Gesetzlich zwingend ist ein schriftlicher Arbeitsvertrag für Officers nicht, aber bei Officers, die keine Hauptaktionäre sind, ist er dringend empfehlenswert. Die Gründe betreffen sowohl rechtliche Klarheit als auch steuerliche und praktische Aspekte.

Officers werden vom Board of Directors bestellt, typischerweise durch eine Board Resolution. Diese Resolution reicht rechtlich aus, um die Person zum Officer zu machen und ihr die Befugnisse zu übertragen. Ein separater Arbeitsvertrag ist nicht zwingend erforderlich.

Bei kleinen Corporations, wo der Eigentümer gleichzeitig alle Officer-Positionen besetzt, ist ein Arbeitsvertrag oft überflüssig. Bei einer Person, die Sole Shareholder, Sole Director und President in Personalunion ist, würde ein Vertrag nur zusätzliche Formalitäten schaffen, ohne echten Mehrwert zu bieten.

Anders sieht es aus, wenn Officers von außen kommen oder wenn mehrere Beteiligte mit unterschiedlichen Interessen existieren. Ein externer CEO etwa sollte unbedingt einen Employment Agreement haben, der regelt: Vergütung (Grundgehalt, Boni, Aktienoptionen), Aufgaben und Befugnisse, Arbeitszeit und -ort, Kündigungsmodalitäten und -fristen, Severance-Regelungen bei Kündigung, Wettbewerbsverbote und Geheimhaltungspflichten sowie Intellectual Property-Regelungen.

Ein solcher Vertrag schafft Rechtssicherheit für beide Seiten. Der Officer weiß, was von ihm erwartet wird und was er verdient. Die Corporation weiß, dass der Officer nicht einfach zur Konkurrenz wechseln oder Geschäftsgeheimnisse verraten kann. Bei Streitigkeiten – etwa über Bonuszahlungen oder die Rechtmäßigkeit einer Kündigung – gibt der Vertrag einen klaren Rahmen vor.

Steuerlich kann ein schriftlicher Vertrag ebenfalls wichtig sein. Der IRS prüft bei Officers kritisch, ob die Vergütung angemessen ist. Ein schriftlicher Vertrag, der die Vergütung klar dokumentiert und begründet, hilft bei solchen Prüfungen.

Auch bei Aktienoptionen oder Restricted Stock Units, die oft Teil der Officer-Vergütung sind, ist ein schriftlicher Vertrag essentiell. Diese Instrumente haben komplexe steuerliche Konsequenzen, die genau dokumentiert werden müssen.

Bei börsennotierten Corporations sind Employment Agreements für C-Level-Executives Standard und werden öffentlich eingereicht. Auch bei Venture Capital-Finanzierungen verlangen Investoren typischerweise, dass alle wichtigen Officers schriftliche Verträge haben.

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