Selbst im Land der unbegrenzten Möglichkeiten darf nicht jeder einfach machen, was er will. Bestimmte Berufe und Geschäftstätigkeiten erfordern Genehmigungen oder Lizenzen – und zwar auf verschiedenen Ebenen. Der Bundesstaat kann eine Lizenz verlangen, die Kommune eine weitere, und in manchen Fällen braucht es sogar eine Genehmigung auf Bundesebene. Das amerikanische Lizenzierungssystem ist komplex und variiert erheblich von Staat zu Staat und von Stadt zu Stadt.

Wer eine US-Gesellschaft gründet, sollte deshalb frühzeitig klären, ob für die geplante Tätigkeit Lizenzen erforderlich sind. Die Konsequenzen illegalen Geschäftsbetriebs können erheblich sein – von Bußgeldern über die Nichtigkeit geschlossener Verträge bis hin zu strafrechtlichen Folgen.

Wann braucht man eine Business License?

Die Antwort hängt von zwei Faktoren ab: der Art der Tätigkeit und dem Ort, an dem diese Tätigkeit ausgeübt wird.

Federal Licenses: Selten, aber streng reguliert

Auf Bundesebene sind nur wenige Tätigkeiten lizenzpflichtig. Diese betreffen meist Branchen, die aus Sicherheits- oder Gesundheitsgründen besonders streng überwacht werden. Dazu gehören:

Tätigkeiten im Zusammenhang mit Alkohol – Herstellung, Import, Großhandel – unterliegen der Aufsicht der Alcohol and Tobacco Tax and Trade Bureau (TTB). Wer Schusswaffen oder Munition herstellen, importieren oder handeln will, braucht eine Lizenz des Bureau of Alcohol, Tobacco, Firearms and Explosives (ATF). Im Transportwesen benötigen Fluggesellschaften, Interstate Trucking Companies oder kommerzielle Fischer bundesweite Lizenzen. Rundfunk und Telekommunikation werden von der Federal Communications Commission (FCC) reguliert.

Für die meisten normalen Geschäftstätigkeiten – Handel, Dienstleistungen, Online-Geschäfte – sind keine Federal Licenses erforderlich.

State Licenses: Berufe und regulierte Tätigkeiten

Auf Ebene der Bundesstaaten sind vor allem bestimmte Berufe lizenzpflichtig. Die Bundesstaaten regeln, wer in ihrem Territorium als Arzt, Anwalt, Immobilienmakler oder in anderen regulierten Berufen tätig werden darf. Die Anforderungen variieren erheblich von Staat zu Staat.

Typische lizenzpflichtige Berufe und Tätigkeiten sind:

Gesundheitsberufe wie Ärzte, Zahnärzte, Krankenpfleger, Physiotherapeuten, Apotheker benötigen State Licenses. Diese erfordern in der Regel Ausbildungsnachweise, bestandene Prüfungen und häufig auch Berufserfahrung. Rechtsberufe – Anwälte müssen in dem Bundesstaat zugelassen sein, in dem sie praktizieren wollen, was die Bar Exam des jeweiligen Staates voraussetzt. Finanzdienstleistungen wie Versicherungsmakler, Wertpapierberater, Finanzberater unterliegen staatlicher Regulierung. Immobilienmakler und -verwalter brauchen eine Real Estate License. Das Baugewerbe verlangt Contractor Licenses für Bauunternehmer, Elektriker, Klempner und andere Handwerker. Kosmetik und Körperpflege – Friseure, Kosmetikerinnen, Nagelstudios – sind in den meisten Staaten lizenzpflichtig.

Auch bestimmte Geschäftszweige benötigen State Licenses unabhängig vom ausgeübten Beruf: Restaurants und Lebensmittelhandel benötigen Health Permits und Food Service Licenses. Wer Alkohol ausschenken will, braucht eine Liquor License, die oft sehr teuer und limitiert verfügbar ist. Kindertagesstätten, Pflegeheime und ähnliche Einrichtungen unterliegen strengen Lizenzierungsvorschriften.

Local Licenses: Stadt und County

Zusätzlich zu staatlichen Lizenzen verlangen viele Städte und Counties eine allgemeine Business License oder Occupational License. Diese ist oft unabhängig von der Art der Tätigkeit erforderlich – praktisch jedes Geschäft, das in der Stadt oder im County operiert, muss sich registrieren lassen.

Diese lokalen Lizenzen dienen vor allem der Erfassung von Geschäftsbetrieben, der Erhebung lokaler Steuern und der Durchsetzung von Zoning-Vorschriften. Die Kosten sind meist moderat – typischerweise zwischen $50 und $500 pro Jahr – aber die Anforderungen variieren stark. Manche Städte verlangen detaillierte Angaben zum Geschäftsbetrieb, andere nur eine simple Registrierung.

