Im amerikanischen Steuersystem gibt es eine Zweiteilung zwischen der Bundesebene und der Ebene der einzelnen Bundesstaaten. Während das IRS die Bundessteuern verwaltet, kümmern sich die State Departments of Revenue um die Steuern auf Ebene der einzelnen Bundesstaaten.

Abgrenzung zum IRS

Diese staatlichen Steuerbehörden agieren praktisch als zweites Finanzamt, das völlig unabhängig vom IRS seine eigenen Steuererklärungen, Fristen und Verfahren hat. Ein Unternehmen in den USA hat es daher nicht mit einer einheitlichen Steuerbehörde zu tun, sondern potenziell immer mit dem IRS auf Bundesebene und den Steuerbehörden aller Bundesstaaten, in denen es tätig.

Einkünfte können deshalb sowohl auf Bundes- als auch auf Staatsebene besteuert werden, ohne dass automatisch eine Anrechnung erfolgt. Hinzu kommt, dass jeder Bundesstaat über ein eigenständiges Steuerrecht mit eigenen Verfahrensregeln, Verjährungsfristen, Rechtsmitteln und Definitionen steuerpflichtiger Sachverhalte verfügt, die erheblich zwischen den Staaten variieren können.

Bezeichnungen nach Bundesstaaten

Jeder US-Bundesstaat hat seiner Steuerbehörde einen anderen Namen gegeben, was viele dann auch getan haben:

Bemerkenswert ist Kalifornien mit seiner Doppelstruktur: Das Franchise Tax Board verwaltet Einkommens- und Körperschaftsteuer, während das Department of Tax and Fee Administration für Umsatzsteuer und andere Abgaben zuständig ist. Texas hebt sich mit der Bezeichnung "Comptroller of Public Accounts" ab, die die zusätzlichen Funktionen als staatlicher Kassenwart und Finanzverwalter widerspiegelt. Utah verwendet den Begriff "State Tax Commission", der an die frühere Organisation als Kommission erinnert, während Delaware die Steuerverwaltung als Unterabteilung ("Division") des Finanzministeriums organisiert.

Strukturell handelt es sich meist um eigenständige Verwaltungseinheiten, die direkt dem Gouverneur unterstellt sind. Der Leiter trägt je nach Staat Titel wie "Director", "Commissioner" oder "Secretary". Die Behörden sind in der Regel in verschiedene Abteilungen untergliedert, etwa für Einkommensteuer, Verkaufssteuer, Unternehmensbesteuerung und Vollstreckung.

Aufgaben und Zuständigkeiten

Trotz unterschiedlicher Namen haben alle Behörden dieselbe Kernaufgabe: Sie erheben die staatlichen Steuern. Doch die Unterschiede in der Höhe der Steuern sind teils dramatisch.

• Einkommensteuer: 41 Bundesstaaten kassieren bei der Einkommensteuer mit. Kalifornien greift den Steuerzahlern dabei besonders tief in die Tasche: Bis zu 13,3 Prozent können fällig werden. Pennsylvania hingegen begnügt sich mit schlanken 3 Prozent. Noch günstiger: Florida, Texas und Washington verzichten komplett auf die Einkommensteuer. Für Unternehmer bedeutet das: Ein Tech-Startup in Austin zahlt null Prozent staatliche Einkommensteuer, die gleiche Firma in San Francisco über 13 Prozent.
• Die Verkaufssteuer (Sales Tax) wird in 45 Bundesstaaten erhoben und variiert zwischen 2,9 Prozent in Colorado und 7,25 Prozent in Kalifornien. Hinzu kommen oft lokale Zuschläge, die die effektive Belastung noch weiter erhöhen können.
• Unternehmenssteuer (Corporate Tax): Die Körperschaftsteuer variiert zwischen 3 und 12 Prozent, doch die eigentliche Herausforderung liegt in den unterschiedlichen Berechnungsmethoden. Nevada geht einen besonderen Weg: Statt des Gewinns wird der Bruttoertrag besteuert – unabhängig davon, ob das Unternehmen profitabel arbeitet.

