Die meisten US-Bundesstaaten schreiben für Corporations die Einreichung eines – in der Regel jährlichen – Annual Reports vor, mit dem die beim jeweiligen Register hinterlegten Angaben bestätigt bzw. im Zuge dessen aktualisiert werden sollen. Es soll damit sichergestellt werden, dass die Datensätze im jeweiligen Firmenregister auf Dauer nicht veralten.

Ein Annual Report enthält je nach Staat die folgenden Angaben, wobei einige Staaten mehr, andere weniger Angaben verlangen:

• Firmennamen und Rechtsform
• Name und Adresse des Registered Agents
• Büro- und Zustellanschrift
• Namen und Anschriften der aktuellen Officers (President, Secretary, etc.)
• Geschäftszweck der Gesellschaft
• Employer Identification Number (EIN), falls vorhanden

Der Hauptzweck des Annual Reports ist also – neben dem Eintreiben von Gebühren dafür – dem Register mitzuteilen, dass die Firma noch existiert und sicherzustellen, dass alle Angaben noch up-to-date sind bzw. aktualisiert wurden.

Ein Annual Report in diesem Kontext ist nicht zu verwechseln mit einem Jahresabschluss oder irgendeiner anderen Form von finanzieller Berichterstattung. Es handelt sich bei einem Annual Report also in keiner Weite um einen Financial Report, denn im Gegensatz zu den EU-Ländern müssen die Jahresabschlüsse von Gesellschaften generell nicht veröffentlicht werden. 

Abgabefristen variieren

Trickreich ist, dass die Abgabetermine für den Annual Report von Staat zu Staat variieren. Während in Staaten wie Delaware feste Termine dafür vorgeschrieben sind, völlig unabhängig vom Gründungsdatum der Gesellschaft, machen andere Staaten wie etwa New York den Abgabetermin am Gründungsmonat fest.  In New York speziell genügt die Abgabe eines Annual Reports alle zwei Jahre und der sich deshalb Biennial Statement nennt, was aber eher seltener anzutreffen ist.

Ebenso wie die Abgabetermine variieren, so unterschiedlich sind auch die Gebühren, die für einen Annual Report verlangt werden, die von $9 bis $300  reichen können.

Verspätete Abgabe für zu Bußgeld, dann zur Löschung

Keinen Annual Report einzureichen, um damit Geld zu sparen, ist allerdings keine besonders gute Idee, denn während andere Vorschriften und Pflichten von den Behörden weniger streng beäugt werden, führt die verspätete Abgabe des Annual Reports in jedem Fall zunächst zu einem Bußgeld, was z.B. in Florida immerhin satte $400 beträgt. Wird überhaupt kein Annual Report eingereicht – oder auch das Bußgeld nicht bezahlt – dann wird die Gesellschaft von Amts wegen wieder gelöscht, womit sich dann auch das Bußgeld erledigt hat.

LLCs hingegen sind in einigen Staaten von der Pflicht zur Abgabe eines Annual Reports ausgenommen und müssen keinen Annual Report einreichen.