Zusätzlich können spezielle Permits erforderlich sein: Home Occupation Permits, wenn das Geschäft von zu Hause aus betrieben wird. Sign Permits für Außenwerbung. Health Permits für Restaurants. Fire Safety Permits für bestimmte Gewerbebetriebe. Zoning Permits, wenn die geplante Nutzung vom Bebauungsplan abweicht.

Die Frage der Betriebsstätte

Entscheidend für die Lizenzpflicht ist in vielen Fällen, ob tatsächlich eine physische Präsenz im jeweiligen Staat oder in der jeweiligen Kommune besteht. Eine LLC, die in Delaware registriert ist, deren Geschäftsführung aber in Deutschland sitzt und die keine Mitarbeiter, kein Büro und keine Lagerstätte in den USA hat, unterliegt in der Regel keinen lokalen Lizenzpflichten.

Das Prinzip: Wo keine reale Geschäftstätigkeit stattfindet, gibt es auch keine Meldepflicht für lokale Business Licenses. Eine reine Briefkastenfirma, die nur eine Registered Agent Address hat, aber keine operative Tätigkeit im Staat ausübt, braucht typischerweise keine City oder County Business License.

Anders sieht es aus, wenn tatsächlich Geschäfte im Staat getätigt werden. Wer in Florida ein Büro unterhält, Mitarbeiter beschäftigt oder regelmäßig Kunden vor Ort bedient, muss sich entsprechend registrieren und lizenzieren lassen. Auch wer aus der Ferne Dienstleistungen für Kunden in einem bestimmten Staat erbringt, kann unter Umständen lizenzpflichtig sein – etwa bei regulierten Berufen.

Die Grenze ist nicht immer klar. Ein Online-Händler ohne physische Präsenz braucht normalerweise keine lokalen Business Licenses, auch wenn er Kunden in allen 50 Staaten beliefert. Ein Berater, der für einen Kunden in Texas arbeitet, aber nie dorthin reist und sein Büro in New York hat, ebenfalls nicht. Sobald aber regelmäßige physische Anwesenheit hinzukommt – sei es durch ein temporäres Büro, durch Mitarbeiter vor Ort oder durch wiederholte geschäftliche Besuche – kann eine Lizenzpflicht entstehen.

Auch die Art der Tätigkeit spielt eine Rolle. Bestimmte regulierte Berufe – etwa im Gesundheitswesen oder bei Finanzdienstleistungen – können Lizenzen auch dann erfordern, wenn keine physische Präsenz besteht, sobald Kunden in dem Staat bedient werden. Telemedicine-Anbieter etwa müssen in vielen Staaten lizenziert sein, auch wenn sie nur online tätig sind.

Die Faustregel lautet: Keine Betriebsstätte, keine Geschäftsleitung vor Ort, keine Mitarbeiter, keine regelmäßige physische Anwesenheit – dann normalerweise auch keine lokalen Lizenzpflichten. Aber: Im Zweifel sollte man bei der zuständigen Behörde nachfragen oder sich beraten lassen.

Praktisches Beispiel: Business License in Florida

Florida ist ein vergleichsweise business-freundlicher Staat, der keine generelle State Business License verlangt. Trotzdem gibt es verschiedene Lizenzen und Permits, je nach Art der Tätigkeit und Standort.

State-Level: Professionelle Lizenzen

Für regulierte Berufe ist das Florida Department of Business and Professional Regulation (DBPR) zuständig. Auf der Webseite myfloridalicense.com können Lizenzen für verschiedene Berufe beantragt werden.

Nehmen wir als Beispiel einen Immobilienmakler. Wer in Florida als Real Estate Broker oder Salesperson tätig werden will, muss:

Zunächst einen Pre-Licensing Course absolvieren – 63 Stunden für Salesperson, 72 Stunden für Broker. Nach Abschluss des Kurses kann die State Exam abgelegt werden. Bei Bestehen wird die Lizenz beim DBPR beantragt, wobei Fingerabdrücke für einen Background Check erforderlich sind. Die Lizenz kostet rund $100 und muss alle zwei Jahre erneuert werden, wobei Continuing Education nachgewiesen werden muss.

Für andere Berufe – etwa Contractor Licenses im Baugewerbe – ist oft Berufserfahrung nachzuweisen, und es müssen deutlich umfangreichere Prüfungen abgelegt werden.

Local Level: City/County Business Tax Receipt

Auf lokaler Ebene verlangen die meisten Städte und Counties in Florida eine sogenannte Business Tax Receipt, die früher als Occupational License bezeichnet wurde. Diese ist praktisch für jedes Geschäft erforderlich, das physisch in der Stadt oder im County operiert.