Darüber hinaus verwalten diese Behörden oft spezialisierte Steuern wie Erbschaftssteuer, Grunderwerbssteuer oder branchenspezifische Abgaben etwa auf Tabak, Alkohol oder Kraftstoffe.

Bedeutung für US-Gesellschaften

Registrierung und Nexus: Eine Registrierung bei der jeweiligen staatlichen Steuerbehörde ist nur erforderlich, wenn eine hinreichende Geschäftsverbindung (Nexus) zu dem jeweiligen Bundesstaat besteht. Dies gilt auch für den Gründungsstaat - die reine Gesellschaftsgründung allein begründet noch keine Steuerpflicht. Jede Behörde definiert ihre Nexus-Schwellenwerte dabei eigenständig, die bereits durch minimale Geschäftstätigkeit ausgelöst werden können - auch bei ausländischen Gesellschaftern ohne physische Betriebsstätte in den USA.

Entscheidend ist allein die Geschäftstätigkeit im jeweiligen Bundesstaat, nicht der Sitz oder die Nationalität der Gesellschafter. Bei erforderlicher Registrierung erhält die Gesellschaft eine State Tax ID, die völlig unabhängig von der bundesweiten EIN (Employer Identification Number) ist.

Meldepflichten: Ist eine Registrierung erfolgt, beginnen die laufenden Steuererklärungen. Diese unterscheiden sich nicht nur zwischen den Staaten, sondern oft auch zwischen verschiedenen Steuerarten innerhalb eines Staates. Während manche Staaten monatliche Umsatzsteuermeldungen verlangen, genügen anderen vierteljährliche oder jährliche Meldungen.

Vollstreckungsmaßnahmen und Sanktionen

Die State Departments of Revenue verfügen über weitreichende Vollstreckungsbefugnisse, die denen des IRS ähneln, jedoch oft schneller und direkter angewendet werden können. Typische Maßnahmen umfassen:

• Kontenpfändungen: Bankkonten können oft ohne vorherige gerichtliche Anordnung gepfändet werden, sobald eine Steuerschuld feststeht und Zahlungsfristen verstrichen sind.
• Unternehmensliquidation: In extremen Fällen können die Behörden die Auflösung einer Gesellschaft veranlassen oder deren Geschäftstätigkeit untersagen.
• Tax Liens: Steuerliche Grundschulden können auf Vermögenswerte eingetragen werden, was deren Veräußerung erheblich erschwert.

Die Sanktionen für verspätete oder unterlassene Steuererklärungen variieren erheblich zwischen den Bundesstaaten. Kalifornien beispielsweise erhebt 25 Prozent der gesamten Steuerschuld als Säumnisstrafe, während Texas gestaffelte Strafen von 5 Prozent (1-30 Tage zu spät) bis 20 Prozent (nach Mahnung) anwendet. Hinzu kommen Zinsen, die oft deutlich über marktüblichen Sätzen liegen.

Besonderheiten für ausländische Unternehmer

Für nicht in den USA ansässige Personen ergeben sich spezielle Herausforderungen im Umgang mit den staatlichen Steuerbehörden. Während die Bundessteuerbehörde IRS internationale Sachverhalte gewohnt ist, sind die staatlichen Behörden oft weniger versiert im Umgang mit ausländischen Steuerpflichtigen.

• Doppelbesteuerungsabkommen: Diese bestehen auf Bundesebene. Staatliche Steuern sind davon nicht erfasst, weshalb hier eine faktische Doppelbelastung entstehen kann. So kann ein deutscher Unternehmer zunächst sowohl kalifornische Körperschaftsteuer als auch deutsche Körperschaft- und Gewerbesteuer zahlen müssen. Zwar kann er die US-Steuer teilweise anrechnen lassen, aber die Verfahren sind komplex und oft bleibt eine Mehrbelastung.
• Withholding Tax: Viele Staaten erheben eine Quellensteuer auf Zahlungen an ausländische Gesellschafter, deren Sätze und Modalitäten sich erheblich unterscheiden.
• Dokumentationsanforderungen: Die Nachweispflichten für steuerliche Sachverhalte sind oft umfangreicher als auf Bundesebene und können für ausländische Unternehmer schwer zu erfüllen sein.