Wer eine US-Firma gründen möchte, braucht auch eine US-Geschäftsadresse. Im US-System gibt es im Zusammenhang mit einer Corporation oder LLC allerdings mindestens zwei und in manchen Bundesstaaten auch drei verschiedene Geschäftsanschriften, die relevant sind. Diese Unterscheidung ist für ausländische Gründer oft verwirrend, weil das in Europa in dieser Form nicht üblich ist.

Die drei Adresstypen im Überblick

Das US-amerikanische Gesellschaftsrecht unterscheidet zwischen der Registered Agent Address (auch Registered Office genannt), der Principal Office Address und, in einigen Bundesstaaten, zusätzlich einer Mailing Address. Jede dieser Adressen erfüllt einen spezifischen Zweck und unterliegt unterschiedlichen rechtlichen Anforderungen.

Um diese Unterscheidung zu verstehen, muss man zunächst die Rolle des Registered Agents kennen: Jede US-Corporation und LLC ist gesetzlich verpflichtet, einen Empfangsbevollmächtigten (Registered Agent) zu benennen, der während der regulären Geschäftszeiten unter einer festen Adresse im Gründungsstaat erreichbar ist. Dieser nimmt offizielle Dokumente, Gerichtsvorladungen und behördliche Zustellungen im Namen der Firma entgegen.

Die Registered Agent Address ist die einzige Adresse, die zwingend im Gründungsstaat der Firma liegen muss. Ein Postfach (P.O. Box) ist nicht zulässig – es muss sich um eine physische Straßenadresse handeln. Diese Adresse wird im öffentlichen Handelsregister eingetragen und ist für jedermann einsehbar. Gerichte nutzen sie für Klagen und Vorladungen, Behörden für rechtlich verbindliche Mitteilungen bei Compliance-Verstößen oder förmlichen Aufforderungen.

Die Principal Office Address bezeichnet den Hauptgeschäftssitz der Firma, also den Ort, an dem die eigentliche Geschäftstätigkeit stattfindet. Anders als die Registered Agent Address kann die Principal Office außerhalb des Gründungsstaates liegen und sogar international sein. Eine deutsche oder Schweizer Adresse sind hier ohne Weiteres ebenfalls zulässig. Diese Adresse wird typischerweise im Annual Report angegeben und ist in den meisten Bundesstaaten öffentlich einsehbar, wobei die Transparenzanforderungen je nach Bundesstaat variieren.

Die Mailing Address ist die Anschrift für die allgemeine Geschäftskorrespondenz. Hierhin werden unter anderem Erinnerungsschreiben für den Annual Report oder andere administrative Mitteilungen der Behörden verschickt. Im Gegensatz zur Registered Agent Address darf die Mailing Address ein Postfach sein. Nicht alle Bundesstaaten verlangen explizit die Angabe einer separaten Mailing Address – oft kann diese mit der Principal Office identisch sein oder erst später im Rahmen der laufenden Verwaltung relevant werden.

Vergleich der Anforderungen

Registered Agent Address: zwingend erforderlich, muss im Gründungsstaat liegen, keine Postfächer erlaubt, immer öffentlich einsehbar, dient der rechtlichen Zustellung.

Principal Office: Zwingend anzugeben, kann außerhalb des Gründungsstaates liegen, internationale Adressen möglich, größtenteils öffentlich einsehbar, bezeichnet den Hauptgeschäftssitz.

Mailing Address: In vielen Bundesstaaten optional; kann überall liegen; Postfächer sind erlaubt, selten öffentlich einsehbar.

Unterschiede nach Bundesstaaten

Die grundlegenden Anforderungen sind in allen Bundesstaaten gleich: Eine Registered Agent Address im Gründungsstaat ist immer zwingend erforderlich, ebenso die Angabe einer Principal Office. Die Unterschiede liegen hauptsächlich darin, zu welchem Zeitpunkt welche Adressen angegeben werden müssen und wie transparent die Registerinformationen öffentlich zugänglich sind.

Delaware verlangt beispielsweise die Angabe von Registered Agent Address und Principal Office bereits in den Gründungsdokumenten. Die Mailing Address kann dort später im Annual Report ergänzt werden. Florida hat sehr offene Registervorschriften, bei denen alle Adressen leicht online einsehbar sind, während andere Staaten die Informationen weniger zugänglich machen.

Änderungen und laufende Pflichten

Alle angegebenen Adressen müssen aktuell gehalten werden. Eine Änderung der Registered Agent Address oder des Principal Office muss dem Secretary of State gemeldet werden, oft im Rahmen des Annual Report oder durch separate Amendment-Filings. Unterlassene Meldungen können zu Mahngebühren führen oder - im Extremfall - zur administrativen Auflösung der Firma (Administrative Dissolution).

Bei einem Umzug des Registered Agent oder einem Wechsel zu einem anderen Service Provider muss dies zeitnah gemeldet werden, da sonst wichtige rechtliche Zustellungen die Firma nicht erreichen und Fristen versäumt werden können. Die Konsequenzen reichen von Versäumnisurteilen bis zum Verlust des Good Standing Status.

Die unterschiedlichen Adressanforderungen im US-System erscheinen zunächst komplex, haben aber jeweils einen klaren rechtlichen Zweck. Während die Registered Agent Address sicherstellt, dass die Firma jederzeit für Behörden und Gerichte erreichbar ist, ermöglicht die Principal Office die Angabe des tatsächlichen Geschäftssitzes, der auch außerhalb der USA liegen kann. Die optionale Mailing Address erleichtert die administrative Kommunikation.

Für ausländische Gründer ist die Beauftragung eines Dienstleisters für alle Addresse am einfachsten.