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Alles Wichtige verständlich und kompakt erläutert
Für Verwirrung sorgt regelmäßig die Vielzahl der Titel, die für die an einer Corporation beteiligten Personen verwendet werden, und die suggerieren, dass es für die Gründung einer amerikanischen Gesellschaft grundsätzlich gleich einen ganzen Reisebus voll mit Leuten braucht.
Das allerdings ist ganz klar nicht der Fall, da fast alle Bundesstaaten auch die Gründung von Ein-Mann-Gesellschaften erlauben, bei denen ein- und dieselbe Person alle notwendigen Funktionen bekleiden kann, die per Gesetz vorgeschrieben sind.
Die Grundausstattung einer US-Corporation umfasst lediglich einen Aktionär (Stockholder) und mindestens einen leitenden Officer, der als President oder CEO oder auch Director bezeichnet werden kann. Alles darüber hinaus ist optional und richtet sich nach Größe, Struktur und der Satzung (Bylaws) der jeweiligen Gesellschaft.
Bei kleineren Corporations beschränkt sich die Struktur typischerweise auf die gesetzlich vorgeschriebenen Mindestpositionen. Je größer das Unternehmen wird und je komplexer die Geschäftstätigkeit, desto stärker differenziert sich die Organisationsstruktur aus.
Dabei muss zwischen zwei Kategorien unterschieden werden:
Gesetzlich vorgeschriebene Positionen sind solche, die aufgrund der Business Corporation Acts der einzelnen Bundesstaaten zwingend besetzt werden müssen. Dazu gehören in der Regel mindestens ein Director sowie die Officer-Positionen President und in einigen Bundesstaaten auch ein Secretary. In manchen Staaten ist auch ein Treasurer oder Chief Financial Officer vorgeschrieben. Diese Positionen bilden das rechtliche Grundgerüst jeder Corporation und müssen bei der Gründung und in den jährlichen Reports gegenüber den Behörden ausgewiesen werden. Die genauen Anforderungen variieren allerdings von Bundesstaat zu Bundesstaat.
Organisatorische Positionen entstehen aus den betrieblichen Anforderungen des Unternehmens und werden in den Bylaws frei definiert. Sie sind nicht gesetzlich vorgeschrieben, sondern dienen der praktischen Arbeitsorganisation und Verantwortungsteilung. Größere Corporations gehen über die gesetzlichen Mindestanforderungen hinaus und schaffen häufig spezialisierte Führungspositionen wie:
Dementsprechend sind größere Corporations völlig unterschiedlich strukturiert. Ein Technologieunternehmen wird typischerweise einen CTO haben, während ein Handelsunternehmen eher mehrere Vice Presidents für verschiedene Vertriebsregionen einsetzt. Eine Investmentgesellschaft hingegen kommt möglicherweise mit einem schlanken Management aus, während ein produzierendes Unternehmen eine ausgefeilte Hierarchie mit zahlreichen spezialisierten Positionen benötigt. Diese Flexibilität ermöglicht es jeder Corporation, ihre Führungsstruktur an die spezifischen Anforderungen des jeweiligen Geschäftsmodells anzupassen.
Diese Unterscheidung hat auch praktische Bedeutung: Die gesetzlich vorgeschriebenen Positionen müssen bei Behörden gemeldet werden und in den Corporate Records erscheinen. Organisatorische Positionen können hingegen intern geschaffen, verändert oder aufgelöst werden, ohne dass Behörden involviert werden müssen. Auch für die Haftungsfrage kann diese Unterscheidung relevant sein, da gesetzlich vorgeschriebene Officers typischerweise eine höhere treuhänderische Verantwortung (fiduciary duty) gegenüber der Corporation und ihren Aktionären tragen.
