Die Verantwortung für die Einreichung des Annual Reports liegt bei den Personen, die die Gesellschaft führen – aber wer das konkret ist, hängt von der Rechtsform ab.

Bei LLCs

Member-Managed LLC: Alle Members sind verantwortlich. In der Praxis reicht es, wenn einer von ihnen den Annual Report einreicht.

Manager-Managed LLC: Die Manager sind verantwortlich, nicht die Members.

Wer unterschreibt? Die meisten Bundesstaaten verlangen die Unterschrift eines Members oder Managers. Manche Staaten akzeptieren auch die Unterschrift des Registered Agent (wenn dieser dazu bevollmächtigt wurde).

Bei Corporations

Die Officers sind verantwortlich – typischerweise der President oder Secretary der Corporation. Bei kleinen Corporations mit nur einer Person, die alle Rollen ausfüllt, ist diese Person verantwortlich.

Wer unterschreibt? Meist der President, Secretary oder ein Director. Die konkreten Anforderungen stehen im Formular des jeweiligen Bundesstaates.

Was macht der Registered Agent?

Der Registered Agent empfängt die Erinnerungen des Secretary of State und sollte diese an die Gesellschaft weiterleiten. Er ist aber nicht dafür verantwortlich, den Annual Report tatsächlich einzureichen – es sei denn, das wurde vertraglich vereinbart.

Viele Registered Agent Services bieten als Zusatzleistung an, den Annual Report im Auftrag der Gesellschaft einzureichen. Das kostet extra und muss separat beauftragt werden.

Was passiert bei Pflichtverletzung?

Wenn der Annual Report nicht eingereicht wird, haftet die Gesellschaft – nicht die einzelnen Personen. Die Gesellschaft verliert ihren Good Standing Status und kann administratively dissolved werden.

Persönliche Haftung entsteht nur, wenn jemand während der Dissolution-Phase im Namen der Gesellschaft handelt – dann haftet diese Person persönlich für alle eingegangenen Verpflichtungen.

Rechtlich verantwortlich sind die Members/Manager (LLC) bzw. Officers (Corporation). Praktisch sollte intern klar geregelt werden, wer sich um die Einreichung kümmert – idealerweise mit Kalender-Erinnerungen, damit die Frist nicht verpasst wird.