Eine P.O. Box (Post Office Box) ist ein verschließbares Postfach bei der United States Postal Service (USPS), das gegen eine Gebühr gemietet werden kann. Sie ermöglicht den Empfang von Briefsendungen und kleinen Paketen, ohne eine physische Straßenadresse nutzen zu müssen. Die Adressierung erfolgt in der Form: P.O. Box [Nummer], [Stadt], [Bundesstaat] [ZIP Code], wie z.B.:

MUSTERMANN LLC
P.O. Box 12345
Wilmington, DE 19850

Funktionsweise und Kosten

P.O. Boxes werden direkt bei der USPS gemietet und befinden sich in deren Postämtern. Die Mietdauer beträgt typischerweise 6 oder 12 Monate, mit automatischer Verlängerungsoption. Die Kosten variieren je nach Boxgröße und Standort zwischen etwa 20,- und 300,- US-Dollar pro Jahr. In urbanen Gebieten und begehrten Postämtern sind P.O. Boxes oft teurer und haben Wartelisten.

Der Zugang zur Box ist während der Öffnungszeiten des Postamts möglich, oft mit erweiterten Öffnungszeiten über einen Vorraum. Große Pakete, die nicht in die Box passen, werden am Schalter zur Abholung hinterlegt.

Verwendung im geschäftlichen Kontext

Für geschäftliche Zwecke bieten P.O. Boxes mehrere Vorteile: Sie schützen die Privatsphäre, da die private Wohnadresse nicht öffentlich werden muss, sind bei Umzügen stabil und ändern sich nicht, und ermöglichen eine professionelle Trennung zwischen geschäftlicher und privater Post. Besonders für kleine Unternehmen und Selbständige ohne Büroräume sind sie eine kostengünstige Alternative zu virtuellen Büroadressen.

Allerdings gibt es auch erhebliche Einschränkungen. Viele Banken, Kreditkartenunternehmen und Merchant Service Provider akzeptieren keine P.O. Box als Geschäftsadresse. Sie verlangen eine physische Straßenadresse, um das tatsächliche Geschäftsdomizil zu verifizieren. Auch einige Lieferdienste wie FedEx oder UPS stellen nicht an P.O. Boxes zu, sondern nur an physische Adressen.

P.O. Box und Firmenadressanforderungen

Im Kontext von US-Firmengründungen ist die Verwendbarkeit von P.O. Boxes klar geregelt. Als Registered Agent Address sind P.O. Boxes ausnahmslos unzulässig – hier muss zwingend eine physische Straßenadresse im Gründungsstaat angegeben werden. Dies liegt daran, dass der Registered Agent während der Geschäftszeiten persönlich für Service of Process erreichbar sein muss.

Als Mailing Address hingegen sind P.O. Boxes in allen Bundesstaaten zulässig und werden häufig genutzt. Viele Firmen verwenden eine P.O. Box für allgemeine Geschäftskorrespondenz, während sie eine physische Adresse für den Registered Agent und die Principal Office angeben.

Für die Principal Office variieren die Regelungen zwischen den Bundesstaaten. Einige akzeptieren P.O. Boxes, die meisten bevorzugen jedoch eine physische Straßenadresse. Da die Principal Office oft öffentlich einsehbar ist, nutzen viele Firmeninhaber bewusst keine P.O. Box, um einen professionelleren Eindruck zu vermitteln.