Die Form 1040 ist das Steuerformular für alle, die in den USA als Privatperson oder auch Einzelunternehmer einkommensteuerpflichtig sind. Es ist für US-Staatsbürger, Greencard-Inhaber und andere steuerlich in den USA ansässige Personen (residents) vorgesehen, die ihre Einkünfte gegenüber dem Internal Revenue Service (IRS) erklären müssen.

Wer nicht in den USA (steuerlich) ansässig ist, muss die Sonderversion für Non Redidents verwenden: Form 1040-NR

Wer muss das Formular ausfüllen?

Die Steuerpflicht in den USA hängt nicht allein vom Wohnsitz ab, sondern vom steuerlichen Status.

Zur Abgabe der Form 1040 verpflichtet sind:

• US-Bürger weltweit - unabhängig vom Wohnsitz
• Greencard-Inhaber, auch wenn sie im Ausland leben
• Personen, die nach dem Substantial Presence Test als steuerlich ansässig gelten
• Ehepaare bei gemeinsamer Veranlagung, wenn mindestens ein Partner als "resident" gilt

Eine Besonderheit des US-Steuersystems: Amerikaner und Green-Card-Inhaber müssen auch dann eine Steuererklärung abgeben, wenn sie dauerhaft im Ausland leben. Diese weltweite Steuerpflicht bedeutet, dass US-Bürger ihr gesamtes Einkommen – egal wo es auf der Welt verdient wird – beim IRS deklarieren müssen.

Was gehört alles in die Steuererklärung?

Form 1040 erfasst komplett alle inländischen und weltweiten Einkünfte. Auch abzugsfähige Ausgaben werden berücksichtigt:

• alle Einkünfte
• abzugsfähige Ausgaben wie etwa Krankheitskosten oder Hypothekenzinsen
• Steuergutschriften und Freibeträge
• bereits gezahlte Steuern, z. B. durch Lohnabzug

Je nach Einkommensquelle kommen zusätzliche „Schedules“ (Anhänge) zum Einsatz – etwa bei Selbstständigkeit, Vermietung oder Kapitalerträgen wie etwa:

• Schedule B für Zinsen & Dividenden
• Schedule C für selbstständige Tätigkeiten
• Schedule D für Kapitalgewinne
• Schedule E für Vermietung oder Beteiligungen
• Schedule SE für die Selbstständigensteuer

Fristen und Termine

Die Steuererklärung muss bis zum 15. April des Folgejahres eingereicht werden. Wer mehr Zeit braucht, kann über das Form 4868 eine Verlängerung bis zum 15. Oktober beantragen. US-Personen mit Wohnsitz außerhalb der USA haben automatisch zwei Monate länger Zeit - bis zum 15. Juni.

Elektronisch oder auf Papier?

Heute wird Form 1040 fast nur noch elektronisch eingereicht. Das IRS arbeitet mit verschiedenen privaten Softwareanbietern zusammen, die das e-File-System nutzen. Diese Steuerportale führen Schritt für Schritt durch die Steuererklärung und übertragen die Daten dann direkt an das IRS.

Zu den bekanntesten Anbietern zählen:

• TurboTax
• H&R Block
• TaxAct
• FreeTaxUSA

Viele bieten kostenlose Versionen für einfache Fälle und kostenpflichtige Varianten für komplexere Sachverhalte. Wer unter 79.000 USD Jahreseinkommen liegt, kann seine Steuererklärung in der Regel vollständig kostenlos einreichen über das offizielle IRS Free File-Programm.

Die klassische Papierform wird nur noch selten genutzt - fast nur noch bei besonderen Auslandssachverhalten oder wenn bestimmte Anlagen nicht elektronisch übermittelt werden können.

Fallstricke für ausländische Unternehmer

Wer als Deutscher, Österreicher oder Schweizer in den USA unternehmerisch tätig ist, kann in steuerliche Fallen tappen:

• ‍Greencard-Inhaber gelten steuerlich als "resident aliens", selbst wenn sie hauptsächlich in Europa leben. Das bedeutet: Sie müssen ihr weltweites Einkommen in den USA deklarieren. Ohne korrekte Anrechnung über das Doppelbesteuerungsabkommen droht eine Doppelbesteuerung in beiden Ländern.
• Der Substantial Presence Test stellt eine weitere Falle dar. Wer sich über mehrere Jahre hinweg wiederholt in den USA aufhält – etwa als Unternehmer auf Geschäftsreise –, kann automatisch zum steuerlich Ansässigen werden. Die Berechnung erfolgt nach einer komplizierten Formel, die die Aufenthaltstage der letzten drei Jahre gewichtet.

