Wer als Ausländer eine US-Firma besitzt, stolpert früher oder später über Form 5472 - ein Formular, das dem IRS minutiös offenlegt, wer mit wem Geschäfte macht.

Die Form 5472 ist eine Selbstauskunft, die zusammen mit der jährlichen Steuererklärung von US-Unternehmen ausgefüllt werden muss, die zu mindestens 25 Prozent von ausländischen Personen oder Unternehmen kontrolliert werden. Darüber hinaus müssen auch ausländische Unternehmen, die in den USA eine Geschäftstätigkeit ausüben, dieses Formular einreichen.

Der vollständige Name lautet „Information Return of a 25% Foreign-Owned U.S. Corporation or a Foreign Corporation Engaged in a U.S. Trade or Business" -zu Deutsch: “Informationsmeldung einer zu mindestens 25% ausländisch kontrollierten US-Gesellschaft oder einer ausländischen Gesellschaft mit US-Geschäftstätigkeit”.

Historischer Hintergrund und Einführung

Form 5472 gibt es schon seit Jahrzehnten. Sie basiert auf Section 6038A des Internal Revenue Code, eingeführt durch den Tax Equity and Fiscal Responsibility Act (TEFRA) von 1982. Die Regeln gelten für Steuerjahre, die nach dem 31. Dezember 1982 beginnen.

Ursprünglich waren foreign-owned disregarded entities - etwa Single-Member-LLCs im Besitz ausländischer Personen - von der Meldepflicht ausgenommen. Das änderte sich 2017 radikal: Mit den Regulierungen zu Section 6038A vom 13. Dezember 2016 holte der Gesetzgeber auch diese Gesellschaften mit ins Boot. Seitdem gilt: Wer eine Single-Member-LLC in ausländischem Besitz betreibt, kommt an Form 5472 nicht mehr vorbei - auch wenn nur minimale Beträge fließen.

Denn: Der US-Kongress hatte irgendwann die Nase voll davon, dass ausländische Firmen und Investoren sich mit steuerlichen Infos bedeckt hielten. Also hat man die Regeln verschärft - damit keine Gewinne mehr verschwinden und Steuertricks von ausländischer Seite möglichst schnell gestoppt werden.

Heute nutzt das IRS Form 5472, um Geschäftstransaktionen zwischen US-Unternehmen und ausländischen Anteilseignern oder verbundenen Unternehmen transparent zu machen - und so sicherzustellen, dass alle steuerpflichtigen Einkünfte korrekt erfasst werden.

Wer muss Form 5472 einreichen

Das Formular betrifft drei verschiedene Unternehmenstypen.

• US‑Kapitalgesellschaften, bei denen mindestens 25 % direkt oder indirekt von ausländischen Personen oder Unternehmen gehalten werden, sofern berichtspflichtige Transaktionen stattgefunden haben.
• Ausländisch‑gehaltene US‑Disregarded Entities. Das sind US-Gesellschaften, die steuerlich so behandelt werden, als gäbe es sie gar nicht. Typisches Beispiel: eine Single-Member-LLC, die zu 100 % einer ausländischen Person gehört. Die Gewinne oder Verluste dieser LLC tauchen direkt bei ihrem Eigentümer auf, nicht separat in den USA. Trotzdem verlangt das IRS für solche Gesellschaften in ausländischem Besitz die Form 5472 - auch wenn gar keine US-Steuern bezahl werden müssten. Auch wenn diese Gesellschaften keine separate US-Einkommensteuererklärung abgeben müssen, besteht für ausländisch gehaltene DEs die Pflicht, Form 5472 abzugeben, sobald sie berichtspflichtige Transaktionen mit nahestehenden Parteien haben.
• Ausländische Gesellschaften, die in den USA tätig sind (z. B. mit einer Betriebsstätte) und entsprechende Transaktionen mit nahestehenden Parteien haben.

Für deutsche Unternehmer ist Form 5472 relevant, wenn man eine US-Corporation gründet oder Anteile an einem bestehenden US-Unternehmen erwirbt. Auch digitale Nomaden, die über eine US-LLC ihre Geschäfte abwickeln, kommen oft nicht um dieses Formular herum.

Die Realität ist dabei oft brutal: Wer in den USA eine Gesellschaft hat und damit auch nur einen einzigen Cent mit verbundenen ausländischen Parteien bewegt, ist schneller in der Meldepflicht, als ihm lieb ist. Selbst wenn nur geringe Geldbeträge in das US-Unternehmen eingezahlt werden, kann bereits eine Meldepflicht entstehen.

