Die Employer Identification Number (EIN) – auf Deutsch in etwa „Arbeitgeber-Identifikationsnummer" – ist die Steuernummer einer US-amerikanischen Gesellschaft, die vom IRS (Internal Revenue Service), der US-Bundessteuerbehörde, vergeben wird. Sie besteht aus neun Ziffern im Format XX-XXXXXXX und identifiziert eine Gesellschaft eindeutig im US-Steuersystem – vergleichbar mit der Steuernummer einer GmbH.

Der Begriff ist insofern etwas irreführend, als dass er den Eindruck erweckt, die EIN sei nur für Firmen mit Angestellten relevant. Das stimmt aber nicht. Eine EIN wird für jede US-Gesellschaft, egal ob Corporation oder LLC, benötigt – völlig unabhängig davon, ob sie Mitarbeiter beschäftigt, Umsatz erzielt oder überhaupt aktiv ist. Der Name ist historisch bedingt und wurde einfach beibehalten.

Wofür wird die EIN benötigt?

Die EIN ist die Grundvoraussetzung für nahezu alle geschäftlichen Aktivitäten einer US-Gesellschaft:

• Einreichung von Steuererklärungen beim IRS
• Einstellung von Mitarbeitern und Abwicklung der Lohnbuchhaltung
• Beantragung von Geschäftslizenzen und Genehmigungen
• Abschluss bestimmter Verträge und Geschäftsbeziehungen in den USA
• Eröffnung eines Geschäftskontos – keine Bank weltweit eröffnet ein Konto für eine US-Gesellschaft ohne EIN

Wie wird die EIN beantragt?

Die EIN wird beim IRS beantragt – entweder online, per Fax oder per Post. Die Online-Beantragung über das IRS-Portal ist dabei der schnellste Weg: Die EIN wird unmittelbar nach Abschluss des Antragsverfahrens ausgestellt. Voraussetzung ist jedoch, dass der Antragsteller über eine SSN (Social Security Number) – die US-Sozialversicherungsnummer natürlicher Personen - verfügt, auch wenn die EIN nicht für ihn selbst, sondern für die Corporation oder LLC ist.

Wer keine SSN besitzt – was bei ausländischen Gründern ohne US-Wohnsitz der Regelfall ist –, kann die EIN nur manuell über das Antragsformular SS-4 per Fax oder Post beantragen, was je nach Bearbeitungslage des IRS mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann. Alternativ kann die EIN-Beantragung über spezialisierte Dienstleister wie uns übernommen werden, was den Prozess erheblich beschleunigt und eine Vergabe der EIN innerhalb von zwei bis drei Werktagen ermöglicht.

EIN und steuerliche Pflichten

Eine häufige Fehlannahme: Die Vergabe einer EIN bedeutet nicht automatisch, dass die LLC in den USA steuerpflichtig ist. Die EIN ist zunächst nur eine Identifikationsnummer und ansonsten nichts weiter. Ob und in welchem Umfang steuerliche Pflichten bestehen, hängt von mehreren Faktoren ab – insbesondere davon, ob die LLC oder Corporation eine reale Betriebsstätte in den USA unterhält, wo der Verwaltungssitz liegt, und ob die Members in den USA ansässig sind.

Was die EIN jedoch in jedem Fall auslöst, sind Berichtspflichten gegenüber dem IRS. Eine ausländisch geführte Single-Member-LLC reicht als Disregarded Entity eine Pro-forma-Steuererklärung über das Formular 1120 zusammen mit dem Formular 5472 ein, das Transaktionen zwischen der LLC und ihren ausländischen Members dokumentiert. Bei einer Multi-Member-LLC ist es das Formular 1065. Werden diese Pflichten nicht erfüllt, drohen Bußgelder.

Hinweis: EIN und FATCA

Seit Inkrafttreten des Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) im Jahr 2014 sind auch ausländische Banken verpflichtet, die US-Steuernummern ihrer Kunden zu erfassen und an den IRS zu melden. Das betrifft ausdrücklich auch Gesellschaften – also LLCs und Corporations. Wer bei einer europäischen Bank ein Konto für seine US-LLC eröffnen möchte, wird deshalb ebenfalls nach der EIN gefragt.

SSN, ITIN, TINS

Die EIN ist nicht zu verwechseln mit der SSN (Social Security Number), der ITIN (Individual Taxpayer Identification Number) oder dem Oberbegriff TIN (Taxpayer Identification Number):

• SSN (Social Security Number): Die US-Sozialversicherungsnummer natürlicher Personen – vergleichbar mit der deutschen Sozialversicherungsnummer. Sie wird nur an US-Bürger und bestimmte Personengruppen mit Aufenthaltsrecht in den USA vergeben.
• ITIN (Individual Taxpayer Identification Number): Eine Steuernummer für natürliche Personen, die keine SSN erhalten können – etwa ausländische Staatsangehörige ohne US-Wohnsitz, die in den USA steuerpflichtig sind. Die ITIN gilt ausschließlich für Einzelpersonen, nicht für Gesellschaften.
• TIN (Taxpayer Identification Number): Der Oberbegriff des IRS für alle Arten von US-Steuernummern – SSN, ITIN und EIN sind allesamt TINs. Wenn Banken oder Behörden nach einer TIN fragen, ist im Fall einer LLC immer die EIN gemeint.