Form 1040-NR ist ein Steuerformular für alle natürlichen Personen, die nicht in den USA steuerlich ansässig sind, dort aber Einkünfte erzielen, die dann auch in den USA zu versteuern sind. Das betrifft hauptsächlich Ausländer ohne Greencard oder dauerhaften Wohnsitz in den USA – beispielsweise in Deutschland ansässige Unternehmer, Freelancer oder auch Investoren mit US-Geschäftstätigkeit.

Was bedeutet „NR“?

„NR" steht für Non-Resident. Das Formular unterscheidet sich in Struktur und Besteuerung deutlich von der regulären Einkommensteuererklärung Form 1040, die für US-Residents gedacht ist. Während US-Bürger stets ihr weltweites Einkommen deklarieren müssen, erfasst Form 1040-NR ausschließlich US-Quellen-Einkünfte - also aus den USA stammende Zahlungen.

Wer muss Form 1040-NR einreichen?

Zur Abgabe verpflichtet sind:

• Leute ohne US-Wohnsitz, die jedoch US-Quellen-Einkünfte erzielen
• Ausländer mit Beteiligung an einer US-LLC (Disregarded Entity)
• Empfänger von US-Vermietungseinkünften, Lizenzeinnahmen, Dividenden oder Zinsen
• Nichtansässige, die als Freelancer oder Auftragnehmer für US-Kunden arbeiten
• Besucher mit Visum, die durch ihre Arbeit, Lehre oder künstlerische Tätigkeit Geld verdienen.

Beispiel: Ein deutscher Unternehmer etwa, der eine US-LLC in Wyoming gründet, muss persönlich Form 1040-NR abgeben, wenn diese Einnahmen aus den USA erhält. Die LLC ist nämlich steuerlich transparent - das bedeutet, die Steuerpflicht liegt nicht bei der LLC, sondern direkt beim Gesellschafter.

Es gibt keine Mindesteinkommensgrenze für Form 1040-NR. Alle US-Quellen-Einkünfte müssen gemeldet werden, unabhängig von der Höhe. Schon ein einziger Dollar an Löhnen, Gehältern, Dividenden oder anderen US-Einkünften löst genaugenommen die Steuerpflicht aus, wenngleich ein USD das IRS jetzt nicht wirklich interessiert.

Was wird mit dem Formular erklärt?

Form 1040-NR erfasst alle Einkünfte aus den USA. Dazu gehören etwa:

• Mieteinnahmen aus US-Immobilien
• Dividenden, Zinsen, Lizenzgebühren aus US-Quellen
• Gewinne aus US-Geschäften oder selbstständiger Arbeit (z. B. über eine LLC)
• Einkünfte aus Partnerschaften oder Unternehmensbeteiligungen in den USA

Die Erklärung unterscheidet danei zwei grundsätzlich unterschiedliche Einkunftsarten, die auch völlig unterschiedlich besteuert werden:

FDAP-Einkünfte (Fixed, Determinable, Annual or Periodical)

FDAP-Einkünfte sind passive Einkünfte aus US-Quellen, die nicht mit einer aktiven Geschäftstätigkeit in den USA verbunden sind. Dazu zählen insbesondere Dividenden, Lizenzgebühren, Zinsen und ähnliche regelmäßige Zahlungen. Diese Einkünfte werden brutto, also ohne Abzug von Werbungs- oder sonstigen kosten, mit einer pauschalen Quellensteuer von 30 Prozent belegt - es sei denn, ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) sieht einen günstigeren Satz vor.

In diesem Fall ist keine weitere Steuererklärung in den USA erforderlich. Die 15% Quellensteuer gelten als abschließend und eine Form 1040-NR muss dann nicht abgegeben werden. Nur wenn versehentlich zu viel Quellensteuer einbehalten wurde - etwa weil die Form W-8BEN nicht eingereicht wurde - oder zusätzlich aktive Einkünfte (ECI) bestehen, kommt eine US-Steuererklärung mit der Form 1040-NR infrage – dann um zu viel gezahlte Steuer zurückzufordern.

Gleichzeitig ist der Anleger mit seinen US-Einkünften auch in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig. Die US-Dividenden müssen deshalb auch in der deutschen Einkommensteuererklärung angegeben werden. Die in den USA einbehaltene Quellensteuer kann dabei auf die deutsche Abgeltungsteuer angerechnet werden.

ECI-Einkünfte (Effectively Connected Income)

ECI-Einkünfte sind aktive Geschäftseinkünfte, die mit einer US-Tätigkeit oder einem US-Geschäftsbetrieb verbunden sind. Diese werden nach Abzug von Betriebsausgaben nach dem regulären progressiven US-Einkommensteuertarif besteuert (bis 37 Prozent).

Allerdings: Auch wenn die Einkünfte in den USA versteuert werden, bleibt der deutsche Wohnsitz bestehen und damit auch die unbeschränkte Steuerpflicht in Deutschland.

Die Folge: Der deutsche Unternehmer muss die US-Einkünfte auch in seiner deutschen Steuererklärung angeben, kann sich die bereits gezahlte US-Steuer aber nach dem DBA anrechnen lassen (Anrechnungsmethode nach § 34c EStG).