Ausländische Anteilseigner (Teil II des Formulars)

In Part II der Form 5472 müssen alle ausländischen Personen oder Unternehmen aufgeführt werden, die direkt oder indirekt mindestens 25 Prozent der Anteile am US-Unternehmen halten. Dabei unterscheidet das Formular zwischen direkten (direct 25% foreign shareholder) und ultimativ indirekten Anteilseignern (ultimate indirect 25% foreign shareholder). "Ultimate" bedeutet in diesem Kontext "letztendlich" oder "endgültig" - es geht darum, wer am Ende der Beteiligungskette steht.

Direkte 25-Prozent-Anteilseigner sind solche, die ihre Beteiligung unmittelbar am US-Unternehmen halten. Ultimativ indirekte Anteilseigner hingegen sind natürliche Personen oder Unternehmen, die durch eine Kette von Beteiligungen letztendlich mindestens 25 Prozent kontrollieren. Hält beispielsweise eine deutsche GmbH 100 Prozent an einer niederländischen Holding, die wiederum 30 Prozent an einer US-Corporation besitzt, so ist die deutsche GmbH ein ultimativ indirekter 30-Prozent-Anteilseigner. Gemeldet werden müssen aber auch die Anteilseigner der GmbH als ultimate shareholders, wenn deren durchgerechnete Beteiligung an der US-Corporation mehr als 25 Prozent beträgt.

Für jeden Anteilseigner müssen umfassende Informationen angegeben werden:

• Name und Adresse
• US-Steueridentifikationsnummer (falls vorhanden)
• Selbst vergebene Referenz-ID-Nummer
• Ausländische Steueridentifikationsnummer
• Hauptgeschäftsland
• Staatsangehörigkeit oder Gründungsland
• Länder der steuerlichen Ansässigkeit

Da ausländische Anteilseigner oft keine US-Steueridentifikationsnummer besitzen, muss das meldende US-Unternehmen für jeden ausländischen Anteilseigner eine eindeutige alphanumerische Kennung selbst erstellen und vergeben. Diese darf maximal 50 Zeichen lang sein und muss Jahr für Jahr konstant verwendet werden und dient der IRS zur Nachverfolgung der Anteilseignerstruktur. Die detaillierten Regeln für die Vergabe und Verwendung dieser Nummern finden sich in den Instructions for Form 5472, dem offiziellen Ausfüllhandbuch der IRS, das unter www.irs.gov/instructions/i5472 abrufbar ist.

Verbundene Parteien & Transaktionen (Teil III des Formulars) – hier lauert die größte Falle

Wer Part II ausgefüllt hat, könnte meinen: „Okay, alle großen Anteilseigner sind erfasst – fertig.“ Falsch gedacht. In Teil III will das IRS nicht nur wissen, wer beteiligt ist, sondern auch, mit wem das Unternehmen Geschäfte macht – und hier wird es schnell haarig.

Denn unter „related parties“ (verbundene Parteien) versteht das IRS nicht nur offensichtliche Verbindungen wie Mutter- oder Tochtergesellschaften. Die Definition ist absichtlich extrem weit gefasst und kann auch Personen oder Unternehmen erfassen, an die man im ersten Moment gar nicht denkt.

Das Ziel ist klar: Kein Geschäft soll „unter dem Radar“ laufen, nur weil es über Umwege oder Familienmitglieder abgewickelt wird. Das IRS will jede Transaktion erfassen, bei der es theoretisch zu Interessenkonflikten oder Steuervermeidung kommen könnte.

Was zählt als „verbunden“?

• Beteiligung ab 25 % - direkt oder indirekt, egal ob nach Stimmrechten oder Anteilswert.
• Familienbeziehungen - Ehepartner, Kinder, Eltern oder Geschwister, wenn sie selbst Anteile halten oder mit der US-Gesellschaft Geschäfte machen.
• Gemeinsame Kontrolle - auch ohne direkte Beteiligung, wenn mehrere Parteien zusammen Entscheidungen beeinflussen können.
• Trust-Beziehungen - Treuhänder oder Begünstigte, die mit der US-Gesellschaft in Transaktionen stehen.
• Faktische Kontrolle - wirtschaftliche Abhängigkeit oder Weisungsbefugnis zählt ebenfalls.