Personalunion bei Ein-Person-Corporations
Bei der Mindestbesetzung einer Corporation ist zu beachten, dass es sich bei Director und President um zwei verschiedene Funktionen handelt, die aber von ein- und derselben Person ausgeübt werden können und bei kleinen Corporations auch regelmäßig werden. Der Director ist Mitglied des Board of Directors, das die strategische Aufsicht führt und die Officers ernennt. Der President hingegen ist ein Officer, der die operative Leitung übernimmt. Bei einer Ein-Person-Corporation agiert diese Person also in verschiedenen Rollen: Als Sole Director ernennt sie sich selbst zum President und übernimmt damit beide Funktionen in Personalunion.
Diese Unterscheidung mag auf den ersten Blick wie juristische Haarspalterei wirken, hat aber praktische Bedeutung für die Dokumentation. In den Corporate Minutes muss auch bei Ein-Mann-Gesellschaften sauber getrennt werden, in welcher Funktion eine Entscheidung getroffen wurde. Ein Board Meeting, bei dem "John Doe als Sole Director John Doe zum President ernennt", muss protokolliert werden, auch wenn John Doe mit sich selbst im Raum sitzt. Diese formale Trennung ist essentiell für die Aufrechterhaltung des Haftungsschutzes, da Gerichte bei Vernachlässigung dieser Formalien den Corporate Veil durchbrechen und die persönliche Haftung des Eigentümers anordnen können.
Anders formuliert: Eine Person kann mehrere Hüte tragen, muss aber dokumentieren, welchen Hut sie gerade trägt. Das erklärt auch, warum in den gesetzlichen Anforderungen "mindestens ein Director und ein President" aufgeführt werden, obwohl eine einzige Person beide Anforderungen erfüllen kann.
Der Incorporator ist die Person, die die Gründungsunterlagen – die sogenannten Articles of Incorporation – vorbereitet und bei der zuständigen Behörde des jeweiligen Bundesstaates einreicht. Diese Funktion ist rein administrativer Natur und endet mit der Eintragung der Corporation in das jeweilige Handelsregister, sofern der Incorporator nicht zusätzlich dazu eine weitere Rolle innerhalb der Gesellschaft übernimmt.
Der Incorporator muss weder Aktionär noch ein anderer Officer der Corporation werden. Es kann auch ein externer Dienstleister sein, der ausschließlich die Gründungsformalitäten abwickelt. Nach der Eintragung übergibt er die Kontrolle über die Corporation an die ersten Officers und das Board of Directors. In der Praxis wird diese Rolle häufig von Rechtsanwälten oder spezialisierten Gründungsdienstleistern übernommen, die für ihre Mandanten gleich mehrere Corporations pro Tag registrieren.
Zu beachten ist, dass der Incorporator in den Articles of Incorporation namentlich aufgeführt wird und diese Dokumente öffentlich einsehbar sind. Wer Wert auf Anonymität legt, sollte deshalb einen Dienstleister als Incorporator einsetzen, um den eigenen Namen nicht in den öffentlichen Registern erscheinen zu lassen.
Die Stockholder sind die Eigentümer der Corporation und halten Anteile bzw. Aktien an dieser. Sie verfügen über Stimmrechte und haben einen Anspruch auf Dividendenausschüttungen, sofern das Board of Directors solche beschließt. Ihre Aufgabe besteht in erster Linie darin, das Board of Directors zu wählen, das dann die strategische Richtung vorgibt und die Corporation leitet und überwacht.
Die Stockholder selbst nehmen nicht direkt am operativen Geschäft teil, sondern steuern die Corporation indirekt über Wahlen bei Hauptversammlungen (Annual Stockholder Meetings) und über Grundsatzbeschlüsse zu wesentlichen Unternehmensentscheidungen wie etwa Fusionen, Verkäufen von Vermögensgegenständen oder Satzungsänderungen. In kleinen Corporations sind die Stockholder häufig gleichzeitig auch die Geschäftsführer.
Ein wesentlicher Unterschied zum europäischen Recht besteht darin, dass Stockholder in den USA grundsätzlich nicht in öffentlich zugänglichen Registern erscheinen müssen. Lediglich die Corporation selbst führt ein internes Stock Ledger, in dem alle Aktionäre und ihre jeweiligen Beteiligungen verzeichnet sind. Diese Informationen sind nicht öffentlich einsehbar, was einen höheren Grad an Privatsphäre ermöglicht als in manchen anderen Rechtsordnungen.
