Die Principal Office (auch Principal Business Address oder Principal Place of Business genannt) bezeichnet den Hauptgeschäftssitz einer US-Corporation oder LLC. Sie gibt an, wo die Firma tatsächlich ihre Geschäftstätigkeit ausübt und wo die Unternehmensleitung angesiedelt ist. Im Gegensatz zur Registered Agent Address, die zwingend im Gründungsstaat liegen muss, kann die Principal Office überall sein – auch außerhalb der USA.

Rechtliche Anforderungen

Die Principal Office muss in der Regel schon bei der Gründung oder spätestens im ersten Annual Report angegeben werden. Die genauen Anforderungen variieren zwischen den Bundesstaaten: Einige verlangen die Angabe bereits in den Articles of Incorporation bzw. Articles of Organization, andere erst im jährlichen Bericht. Anders als bei der Registered Agent Address sind Postfächer für die Principal Office in einigen Bundesstaaten zulässig, wobei die meisten Staaten eine physische Straßenadresse bevorzugen.

Die Principal Office wird in der Regel im öffentlichen Handelsregister eingetragen und ist damit für die Öffentlichkeit einsehbar. Der Grad der Transparenz unterscheidet sich jedoch erheblich zwischen den Bundesstaaten. Während Florida sehr offene Online-Register führt, bei denen alle Informationen leicht zugänglich sind, machen andere Staaten die Abfrage schwieriger oder verlangen Gebühren für detaillierte Auszüge.

Eine Änderung der Principal Office muss dem Secretary of State gemeldet werden, typischerweise im nächsten fälligen Annual Report. Einige Staaten erlauben auch separate Amendment Filings für Adressänderungen, die zwischen den jährlichen Berichten erfolgen.

Bedeutung und Funktion

Die Principal Office dient mehreren Zwecken. Rechtlich gesehen ist sie der Ort, an dem die Unternehmensunterlagen (Corporate Records) aufbewahrt werden müssen und wo Gesellschafter und Direktoren das Recht haben, diese einzusehen. Sie ist auch relevant für steuerliche Fragen, etwa bei der Bestimmung, in welchem Staat die Firma als ansässig gilt und ob nexus für State Income Tax entsteht.

Praktisch fungiert die Principal Office weniger als aktive Empfangsadresse und mehr als Angabe des tatsächlichen Geschäftssitzes. Anders als die Registered Agent Address, die ausschließlich für offizielle rechtliche Zustellungen genutzt wird, und die Mailing Address, die für allgemeine Korrespondenz dient, ist die Principal Office primär eine informative Angabe über den Standort der Geschäftsführung.

Internationale Adressen

Für ausländische Gründer ist besonders relevant, dass die Principal Office außerhalb der USA liegen darf. Eine deutsche, österreichische oder schweizerische Geschäftsadresse kann problemlos als Principal Office angegeben werden. Das ist insbesondere bei Firmen üblich, die keine operative Tätigkeit in den USA ausüben, sondern nur als Holding-Struktur dienen oder deren gesamte Geschäftstätigkeit vom Ausland aus gesteuert wird.

Viele ausländische Gründer geben dennoch eine US-Adresse als Principal Office an, oft identisch mit der Registered Agent Address. Dies kann verschiedene Gründe haben: Manche möchten nicht ihre private europäische Adresse öffentlich machen, andere benötigen eine US-Adresse für Bankzwecke oder zur Erfüllung von Merchant Account-Anforderungen. Wieder andere nutzen virtuelle Büro-Adressen, um einen professionelleren Eindruck zu erwecken.

Steuerliche und rechtliche Implikationen

Die Wahl der Principal Office kann ein Indikator für steuerliche und rechtliche Fragen sein. Liegt sie in einem US-Bundesstaat, in dem die Firma nicht gegründet wurde, stellt sich die Frage, ob dort tatsächlich Geschäfte betrieben werden. Eine Briefkastenadresse löst keine Registrierungs- oder Steuerpflicht aus, wohl aber eine tatsächliche physische Präsenz mit Mitarbeitern, Lager oder Büroräumen (Foreign Qualification).

Für die Frage, wo eine Firma für Gerichtszwecke verklagt werden kann (Personal Jurisdiction), spielt das Principal Office ebenfalls eine Rolle. Sie ist ein Indikator dafür, wo sich das „nerve center“ der Firma befindet – also wo die wesentlichen Managemententscheidungen getroffen werden.