Damit ist klar: Teil III ist die heimliche Stolperfalle von Form 5472. Wer hier zu oberflächlich arbeitet oder nur „offensichtliche“ Transaktionen meldet, spielt mit hohem finanziellen Risiko.

Meldepflichtige Geschäftsvorgänge (Teil IV) – auch hier rutscht man schneller aus, als man denkt

In Teil IV will das IRS eine komplette Liste aller Transaktionen sehen, die zwischen dem meldepflichtigen US-Unternehmen und ausländischen Anteilseignern oder anderen verbundenen Unternehmen stattgefunden haben.

Der Transaktionsbegriff ist dabei absichtlich extrem breit definiert. Grundsätzlich müssen alle Transaktionen erfasst werden, unabhängig von ihrer Höhe und auch nicht-monetäre Transaktionen - also solche ohne Geldfluss - müssen erfasst werden.

Beispiele für meldepflichtige Vorgänge in Geldform:

• Käufe und Verkäufe von Waren oder Dienstleistungen
• Zinszahlungen und Darlehen (egal in welcher Höhe)
• Kapitaleinlagen durch ausländische Gesellschafter
• Ausschüttungen und Gewinnverteilungen
• Mieten, Pachten oder Leasingverträge
• Lizenzgebühren und Tantiemen
• Versicherungsprämien und Garantiegebühren
• Beratungs- und Managementleistungen

Beispiele für meldepflichtige Vorgänge ohne Geldfluss:

• Übertrag von Vermögensgegenständen ohne Bezahlung
• Einbringung der Gesellschaftsanteile als Sacheinlage bei Gründung
• Überlassung von Patenten, Marken oder Know-how ohne Vergütung
• Bereitstellung von Maschinen, Immobilien oder Fahrzeugen ohne marktübliches Entgelt
• Unbezahlte Dienstleistungen oder Tauschgeschäfte

Besonders tückisch: Schon die Einzahlung von Startkapital durch einen ausländischen Gesellschafter – also etwas, das viele für völlig selbstverständlich halten – gilt als meldepflichtige Transaktion.

Beispiel: Wann Familienmitglieder in Teil III auftauchen müssen

Aufbau und Struktur von Form 5472

Form 5472 gliedert sich in neun Hauptteile, die systematisch alle relevanten Informationen über das meldepflichtige Unternehmen und seine Geschäftsbeziehungen erfassen.

Teil I - Reporting Corporation: Hier werden die Grunddaten des meldepflichtigen US-Unternehmens erfasst. Dazu gehören Name, Adresse, Steueridentifikationsnummer, Bilanzsumme, Hauptgeschäftstätigkeit und der Gesamtwert aller gemeldeten Transaktionen. Zusätzlich sind Angaben zum Gründungsland, Gründungsdatum und den Ländern der steuerlichen Ansässigkeit erforderlich.

Teil II - 25% Foreign Shareholder: Dieser Abschnitt dokumentiert alle ausländischen Anteilseigner, die direkt oder indirekt mindestens 25 Prozent der Anteile halten. Für jeden Anteilseigner müssen Name, Adresse, Steueridentifikationsnummern, Staatsangehörigkeit und Geschäftstätigkeit angegeben werden.

Teil III - Related Party: Hier werden alle verbundenen Unternehmen aufgeführt, mit denen meldepflichtige Transaktionen stattgefunden haben. Entscheidend ist die Unterscheidung zwischen ausländischen und US-amerikanischen verbundenen Unternehmen, da sich daraus unterschiedliche Meldepflichten ableiten.

Teil IV - Monetary Transactions: Der umfangreichste Abschnitt erfasst alle monetären Geschäftsvorgänge mit ausländischen verbundenen Unternehmen. Dies umfasst sowohl erhaltene als auch geleistete Zahlungen für Warenverkäufe, Dienstleistungen, Mieten, Zinsen, Versicherungsprämien und sonstige Transaktionen.

Teil V - Reportable Transactions: Speziell für Foreign-owned U.S. Disregarded Entities müssen hier weitere Transaktionen wie Gesellschaftsgründung, Kapitaleinlagen oder Ausschüttungen auf einem separaten Blatt beschrieben werden.

Teil VI - Nonmonetary Transactions: Nicht-monetäre Geschäftsvorgänge und Transaktionen unter Marktwert werden hier dokumentiert. Auch diese Angaben erfolgen auf einem separaten Beiblatt.