Die Gesamtheit aller Directors einer Corporation wird als Board of Directors bezeichnet. Dieses Board ist auf der obersten strategischen Ebene der Corporation angesiedelt und bildet das zentrale Leitungsgremium. Die Directors werden direkt von den Stockholdern gewählt und sind diesen gegenüber rechenschaftspflichtig. Ihre Hauptaufgabe besteht darin, weitere Officers zu bestellen und zu überwachen sowie die Corporation strategisch zu führen.
Im Gegensatz zu den Officers, die das operative Geschäft leiten, konzentriert sich das Board auf die Überwachungs- und Kontrollfunktion. Dazu gehören Dinge wie die Festlegung der Geschäftspolitik, die Genehmigung des Jahresabschlusses, wichtige Investitionsentscheidungen und die Bestellung des President/CEO. Das Board trifft sich typischerweise in regelmäßigen Abständen zu sogenannten Board Meetings, bei denen über wesentliche Unternehmensfragen entschieden wird.
Hier zeigt sich ein fundamentaler Unterschied zum deutschen, österreichischen und schweizerischen Gesellschaftsrecht: Während in diesen Ländern bei Aktiengesellschaften ein dualistisches System mit getrenntem Vorstand (operative Leitung) und Aufsichtsrat (Kontrolle) vorgeschrieben ist, kennt das US-amerikanische Recht nur das monistische System mit einem Board of Directors, das beide Funktionen in sich vereint. Das Board bestellt die Officers, überwacht diese, kann aber gleichzeitig auch selbst operative Entscheidungen treffen.
Eine besondere Stellung innerhalb des Board of Directors nimmt der Chairman of the Board ein. Er leitet die Sitzungen des Boards, setzt die Agenda fest und koordiniert die Arbeit der Directors. Der Chairman ist gewissermaßen der "Erste unter Gleichen" und übernimmt häufig auch eine repräsentative Rolle nach außen.
In kleineren Corporations ist der Chairman oft gleichzeitig auch CEO, was dann als "Chairman and CEO" bezeichnet wird. In größeren Unternehmen werden diese Funktionen hingegen häufig getrennt, um eine bessere Kontrolle zu gewährleisten. Ein unabhängiger Chairman, der nicht gleichzeitig im operativen Geschäft tätig ist, kann das Management objektiver überwachen.
Die Rolle des Chairman ist nicht in allen Bundesstaaten gesetzlich vorgeschrieben, wird aber in den Bylaws der meisten Corporations definiert. Fehlt eine ausdrückliche Regelung, übernimmt typischerweise der ranghöchste Director oder der President diese Funktion.
Der President – heute meist als CEO bezeichnet – ist der oberste leitende Officer der Corporation. Er trägt die operative Verantwortung für das Tagesgeschäft und setzt die vom Board of Directors gefassten Beschlüsse um. Er repräsentiert die Corporation nach außen hin und ist befugt, Verträge zu unterzeichnen und andere geschäftliche Entscheidungen zu treffen, soweit diese im Rahmen der vom Board gesetzten Leitlinien liegen.
Die Bezeichnung "President" ist die traditionelle amerikanische Form, während "CEO" (Chief Executive Officer) die modernere, heute gebräuchlichere Variante ist. Beide Begriffe beschreiben dieselbe Funktion, wobei CEO sich international stärker durchgesetzt hat. In manchen Corporations existieren beide Titel parallel, wobei dann typischerweise der CEO die höhere Position darstellt und der President ihm untergeordnet ist.
Der President/CEO wird vom Board of Directors bestellt und kann von diesem auch jederzeit wieder abberufen werden. Das Board hat grundsätzlich das Recht, Officers zu entlassen, wobei in der Praxis allerdings fast alle CEOs über detaillierte Arbeitsverträge mit umfangreichen Schutzklauseln verfügen, die das Verfahren und die Konsequenzen einer Entlassung regeln. Insbesondere die Definition von "Cause" (wichtigem Grund) und Severance-Regelungen (Abfindungen) machen Entlassungen zu komplexen rechtlichen Vorgängen.