Typische Stolpersteine

• Unwissen über steuerliche Ansässigkeit: Manche merken nicht, wenn sie plötzlich als „US-Resident“ gelten
• Versäumte Erklärungen: Trotz Erklärungspflicht wird keine Steuererklärung abgeben. Auch bei geringer oder gar keiner US-Tätigkeit drohen dann Strafen
• Verwechslung von persönlicher und unternehmerischer Steuerpflicht: Bei LLCs ist oft unklar, wer eine Steuererklärung abgeben muss - die Firma oder der Gesellschafter?
• Doppelbesteuerung durch Unkenntnis der Doppelbesteuerungsabkommen: Ohne korrekte Anrechnung - z.B. der US-Quellensteuer - können Einkünfte  in verschiedenen Ländern doppelt besteuert werden.

Konsequenzen bei Nichtabgabe

Wer seine Steuererklärung nicht einreicht, riskiert:

• Verzugszinsen und Säumniszuschläge
• Strafzahlungen bei verspäteter oder unvollständiger Abgabe
• Verfall von Rückerstattungen nach Fristablauf
• Unter Umständen sogar den Vorwurf der Steuerhinterziehung

Wie immer bei Steuern gilt: Unwissenheit schützt vor Strafe nicht. Wer auch nur vermutet, steuerpflichtig zu sein, sollte frühzeitig handeln und sich zumindest erstmal beraten lassen.

Professionelle Hilfe oder Selbermachen?

Bei sehr einfachen Verhältnissen - ein Arbeitslohn, Standardabzüge, keine besonderen Umstände - lässt sich Form 1040 durchaus selbst ausfüllen. Die meisten Online-Portale führen hier mehr oder minder automatisch durch den Prozess.

Komplizierter wird es bei mehreren Einkommensquellen, selbstständiger Tätigkeit, Immobilienbesitz oder Kapitalerträgen. Auch wer itemized deductions nutzen möchte oder besondere Lebensumstände hat (Scheidung, Todesfall, größere medizinische Ausgaben), sollte sich eher Hilfe holen.

Professionelle Unterstützung ist spätestens dann sinnvoll, wenn es um größere Summen geht oder die Steuersituation unübersichtlich wird. Auch bei internationalen Bezügen wie etwa Auslandseinkommen, ausländische Konten oder Doppelbesteuerungsfragen ist fachliche Expertise gefragt.

Wo gibt es professionelle Hilfe?

Für die Steuererklärung gibt es verschiedene Anlaufstellen, je nach Komplexität der Situation und Budget:

Certified Public Accountants (CPAs)

Das sind die Spezialisten für komplexere Fälle. Sie haben eine umfassende Ausbildung und können auch bei Betriebsprüfungen vertreten. Allerdings sind sie entsprechend teuer. Stundensätze von 150,- bis 400,- Dollar sind keine Seltenheit.

Enrolled Agents (EAs)

EAs sind vom IRS zugelassene Steuerberater, die sich ausschließlich auf Steuerfragen spezialisiert haben. Sie dürfen Mandanten vor dem IRS vertreten und sind oft günstiger als CPAs, aber ebenso kompetent bei Steuerfragen.

Steuerberatungsketten

wie etwa H&R Block, Jackson Hewitt oder Liberty Tax. Diese bieten standardisierte Dienstleistungen zu festen Preisen. Für einfache bis mittlere Komplexität oft eine gute Wahl, bei sehr speziellen Fällen aber manchmal an ihre Grenzen stoßend.

Volunteer Income Tax Assistance (VITA) und Tax Counseling for the Elderly (TCE)

Beides sind kostenlose Programme für Personen mit niedrigem bis mittlerem Einkommen. Freiwillige Helfer unterstützen bei der Steuererklärung - allerdings nur bei eher einfacheren Fällen.