Nehmen wir als Beispiel Miami-Dade County. Wer hier ein Geschäft betreibt, muss bei der Miami-Dade Tax Collector's Office eine Business Tax Receipt beantragen.

Der Prozess läuft wie folgt ab:

Zunächst muss bestimmt werden, in welche Business Classification das Unternehmen fällt. Die Gebühr richtet sich nach dieser Klassifikation – von etwa $30 für kleine Dienstleister bis zu mehreren hundert Dollar für größere Betriebe. Die Klassifikationen sind detailliert und reichen von "Accountant" über "Retail Store" bis "Yoga Studio".

Die Beantragung erfolgt online über das Miami-Dade Tax Collector Portal. Erforderlich sind Angaben zur Geschäftsadresse, zur Art der Tätigkeit, zur Rechtsform der Gesellschaft (LLC, Corporation), zur Federal EIN und zu den Eigentümern. Bei bestimmten Tätigkeiten – etwa im Lebensmittelbereich – müssen zusätzlich Health Department Approvals vorgelegt werden. Auch ein Zoning Approval kann erforderlich sein, um nachzuweisen, dass die geplante Nutzung mit dem Bebauungsplan vereinbar ist.

Nach Einreichung und Zahlung der Gebühr wird die Business Tax Receipt ausgestellt. Diese muss im Geschäft gut sichtbar aufgehängt werden und jährlich erneuert werden.

Zusätzliche Permits

Je nach Art der Tätigkeit können weitere Permits erforderlich sein:

Ein Restaurant benötigt ein Health Permit vom Florida Department of Health, ein Fire Safety Inspection Certificate, gegebenenfalls eine Liquor License – die in Florida vom Department of Business and Professional Regulation ausgestellt wird und je nach Typ zwischen einigen hundert und mehreren zehntausend Dollar kosten kann –, sowie ein Food Service License.

Ein Bauunternehmen braucht neben der Contractor License eventuell Building Permits für konkrete Projekte, die bei der lokalen Building Department beantragt werden.

Ein Home-based Business kann ein Home Occupation Permit benötigen, wobei die Anforderungen stark von der Zoning-Klassifikation des Wohngebiets abhängen.

Wie findet man heraus, welche Lizenzen man braucht?

Die Vielzahl möglicher Lizenzen und Permits auf verschiedenen Ebenen macht es schwierig, einen vollständigen Überblick zu bekommen. Verschiedene Wege helfen bei der Klärung:

Die Small Business Administration (SBA) bietet auf ihrer Webseite ein Tool an, mit dem man nach Bundesstaat und Art der Tätigkeit suchen kann, um eine Liste möglicher Lizenzanforderungen zu erhalten. Auch die Webseiten der einzelnen Bundesstaaten haben oft Business License Guides.

Bei der lokalen Chamber of Commerce oder bei SCORE – einer Non-Profit-Organisation, die kostenlose Beratung für Gründer anbietet – kann man sich informieren. Viele Counties und Cities haben eigene Business Development Offices, die Auskunft geben.

Auch ein Anruf bei der zuständigen City oder County Clerk's Office hilft oft weiter. Die Mitarbeiter können sagen, welche lokalen Lizenzen für die geplante Tätigkeit erforderlich sind.

Im Zweifel sollte man einen auf Business Law spezialisierten Anwalt oder einen Business Consultant einschalten, speziell wenn es um regulierte Tätigkeiten geht oder wenn unklar ist, welche Anforderungen genau gelten.

Konsequenzen fehlender Lizenzen

Wer ohne erforderliche Lizenz operiert, begeht in der Regel eine Ordnungswidrigkeit oder sogar eine Straftat. Die Konsequenzen können erheblich sein:

Bußgelder von mehreren hundert bis mehreren tausend Dollar. Bei wiederholten Verstößen können die Strafen drastisch steigen. Cease and Desist Orders – die Behörde kann den Geschäftsbetrieb untersagen. Verträge, die im Rahmen unlizenzierter Tätigkeit geschlossen wurden, können für nichtig erklärt werden, was dazu führt, dass bereits geleistete Zahlungen zurückgefordert werden können. In manchen Fällen können auch strafrechtliche Konsequenzen drohen, speziell bei Tätigkeiten, die hohe Gesundheits- oder Sicherheitsrisiken bergen.

Dazu kommt der Reputationsschaden. Ein Unternehmen, das erwischt wird, weil es ohne Lizenz operiert, verliert das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern.

Die Lizenzierung mag lästig erscheinen und Kosten verursachen. Sie ist aber ein notwendiger Teil des rechtmäßigen Geschäftsbetriebs. Wer von Anfang an sauber arbeitet, erspart sich späteren Ärger.