Vice Presidents fungieren als Stellvertreter des President/CEO und können für spezielle Geschäftsbereiche verantwortlich sein. Typische Titel sind etwa Vice President of Sales, Vice President of Operations oder Vice President of Marketing. Die Anzahl und der Zuschnitt dieser Positionen hängen ausschließlich von der Größe und Struktur der Corporation ab.
In kleineren Gesellschaften ist die Position des Vice President meist überflüssig, während größere Corporations durchaus mehrere Vice Presidents für verschiedene Unternehmensbereiche haben können. Manche Corporations kennen auch eine Hierarchie innerhalb der Vice Presidents, etwa durch Titel wie Senior Vice President oder Executive Vice President, die eine höhere Stellung in der Unternehmenshierarchie signalisieren.
Die Rolle des Vice President ist in den meisten Bundesstaaten nicht gesetzlich vorgeschrieben, sondern wird in den Bylaws frei definiert. Entsprechend unterschiedlich sind auch die konkreten Aufgaben und Befugnisse, die mit diesem Titel verbunden sein können. Während ein Vice President in einem Unternehmen weitreichende Entscheidungsbefugnisse hat, kann der gleiche Titel in einem anderen Unternehmen eher eine repräsentative Funktion ohne wesentliche Führungsverantwortung darstellen.
Der Treasurer oder CFO ist für sämtliche finanzielle Angelegenheiten der Corporation zuständig. Dazu gehören die Verwaltung der Bankkonten, die Erstellung von Finanzberichten, die Überwachung der Liquidität und die Koordination steuerlicher Belange. In größeren Corporations arbeitet der CFO eng mit externen Wirtschaftsprüfern und Steuerberatern zusammen und verantwortet die gesamte Finanzstrategie des Unternehmens.
Bei kleineren Gesellschaften wird diese Funktion häufig vom President in Personalunion besetzt, was bei Ein-Mann-Gesellschaften ohnehin der Fall ist. Die Bezeichnung Treasurer ist dabei die traditionellere Form, während CFO den moderneren Titel darstellt. In der Praxis werden beide Begriffe oft synonym verwendet, wobei CFO tendenziell eine strategischere Rolle impliziert, während Treasurer eher die operative Verwaltung der Finanzen bezeichnet.
In einigen Bundesstaaten ist die Position des Treasurer gesetzlich vorgeschrieben, in anderen nicht. Unabhängig davon ist es jedoch essentiell, dass jemand die Verantwortung für die finanziellen Aufzeichnungen und die ordnungsgemäße Buchführung übernimmt, da das für die Aufrechterhaltung des Haftungsschutzes (Corporate Veil) von entscheidender Bedeutung ist.
Der Secretary führt die offiziellen Bücher der Corporation und ist für die ordnungsgemäße Dokumentation sämtlicher Corporate Actions zuständig. Dazu gehören die Protokollierung von Board Meetings und Stockholder Meetings, die Verwaltung der Bylaws sowie die Führung der Corporate Records einschließlich des Stock Ledgers, in dem alle Aktionäre und ihre Beteiligungen verzeichnet sind.
Diese Position ist in manchen Bundesstaaten gesetzlich vorgeschrieben, in anderen optional. Entscheidend ist jedoch, dass die Funktion klar einer Person zugeordnet wird, da eine lückenlose Dokumentation für die Aufrechterhaltung des Haftungsschutzes (Corporate Veil) unerlässlich ist. Fehlt eine ordnungsgemäße Protokollierung von Beschlüssen, können Gerichte im Streitfall den Haftungsschutz durchbrechen und die Stockholder persönlich für Verbindlichkeiten der Corporation haften lassen.
Der Secretary ist nicht zu verwechseln mit einer Sekretärin im deutschen Sprachgebrauch. Es handelt sich vielmehr um eine Officer-Position mit erheblicher rechtlicher Verantwortung. In deutschen Unternehmen käme diese Rolle am ehesten dem Protokollführer in Vorstandssitzungen oder dem Leiter der Rechtsabteilung gleich, soweit dieser für die Corporate Governance zuständig ist.