Abgabefristen und Einreichung

Die Abgabefrist beträgt 15. April des Folgejahres für Arbeitnehmer oder selbstständig Tätige mit ECI-Einkünften. Für alle anderen Non-Residents mit nur FDAP-Einkünften gilt der 15. Juni. Eine Verlängerung bis 15. Oktober ist über Form 4868 möglich, muss aber fristgerecht beantragt werden.

Die Einreichung erfolgt entweder online mit zertifizierter Software oder als Papierformular per Post. Viele gängige Tools wie TurboTax unterstützen Form 1040-NR jedoch nicht. Spezialisierte Anbieter wie Sprintax oder Glacier Tax Prep bieten entsprechende Funktionen an.

Wenn die Paper Form eingereicht wird, dann muss das ausgefüllte Formular per Post an das

Department of the Treasury  
Internal Revenue Service  
Austin, TX 73301-0215  
USA

geschickt werden.

Besonderheiten bei LLC-Beteiligung

Bei Beteiligung an einer US-LLC durch eine ausländische Person - egal ob alleiniger Gesellschafter oder Teil einer mehrgliedrigen Struktur - gilt wie bereits erwähnt das sogenannte Transparenzprinzip. Die LLC wird steuerlich nicht als eigenständiges Subjekt behandelt, sondern ihre Einkünfte werden direkt den Gesellschaftern zugerechnet. Die LLC selbst zahlt keine Steuern.

Ist der alleinige Gesellschafter ein non-resident - etwa ein in Deutschland ansässiger Unternehmer - gelten besondere Meldepflichten. In diesem Fall müssen neben Form 1040-NR zusätzlich auch Form 5472 und eine sogenannte pro forma Form 1120 eingereicht werden. Diese Formulare dienen der Offenlegung ausländischer Eigentümerschaft und der Geschäftstätigkeit der LLC gegenüber dem IRS.

Entscheidend für die US-Steuerpflicht ist, wo die Einkünfte der LLC entstehen. Wenn die LLC durch aktive Tätigkeiten mit US-Bezug – etwa Dienstleistungen für US-Kunden – Einnahmen erzielt, gelten diese als Effectively Connected Income (ECI). Solche Einkünfte müssen in den USA versteuert werden, auch wenn der Gesellschafter außerhalb der USA lebt und die Leistungen aus dem Ausland erbringt.

Gleichzeitig ist er in Deutschland unbeschränkt steuerpflichtig und muss die Einkünfte dort ebenfalls angeben. Die in den USA gezahlte Steuer kann nach dem Doppelbesteuerungsabkommen auf die deutsche Einkommensteuer angerechnet werden.

Häufige Fehlerquellen bei From 1040-NR

Falsche Einordnung der Einkünfte: Nicht alle Einnahmen sind automatisch FDAP-Einkünfte. Selbst einfache Dienstleistungshonorare können als ECI gelten, wenn sie mit einer Geschäftstätigkeit in den USA verbunden sind. Die korrekte Zuordnung ist entscheidend für die Besteuerung.

Verspätete oder fehlende Abgabe: Wer Form 1040-NR nicht fristgerecht einreicht, riskiert Strafzahlungen – mindestens 435,- Dollar pro verspätetem Monat. Bei grobem Verschulden können die Strafen sogar bis zu 25 Prozent der geschuldeten Steuer betragen.

Fehlerhafte Anwendung von Doppelbesteuerungsabkommen: Viele übersehen, dass für DBA-Vergünstigungen bereits vor der ersten Zahlung Form W-8BEN eingereicht werden muss. Ohne korrekte Anwendung droht doppelte Besteuerung in Deutschland und den USA.

Fehlende ITIN oder SSN: Wer keine US-Steuernummer besitzt, muss diese über Form W-7 beantragen. Das Fehlen einer gültigen Nummer führt zu Verzögerungen oder Ablehnungen bei der Bearbeitung.

Selbst machen oder Steuerberater?

Selbst machbar: Bei geringen FDAP-Einkünften ohne DBA-Nutzung und ohne LLC-Beteiligung ist Form 1040-NR durchaus selbst ausfüllbar.

Instructions for Form 1040-NR (offizielle Ausfüllhilfe)

Diese IRS-Instructions zum Formular sind ausführlich und führen durch die wichtigsten Punkte. Auch die kostenlosen IRS-Publikationen 519 und 515 bieten Hilfestellung.

Nur mit guter Vorbereitung: Komplizierter wird es bei Einnahmen aus verschiedenen Quellen oder ECI-Einkünften. Hier ist eine gründliche Einarbeitung in die Materie erforderlich, um kostspielige Fehler zu vermeiden.

Besser mit Steuerberater: Bei LLC-Beteiligung, DBA-Anwendung, ITIN-Beantragung oder komplexen internationalen Sachverhalten ist professionelle Hilfe praktisch unverzichtbar. Gerade deutsche Unternehmer mit US-LLCs sollten steuerliche Beratung in Anspruch nehmen, da hier schnell Doppelbesteuerung oder Strafzahlungen drohen.

Als Anlaufstellen kommen Enrolled Agents oder CPAs in Frage, die sich auf internationale Steuerfälle spezialisiert haben. Die Kosten variieren zwischen 500,- und 2.000,- Dollar je nach Komplexität. Deutsche Steuerberater mit US-Qualifikation können ebenfalls helfen und kennen meist die deutschen Steuergesetze besser.

Zum Vertiefen: https://www.irs.gov/forms-pubs/about-form-1040-nr