Jede Corporation und LLC braucht einen Registered Agent – eine Person oder Firma mit physischer Adresse im Gründungsstaat, die amtliche Post entgegennimmt. Fehlt dieser so kann eine US-Gesellschaft gar nicht erst gegründet werden.

Der Registered Agent – in manchen Bundesstaaten auch Resident Agent oder Statutory Agent genannt – ist keine Officer-Position im klassischen Sinne. Er erfüllt eine rein administrative, aber gesetzlich vorgeschriebene Funktion. Jede Corporation und LLC muss bei der Gründung einen Registered Agent benennen und diese Information bei der zuständigen Behörde des Bundesstaates hinterlegen..

Funktion und rechtliche Anforderungen

Die Hauptaufgabe des Registered Agent besteht darin, offizielle Dokumente und Zustellungen im Namen der Gesellschaft entgegenzunehmen. Dazu gehören:

• Behördliche Schreiben von staatlichen Stellen wie dem Secretary of State oder Finanzämtern
• Gerichtliche Zustellungen wie Klagen, Vorladungen oder andere rechtliche Dokumente
• Offizielle Benachrichtigungen über fällige Jahresberichte, Gebühren oder Compliance-Anforderungen
• Steuerliche Mitteilungen

Der Registered Agent muss während der üblichen Geschäftszeiten – typischerweise Montag bis Freitag zwischen 9 und 17 Uhr – an der hinterlegten Adresse erreichbar sein. Diese Adresse muss eine physische Straßenadresse im Gründungsstaat sein, keine Postfachadresse. Das ist deshalb relevant, weil Gerichtsvollzieher oder andere Amtspersonen Dokumente persönlich zustellen können müssen und dafür eine reale Adresse benötigen.

Die Anforderungen im Detail unterscheiden sich von Bundesstaat zu Bundesstaat. Manche Staaten verlangen, dass der Registered Agent eine natürliche Person sein muss, die im Staat wohnhaft ist. Andere erlauben auch Unternehmen, die im Staat als Registered Agent registriert sind und dort eine Geschäftsadresse unterhalten. Florida etwa akzeptiert sowohl natürliche Personen als auch juristische Personen als Registered Agent, sofern diese im Staat ansässig sind.

Wer kann Registered Agent sein?

Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten:

Der Gesellschafter oder ein Officer selbst: Wer eine LLC oder Corporation gründet und selbst im Gründungsstaat wohnt oder dort ein Büro hat, kann die Funktion des Registered Agent selbst übernehmen. Das spart zunächst Kosten.

Allerdings hat diese Lösung mehrere Nachteile: Die hinterlegte Adresse wird Teil der öffentlichen Register und kann von jedermann eingesehen werden. Wer Wert auf Privatsphäre legt, möchte seine Privatadresse möglicherweise nicht öffentlich machen. Zudem muss man tatsächlich während der Geschäftszeiten erreichbar sein. Wer viel reist oder seinen Wohnsitz wechselt, muss die Adresse des Registered Agent jedes Mal aktualisieren, was mit Gebühren und Aufwand verbunden ist.

Ein Freund, Verwandter oder Geschäftspartner: Manche Gründer nutzen die Adresse eines Freundes oder Geschäftspartners im Gründungsstaat. Das funktioniert, solange diese Person tatsächlich Post entgegennehmen kann und bereit ist, diese weiterzuleiten. Problematisch wird es, wenn die Beziehung sich verschlechtert oder die Person umzieht oder schlicht vergisst, wichtige Dokumente weiterzuleiten.

Professioneller Registered Agent Service: Die meisten Gesellschaften – speziell solche, deren Eigentümer nicht im Gründungsstaat ansässig sind – beauftragen einen professionellen Registered Agent Service.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Der Service ist während der Geschäftszeiten garantiert erreichbar, wichtige Dokumente gehen nicht verloren, und eingescannte Dokumente werden umgehend digital weitergeleitet. Die Adresse des Dienstleisters erscheint in den öffentlichen Registern, nicht die private Adresse des Eigentümers. Und bei einem Umzug muss man nicht die Registered Agent Adresse ändern, was administrative Arbeit spart.

Registered Agent Service für Gesellschaften mit ausländischen Eigentümern

Für Gründer aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz, die eine US-Gesellschaft betreiben, ist ein professioneller Registered Agent Service praktisch unverzichtbar. Wer nicht dauerhaft in den USA lebt, kann die Funktion nicht selbst übernehmen, da die physische Präsenz im Gründungsstaat gefordert ist.

Wir übernehmen als Teil unseres Leistungspakets die Funktion des Registered Agent für alle bei uns gegründeten Gesellschaften. Der Service kostet 199 Euro pro Jahr und umfasst:

• Entgegennahme aller behördlichen und gerichtlichen Dokumente
• Sofortiges Scannen und digitale Weiterleitung per E-Mail
• Garantierte Erreichbarkeit während der Geschäftszeiten
• Unsere Geschäftsadresse in den öffentlichen Registern statt Ihrer Privatadresse

Der Service stellt sicher, dass keine wichtigen Fristen verpasst werden und behördliche Schreiben nicht verloren gehen.

Konsequenzen bei fehlendem Registered Agent

Fehlt ein Registered Agent oder ist dieser unter der hinterlegten Adresse nicht erreichbar, schicken die Behörden typischerweise zunächst eine Mahnung. Bleibt diese unbeantwortet, folgt die Androhung der zwangsweisen Auflösung (Involuntary Dissolution oder Administrative Dissolution).

Wird die Gesellschaft aufgelöst, verliert sie ihre Rechtsfähigkeit und kann keine Geschäfte mehr tätigen. Verträge können nicht mehr durchgesetzt werden, Bankkonten werden eingefroren, und der Haftungsschutz für die Eigentümer entfällt. Eine Reaktivierung ist zwar in vielen Bundesstaaten möglich, ist aber mit erheblichem Aufwand und Kosten verbunden.

Was der Registered Agent nicht leistet

Der Registered Agent nimmt lediglich Dokumente entgegen und leitet diese weiter. Er leistet keine inhaltliche Beratung und trifft keine Entscheidungen im Namen der Gesellschaft. Die Verantwortung für die Reaktion auf behördliche Schreiben oder Gerichtsdokumente liegt allein bei der Gesellschaft.

Wer ein Schreiben vom IRS oder eine Klage erhält, sollte umgehend einen Anwalt oder Steuerberater konsultieren, statt das Dokument zu ignorieren. Der Registered Agent kann hier keine Rechtsberatung leisten – seine Funktion beschränkt sich auf die Entgegennahme und Weiterleitung.

Praktische Hinweise

Wichtig ist, dass die eigene Kontaktadresse beim Registered Agent aktuell gehalten wird. Ändert sich die E-Mail-Adresse oder Postanschrift, muss das dem Registered Agent mitgeteilt werden. Andernfalls können wichtige Dokumente nicht weitergeleitet werden, was im schlimmsten Fall dazu führt, dass Fristen verstreichen oder behördliche Anforderungen nicht erfüllt werden.

Bei unseren Kunden stellen wir sicher, dass alle eingehenden Dokumente innerhalb von 24 Stunden eingescannt und per E-Mail weitergeleitet werden. Über das Online-Portal haben Kunden jederzeit Zugriff auf alle eingegangenen Dokumente und können diese bei Bedarf herunterladen.

Zusammengefasst ist der Registered Agent eine der wenigen zwingend notwendigen Positionen, die jede US-Gesellschaft haben muss. Die Funktion mag auf den ersten Blick banal erscheinen, ist aber für die rechtliche Handlungsfähigkeit der Gesellschaft essentiell.