Die Mailing Address ist die Anschrift, an die allgemeine Geschäftskorrespondenz und administrative Mitteilungen geschickt werden. Im Gegensatz zur Registered Agent Address, die ausschließlich für offizielle rechtliche Zustellungen genutzt wird, dient die Mailing Address dem normalen Geschäftsverkehr.

Verwendungszweck

An die Mailing Address schickt der Secretary of State des Gründungsstaates Erinnerungsschreiben für den fälligen Annual Report, Gebührenbescheide, Bestätigungen über eingereichte Dokumente und andere administrative Mitteilungen. Auch das IRS (Internal Revenue Service) nutzt für Routine-Steuerbescheide, Informationsschreiben oder Formulare typischerweise die Mailing Address, sofern keine förmliche rechtliche Zustellung erforderlich ist.

Darüber hinaus senden Banken ihre Kontoauszüge und Kreditkartenabrechnungen an die Mailing Address, ebenso Versicherungsgesellschaften ihre Policen und Mitteilungen. Lieferanten schicken Rechnungen dorthin, und auch die allgemeine Geschäftskorrespondenz von Kunden oder Geschäftspartnern geht an diese Adresse.

Rechtliche Anforderungen

Anders als die Registered Agent Address unterliegt die Mailing Address wesentlich lockereren Anforderungen. Sie darf ein Postfach (P.O. Box) sein und kann überall liegen – im Gründungsstaat, in einem anderen US-Bundesstaat oder sogar international. Die meisten Bundesstaaten verlangen die Angabe einer Mailing Address nicht zwingend in den Gründungsdokumenten, sondern erst im Annual Report oder lassen sie ganz optional.

Einige Bundesstaaten unterscheiden gar nicht explizit zwischen Principal Office und Mailing Address, sondern verwenden nur eine der beiden Bezeichnungen. In der Praxis können beide identisch sein, müssen es aber nicht. Viele Firmen nutzen dieselbe Adresse für alle drei Zwecke (Registered Agent, Principal Office und Mailing Address), insbesondere wenn sie einen Commercial Registered Agent Service benutzen.

Praktische Gestaltung

Für ausländische Gründer empfiehlt sich in der Regel eine US-Mailing Address, selbst wenn die Principal Office international ist. Dies stellt sicher, dass wichtige Post des Secretary of State oder des IRS zeitnah ankommt und nicht durch internationale Postwege verzögert wird. Viele Commercial Registered Agent Services bieten neben der Registered Agent Address auch einen Mail Forwarding Service an, bei dem eingehende Post eingescannt und elektronisch weitergeleitet wird.

Die Nutzung einer P.O. Box als Mailing Address ist zulässig und kann sinnvoll sein, etwa wenn häufige Umzüge zu erwarten sind oder wenn man Geschäftspost von privater Post trennen möchte. Allerdings akzeptieren einige Banken und Merchant Service Provider keine P.O.-Box als Geschäftsadresse, sodass in diesen Fällen eine physische Straßenadresse erforderlich sein kann.

Änderungen und Aktualisierung

Auch die Mailing Address sollte stets aktuell gehalten werden, da sonst wichtige Mitteilungen die Firma nicht erreichen. Eine Änderung wird typischerweise im nächsten Annual Report mitgeteilt. Anders als bei der Registered Agent Address ist die Aktualisierung weniger zeitkritisch, sollte jedoch zeitnah erfolgen, um keine wichtigen Fristen zu verpassen.