Bei kleineren Corporations wird die Position des Secretary häufig vom President oder einem anderen Officer in Personalunion übernommen. Wichtig ist nur, dass die Funktion tatsächlich ausgeübt wird und alle erforderlichen Protokolle und Aufzeichnungen ordnungsgemäß geführt werden.
Neben den klassischen Officer-Positionen haben sich in größeren Corporations weitere spezialisierte Rollen etabliert, die jeweils bestimmte Unternehmensbereiche oder Querschnittsfunktionen verantworten.
Der Chief Operating Officer (COO) übernimmt die operative Leitung des Tagesgeschäfts und entlastet damit den CEO von routinemäßigen Managementaufgaben. Der COO ist typischerweise für die Umsetzung der vom CEO und Board festgelegten Strategie verantwortlich und koordiniert die verschiedenen operativen Bereiche des Unternehmens. In manchen Corporations fungiert der COO faktisch als Stellvertreter des CEO und übernimmt dessen Aufgaben im Vertretungsfall.
Der Chief Technology Officer (CTO) verantwortet die technologische Ausrichtung und Produktentwicklung des Unternehmens. Diese Position hat in den letzten Jahrzehnten massiv an Bedeutung gewonnen, da Technologie für die Wettbewerbsfähigkeit praktisch jedes Unternehmens zentral geworden ist. Der CTO entwickelt die Technologiestrategie mit Fokus auf externe Produkte und Dienstleistungen, überwacht Innovationsprozesse und stellt sicher, dass die technischen Entwicklungen den Marktanforderungen und Kundenbedürfnissen entsprechen.
Der Chief Marketing Officer (CMO) ist für Marketing- und häufig auch Vertriebsstrategien zuständig. Er entwickelt die Markenstrategie, koordiniert Werbekampagnen und verantwortet die Kundenakquise. In manchen Unternehmen gibt es zusätzlich einen separaten Chief Sales Officer (CSO), der speziell für den Vertrieb zuständig ist, während der CMO sich auf Marketing und Markenführung konzentriert.
Der Chief Information Officer (CIO) übernimmt in größeren Organisationen die Verantwortung für die gesamte interne IT-Infrastruktur und Informationsverarbeitung. Die Abgrenzung zum CTO ist nicht immer trennscharf – manche Unternehmen haben nur einen der beiden Titel, andere beide. Wenn beide Positionen existieren, ist der CTO typischerweise für die technologische Innovation und Produktentwicklung zuständig (externe, kundenorientierte Technologie), während der CIO die interne IT-Infrastruktur und Informationssysteme verantwortet, die das Unternehmen am Laufen halten.
Der Chief Legal Officer (CLO) oder General Counsel leitet die Rechtsabteilung und fungiert als oberster juristischer Berater des Unternehmens. Diese Position findet sich vor allem in größeren Corporations, die eine eigene Rechtsabteilung unterhalten. Der CLO koordiniert externe Anwälte, überwacht Vertragsverhandlungen und berät das Board und die Officers in rechtlichen Fragen.
Weitere spezialisierte Positionen wie Chief Human Resources Officer (CHRO), Chief Compliance Officer (CCO) oder Chief Risk Officer (CRO) haben sich etabliert, je nachdem welche Themen für das jeweilige Unternehmen besonders relevant sind. Ein reguliertes Finanzunternehmen wird beispielsweise großen Wert auf einen starken CCO legen, während ein Produktionsunternehmen möglicherweise einen eigenen Chief Supply Chain Officer hat.
Diese Positionen sind nicht gesetzlich vorgeschrieben, sondern spiegeln die organisatorische Struktur des jeweiligen Unternehmens wider. Sie entstehen typischerweise erst ab einer gewissen Unternehmensgröße, wenn die Führungsspanne des CEO zu groß wird und eine stärkere Spezialisierung und Arbeitsteilung notwendig wird.
