gelegenheiten ihren Pass oder Personalausweis vorzeigen müssen, so müssen auch Gesellschaften identifizierbar sein, was speziell bei offizielleren Anlässen zum Tragen kommt, zum Beispiel wenn ein Bankkonto für die Firma eröffnet werden soll.

Die Firmenunterlagen müssen zunächst die Existenz der Firma belegen. Außerdem muss ersichtlich sein, wem die Firma gehört und wer sie rechtlich vertreten darf – das müssen nicht dieselben Personen sein, weil neben Inhabern auch Geschäftsführer oder andere Mitarbeiter existieren. Auch Angaben wie die Geschäftsanschrift oder Registrierungsnummer sind relevant.

Während bei natürlichen Personen ein einziges Dokument – eben der Pass oder Ausweis – genügt, ist das bei US-Gesellschaften etwas komplizierter. Es gibt nicht das eine Dokument, das alles beweist, sondern es gibt ganz unterschiedliche Unterlagen, die zusammen das vollständige Bild ergeben - je nach dem auch, welche Informationen in einem gegebene Kontext gefragt sind.

Wer aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz kommt, kennt das Handelsregister als zentrale Anlaufstelle: Dort sind alle wesentlichen Informationen etwa über eine GmbH, AG oder auch andere Rechtsformen öffentlich einsehbar. Man kann jederzeit einen Handelsregisterauszug anfordern und hat damit praktisch alle relevanten Daten auf einem einzigen Blatt Papier – zusammen mit dem Gesellschaftsvertrag oder der Satzung ist die Dokumentation dann für die meisten Zwecke vollständig.

In den USA gibt es zwar auch Register – den Secretary of State in jedem Bundesstaat –, diese funktionieren aber grundlegend anders. Der Secretary of State nimmt die eingereichten Gründungsdokumente entgegen, prüft lediglich formale Mindestanforderungen – ist der Firmenname noch verfügbar, wurde die Gebühr bezahlt, sind die Formvorschriften eingehalten – und veröffentlicht sie dann. Eine inhaltlich Prüfung findet nicht statt. Was dort eingetragen ist, kann deshalb auch falsch oder veraltet sein.

Konkret bedeutet das: Aus dem öffentlich einsehbaren Register beim Secretary of State lässt sich nur ablesen, ob eine Gesellschaft existiert, ob sie noch aktiv ist und ob sie ihre Jahresgebühren bezahlt hat. Wer tatsächlich die Inhaber sind, wer vertretungsberechtigt ist, wie die Stimmrechte verteilt sind oder welche Beschlüsse gefasst wurden – all das steht dort nicht. Diese Informationen finden sich ausschließlich in den internen Dokumenten der Gesellschaft selbst.

Die wichtigsten Dokumente im Überblick

Bei einer Corporation sind die zentralen Dokumente:

Die Articles of Incorporation (in manchen Staaten Certificate of Incorporation genannt) werden beim Secretary of State eingereicht. Nach der Überprüfung und Genehmigung wird das Dokument gestempelt und veröffentlicht und dient dann als offizieller Existenznachweis der Corporation. Diese Dokumente enthalten die Basisdaten: Firmenname, Geschäftsanschrift, Registered Agent (gesetzlicher Vertreter für Zustellungen) und Angaben zur Aktienstruktur.

Die Bylaws (Satzung) regeln die interne Organisation der Corporation. Sie legen fest, wie Beschlüsse gefasst werden, welche Rechte und Pflichten Directors (Verwaltungsräte) und Officers (Geschäftsführer) haben, wie Hauptversammlungen ablaufen und vieles mehr. Die Bylaws werden nicht beim Staat eingereicht, sondern verbleiben bei der Gesellschaft.

Die Stock Certificates (Aktienurkunden) dokumentieren, wem wie viele Anteile an der Corporation gehören. Ergänzt werden sie durch das Stock Ledger (Aktienregister), ein Register aller ausgegebenen Aktien.

Bei einer LLC sind die funktional entsprechenden Dokumente:

Die Articles of Organization (in manchen Staaten Certificate of Organization genannt) werden beim Secretary of State eingereicht. Nach der Überprüfung und Genehmigung wird das Dokument gestempelt und veröffentlicht und dient dann als offizieller Existenznachweis der LLC.

Das Operating Agreement (Gesellschaftsvertrag) ist das Gegenstück zu den Bylaws und regelt die internen Verhältnisse der LLC. Es definiert die Rechte und Pflichten der Members (Gesellschafter), regelt Gewinnverteilungen, Stimmrechte und Austrittsmodalitäten.

Membership Certificates (Gesellschafterurkunden) sind das Äquivalent zu Stock Certificates, werden bei LLCs aber seltener ausgestellt, da es keine formale Pflicht dazu gibt und viele LLCs auf gedruckte Zertifikate verzichten.

Wann werden Firmendokumente konkret benötigt?

