Form 966 ist ein Formular des Internal Revenue Service (IRS), mit dem Corporations ihre Auflösung oder Liquidation beim IRS melden müssen. Es handelt sich um eine obligatorische Meldung, die innerhalb von 30 Tagen nach dem Auflösungsbeschluss eingereicht werden muss. Der Stichtag ist das Datum des Auflösungsbeschlusses durch die Shareholder und das Board of Directors, nicht das Datum der Einreichung der Articles of Dissolution beim Secretary of State oder das Datum des Certificate of Dissolution.

Form 966 dient dazu, den IRS über die geplante oder begonnene Liquidation zu informieren und wichtige Eckdaten zum Liquidationsplan mitzuteilen.

Rechtliche Grundlage und Zweck

Die Pflicht zur Einreichung von Form 966 ergibt sich aus Section 6043(a) des Internal Revenue Code. Dieser verlangt, dass Corporations innerhalb von 30 Tagen nach dem Beschluss zur Auflösung oder dem Beginn der Liquidation den IRS informieren. Der Zweck ist, dem IRS frühzeitig Kenntnis von der Auflösung zu geben, damit die Steuerbehörde die Besteuerung der Liquidation überwachen und die finalen Steuererklärungen entsprechend bearbeiten kann.

Form 966 ist selbst keine Steuererklärung, sondern nur eine Informationsmitteilung. Es werden damit keine Steuern berechnet. Das Formular dient ausschließlich der Benachrichtigung des IRS über die Tatsache und die grundlegenden Parameter der Liquidation.

Wer muss Form 966 einreichen?

Form 966 muss von Corporations eingereicht werden, die sich auflösen oder liquidieren. Das betrifft sowohl C-Corporations als auch S-Corporations. Die Einreichungspflicht besteht unabhängig davon, ob die Corporation noch operativ tätig ist oder bereits inaktiv war.

LLCs müssen Form 966 in der Regel nicht einreichen. LLCs, die als Partnership oder Disregarded Entity besteuert werden, haben keine Einreichungspflicht für Form 966. Nur LLCs, die sich für die Besteuerung als Corporation entschieden haben (durch Filing von Form 8832), müssen Form 966 einreichen, da sie steuerlich wie Corporations behandelt werden.

Die Unterscheidung ist wichtig: Das Formular heißt zwar „Corporate Dissolution or Liquidation“, betrifft aber nur Entities, die steuerlich als Corporation behandelt werden. Für LLCs, die als Partnership besteuert werden, gibt es keine vergleichbare Meldepflicht beim IRS. Es wird hier einfach eine letzte Steuererklärung eingereicht - der „final“ Partnership Return (Form 1065).

Inhalt und erforderliche Angaben

Form 966 ist ein kurzes, zweiseitiges Formular. Es verlangt folgende Informationen:

Teil I – General Information:

• Name und Adresse der Corporation
• Employer Identification Number (EIN)
• Datum und Ort der Gründung (Date and place of incorporation)
• Datum des Auflösungsbeschlusses durch Shareholders
• Datum des Auflösungsbeschlusses durch Board of Directors
• Art der Liquidation (Complete liquidation, Partial liquidation, oder andere)

Teil II – Information Regarding Adoption of Plan:

• Details zum Liquidationsplan
• Ob die Corporation Tochtergesellschaften hat und wie mit diesen verfahren wird
• Ob die Liquidation nach Section 332 (Parent-Subsidiary Liquidation) oder Section 331 (General Liquidation) erfolgt

Schedule – Details zum Liquidationsplan:

• Beschreibung, wie die Vermögenswerte verteilt werden
• Zeitplan der Liquidation
• Namen und Adressen der Shareholders, die Vermögen erhalten
• Art und Wert der Vermögenswerte, die verteilt werden

Die Angaben müssen nicht bis ins letzte Detail ausgearbeitet sein. Es genügt eine vernünftige Beschreibung des geplanten Vorgehens. Wenn sich der Liquidationsplan später ändert, muss kein amended Form 966 eingereicht werden – die Angaben dienen nur der initialen Information des IRS.

Einreichung und Ablauf

Form 966 kann auf zwei Wegen eingereicht werden:

Per Post: Das ausgefüllte und unterschriebene Formular wird an die zuständige IRS-Adresse geschickt. Die Adresse hängt vom Sitz der Corporation ab und ist in den Instructions zu Form 966 angegeben.

Elektronisch: Manche Tax-Software-Programme erlauben die elektronische Einreichung von Form 966. Das ist aber nicht so verbreitet wie bei Steuererklärungen, da Form 966 nur selten eingereicht wird.

Das Formular muss von einem Officer der Corporation unterschrieben werden – typischerweise vom President, Vice President, Treasurer oder einem anderen autorisierten Officer. Eine einfache Unterschrift genügt, notarielle Beglaubigung ist nicht erforderlich.

Nach Einreichung bestätigt der IRS die Annahme nicht aktiv. Es erfolgt keine Rückmeldung, solange das Formular vollständig und korrekt ausgefüllt ist. Der IRS vermerkt in seinen Unterlagen, dass die Corporation in Liquidation ist, und erwartet dann die finale Tax Return.

Konsequenzen bei Nichteinreichung

Die Nichteinreichung von Form 966 oder eine verspätete Einreichung kann zu Strafen führen. Die Strafe beträgt für jede verspätete Einreichung bis zu 50 Dollar pro Monat (oder Teil eines Monats), maximal jedoch 500 Dollar. Das klingt überschaubar, kann sich aber bei mehrmonatiger Verspätung summieren.

Wichtiger als die Geldstrafe ist, dass die Verjährungsfristen für die Besteuerung der Liquidation nicht zu laufen beginnen, wenn Form 966 nicht eingereicht wurde. Der IRS hat dann theoretisch unbegrenzt Zeit, die Besteuerung der Liquidation zu prüfen und Nachforderungen zu stellen. Mit rechtzeitiger Einreichung von Form 966 und der finalen Tax Return beginnen die normalen Verjährungsfristen zu laufen – typischerweise drei Jahre.

Verhältnis zur finalen Steuererklärung

Form 966 und die finale Steuererklärung (Form 1120 oder 1120-S) sind zwei separate Dokumente mit unterschiedlichen Zwecken und Fristen:

Form 966:

• Meldung innerhalb von 30 Tagen nach Auflösungsbeschluss
• Informiert den IRS über die geplante Liquidation
• Enthält keine steuerlichen Berechnungen

Finale Steuererklärung:

• Wird nach Abschluss des Steuerjahres bzw. der Liquidation eingereicht
• Berechnet die tatsächlichen Steuern für das finale Jahr oder die Liquidationsperiode
• Muss als „Final“ gekennzeichnet werden (dafür gibt es eine Checkbox auf Form 1120)

Die zeitliche Abfolge ist also: Erst wird die Auflösung beschlossen, dann wird innerhalb von 30 Tagen Form 966 eingereicht, dann läuft die Liquidation, und schließlich wird nach deren Abschluss die finale Steuererklärung eingereicht.