Hinzu kommen häufig noch Assistant Secretary und Assistant Treasurer, die die jeweiligen Hauptverantwortlichen unterstützen und im Vertretungsfall deren Aufgaben übernehmen können. Diese Positionen sind vor allem in mittelgroßen Corporations üblich, die bereits eine gewisse Arbeitsteilung benötigen, aber noch nicht groß genug für eine vollständig ausdifferenzierte Managementstruktur sind.
Eine Sonderstellung nimmt der Registered Agent ein, der streng genommen nicht zu den Officers gehört, aber dennoch unverzichtbar ist. Jede Corporation muss einen Registered Agent benennen, der eine physische Adresse im Gründungsstaat hat und amtliche Post von Behörden oder Gerichten entgegennimmt.
Der Registered Agent kann zwar ein Officer der Corporation sein, häufiger wird jedoch ein spezialisierter Dienstleister beauftragt, der diese Funktion professionell für viele verschiedene Corporations übernimmt. Das hat den Vorteil, dass die Corporation jederzeit erreichbar ist und keine wichtigen behördlichen Schreiben oder Gerichtsdokumente verloren gehen, selbst wenn sich die Officers gerade im Ausland aufhalten oder die geschäftliche Adresse wechselt.
Fehlt ein Registered Agent oder ist er nicht erreichbar, droht die zwangsweise Auflösung der Corporation durch die Behörden – ein Risiko, das keinesfalls unterschätzt werden sollte.
Für Gründer, die eine kleine Corporation aufbauen, ist es wichtig zu verstehen, dass die Vielzahl möglicher Positionen nicht bedeutet, dass all diese auch tatsächlich besetzt werden müssen. Eine Ein-Person-Corporation ist in fast allen Bundesstaaten problemlos möglich, bei der ein und dieselbe Person sämtliche erforderlichen Funktionen übernimmt.
Typischerweise ist dann eine Person gleichzeitig:
Diese Personalunion ist rechtlich unproblematisch und in der Praxis sehr verbreitet. Entscheidend ist lediglich, dass die verschiedenen Funktionen in den Corporate Records klar dokumentiert sind und die Person bei Board Meetings und Stockholder Meetings formal in den jeweiligen Funktionen handelt und entsprechende Protokolle anfertigt.
Mit dem Wachstum des Unternehmens können dann schrittweise weitere Personen hinzukommen und die verschiedenen Funktionen auf mehrere Schultern verteilt werden. Diese Flexibilität ist einer der großen Vorteile des amerikanischen Gesellschaftsrechts gegenüber den starren Strukturen, die etwa das deutsche Aktienrecht vorsieht.
Die Struktur einer US-Corporation erscheint auf den ersten Blick komplex, folgt aber klaren Prinzipien. Die gesetzlich vorgeschriebene Grundausstattung ist überschaubar und kann bei kleinen Unternehmen von einer einzelnen Person übernommen werden. Erst mit zunehmender Größe und Komplexität des Geschäftsbetriebs differenziert sich die Organisationsstruktur aus und es entstehen spezialisierte Positionen für verschiedene Unternehmensbereiche.
Entscheidend für die Aufrechterhaltung des Haftungsschutzes ist nicht die Anzahl der beteiligten Personen, sondern die ordnungsgemäße Dokumentation aller Corporate Actions und die Einhaltung der formalen Anforderungen. Eine sauber geführte Ein-Personen-Corporation mit ordentlichen Corporate Records ist rechtlich besser abgesichert als eine große Corporation mit zahlreichen Officers, bei der die Dokumentation vernachlässigt wird.
Für Gründer aus dem deutschsprachigen Raum ist dabei vor allem der Unterschied zum dualistischen System mit getrenntem Vorstand und Aufsichtsrat zu beachten. Das amerikanische Board of Directors vereint beide Funktionen in einem Organ, was zu einer flexibleren und häufig auch effizienteren Unternehmensführung führt, gleichzeitig aber auch höhere Anforderungen an die Selbstkontrolle der Directors stellt.
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