In der Praxis gibt es zahlreiche Situationen, in denen eine US-Gesellschaft ihre Dokumente vorlegen muss:

Kontoeröffnung bei einer Bank: Praktisch jede Bank verlangt ein ganzes Bündel an Unterlagen, bevor sie ein Firmenkonto eröffnet. Dazu gehören die vom Staat bestätigten Gründungsdokumente (Articles of Incorporation oder Articles of Organization), die Steuernummer-Bestätigung vom IRS, die Bylaws oder das Operating Agreement, und meist noch ein Beschluss, der die Kontoeröffnung autorisiert. Die Bank muss schließlich sicherstellen, dass die Firma existiert, wer die Inhaber sind und wer berechtigt ist, im Namen der Gesellschaft zu handeln.

Internationale Verwendung: Für deutsche, österreichische und Schweizer Unternehmer wird die Dokumentation besonders wichtig, wenn die US-Gesellschaft in Europa aktiv werden soll. In der Regel werden beglaubigte Dokumente mit einer sogenannten Apostille verlangt und unter Umständen auch eine beglaubigte Übersetzung von einem vereidigten Übersetzer. Konkret betrifft das vor allem folgende Situationen:

• Anmeldung einer Zweigniederlassung: Wer seine US-Corporation oder LLC ins deutsche, österreichische oder Schweizer Handelsregister als Zweigniederlassung eintragen lassen möchte, muss umfassende Nachweise über die Muttergesellschaft vorlegen. Dazu gehören die genehmigten Articles of Incorporation bzw. Articles of Organization, ein aktuelles Certificate of Good Standing und Nachweise über die Vertretungsbefugnis.
• Gründung von Tochtergesellschaften: Soll die US-Gesellschaft als Gesellschafter eine deutsche GmbH, österreichische GmbH oder Schweizer AG gründen, verlangt der beurkundende Notar den Nachweis, dass die US-Gesellschaft existiert und wer sie rechtlich vertreten darf. Der Gesellschaftsvertrag muss notariell beurkundet werden, und dafür benötigt der Notar die Articles of Incorporation/Organization, das Operating Agreement oder die Bylaws sowie einen Board Resolution, der die Beteiligung an der Tochtergesellschaft genehmigt.
• Erwerb von Immobilien: Kauft eine US-Gesellschaft Grundstücke oder Gebäude in Deutschland, Österreich oder der Schweiz, muss der beurkundende Notar die Existenz der Käuferin und die Vertretungsbefugnis der unterzeichnenden Personen zweifelsfrei feststellen können. Je nach Bundesland können zusätzlich noch Handelsregisterauszüge und aktuelle Good Standing Certificates verlangt werden.

Geschäftsbeziehungen: Bei größeren Verträgen oder Kreditlinien wollen Geschäftspartner in erster Linie wissen, mit wem sie es zu tun haben und wer berechtigt ist, für die Gesellschaft zu unterschreiben. Dafür verlangen sie die Gründungsdokumente und oft einen aktuellen Auszug aus dem Operating Agreement oder den Bylaws, aus dem die Vertretungsbefugnisse hervorgehen. Bei Mietverträgen für Geschäftsräume prüft der Vermieter, ob die Person, die den Vertrag unterschreibt, auch tatsächlich befugt ist, die Gesellschaft zu verpflichten.

Laufende Dokumentation

Mit den Gründungsdokumenten allein ist es allerdings nicht getan. Eine Gesellschaft trifft ja im Laufe ihres Bestehens laufend Entscheidungen: Soll ein neuer Geschäftsführer eingestellt werden? Wird ein größerer Kredit aufgenommen? Ändern sich die Eigentumsverhältnisse? All diese Vorgänge sollten dokumentiert werden – durch Beschlüsse und Protokolle.

Typische Situationen, die dokumentiert werden sollten:

• Ernennung eines Officers: Wird ein neuer CFO oder President ernannt, sollte ein Board Resolution dies festhalten – sonst kann später unklar sein, ob die Person tatsächlich berechtigt war, Verträge zu unterzeichnen.
• Aufnahme eines Kredits: Banken verlangen meist einen förmlichen Beschluss, der die Kreditaufnahme genehmigt und festlegt, wer den Vertrag unterschreiben darf.
• Übertragung von Anteilen: Wenn Aktien oder Membership Interests verkauft werden, muss dies im Stock Ledger bzw. den internen Unterlagen dokumentiert werden – sonst ist später nicht mehr nachvollziehbar, wer wann Eigentümer war.
• Größere Verträge: Bei bedeutenden Geschäften wie Immobilienkäufen oder langfristigen Verträgen verlangen Geschäftspartner und Notare oft einen Beschluss als Nachweis, dass die unterzeichnende Person bevollmächtigt ist.

Diese laufenden Unterlagen werden idealerweise in einem sogenannten Minute Book gesammelt – einer physischen oder digitalen Mappe, die die komplette Dokumentation der Gesellschaft von der Gründung bis heute enthält. Darin finden sich dann nicht nur die ursprünglichen Gründungsdokumente, sondern auch alle Beschlüsse und Protokolle, die im Laufe der Zeit gefasst wurden.

Ein ordentlich geführtes Minute Book ist praktisch unverzichtbar: Wenn nach Jahren nachgewiesen werden muss, wann und wie bestimmte Entscheidungen getroffen wurden, oder wenn bei einem Verkauf der Gesellschaft die komplette Historie vorgelegt werden muss, ist man darauf angewiesen, dass alles lückenlos dokumentiert ist.