Teil VII - Additional Information: Verschiedene Zusatzfragen behandeln spezielle Sachverhalte wie Warenimporte, Cost-Sharing-Vereinbarungen, Zinsbeschränkungen nach Section 267A und FDII-Abzüge nach Section 250.

Teil VIII - Cost Sharing Arrangement: Detaillierte Informationen über Kostenteilungsvereinbarungen zwischen verbundenen Unternehmen, einschließlich anteiliger Kosten und erwarteter Vorteile.

Teil IX - Base Erosion Payments: Angaben zu Gewinnkürzungszahlungen und Steuervorteilen nach Section 59A, die im Rahmen der Base Erosion and Anti-Abuse Tax (BEAT) relevant sind.

Abgabefristen

Form 5472 wird nicht einzeln eingereicht, sondern muss zusammen mit der jährlichen Körperschaftsteuererklärung eingereicht werden. Für US-Corporations ist das in der Regel Form 1120, für ausländische Unternehmen Form 1120-F.

Die Abgabefrist entspricht daher der Frist für die Körperschaftsteuererklärung – normalerweise der 15. März für Kalenderjahresabschlüsse, mit Verlängerungsmöglichkeit bis zum 15. September.

Foreign-owned U.S. Disregarded Entities haben eine Sonderstellung: Sie müssen Form 5472 zusammen mit einer Pro-forma-Version der Form 1120 einreichen, obwohl sie normalerweise nicht körperschaftsteuerpflichtig sind. Diese Konstellation sorgt oft für Verwirrung bei LLC-Betreibern.

Anders als viele andere IRS-Formulare kann Form 5472 dabei nicht elektronisch eingereicht werden, wenn es sich um eine Foreign-owned U.S. Disregarded Entity handelt. In diesen Fällen muss das Formular per Post oder Fax an die IRS übermittelt werden.

Strafen – hier versteht das IRS keinen Spaß

Wer denkt, dass ein fehlendes oder zu spät eingereichtes Zusatzformular eine reine Bagatelle ist, der täuscht sich in diesem Fall leider komplett. Die offizielle Mindeststrafe des IRS liegt bei 25.000 USD pro Formular und Jahr – und das ist kein theoretischer Höchstwert, sondern der Betrag, mit dem das IRS in der Praxis tatsächlich einsteigt, als Appetizer sozusagen - bevor es dann noch ungemütlicher wird.

So läuft es ab:

1. Erste Feststellung: Das IRS bemerkt die fehlende oder unvollständige Meldung, z. B. bei der Steuererklärung oder einer Prüfung.
2. Aufforderung mit Frist:  Sie erhalten ein Schreiben („Notice of Penalty“), das Ihnen eine 90-Tage-Frist setzt, um das 5472-Formular vollständig und korrekt nachzureichen.
3. Wird diese 90-Tage-Frist überschritten, dann kostet jeder weitere angefangene 30-Tage-Zeitraum zusätzliche 25.000 USD – und zwar so lange, bis das Formular endlich vorliegt.

Besonders unschön:

• Bei Unternehmensgruppen mit konsolidierter Steuererklärung wird jedes Gruppenmitglied separat als meldepflichtig behandelt.
• Ein einziger Fehler kann sich so schnell zu einer sechsstelligen Strafe summieren.
• Wer IRS-Post übersieht (z. B. wegen veralteter US-Geschäftsadresse), merkt oft gar nicht, dass die 90-Tage-Uhr schon tickt.

Warum Ausländer Form 5472 nicht einfach ignorieren sollten

Manche denken: „Ich sitze in München und habe meine LLC in Wyoming – was kann mir das IRS schon? Einerseits nichts, weil solche Strafen in Deutschland nicht eingetrieben werden. Allerdings ist US-Vermögen sofort angreifbar. Hat die LLC ein US-Bankkonto oder Immobilien, kann das IRS direkt darauf zugreifen. Auch Banken reagieren empfindlich, denn US-Banken sind verpflichtet IRS-Vorgaben einzuhalten. Fehlende Form-5472-Meldungen können einer Kontosperrung oder Kündigung führen

Offene Akten verjähren nicht: Im Gegensatz zu vielen anderen Ländern kennt das IRS bei solchen Informationspflichten keine kurze Verjährung, woraus eine Zukunftsfalle werden kann. Wer später in den USA investieren, Geschäfte machen oder ein Visum beantragen will, stolpert dann irgendwann über den alten Form-5472-Verstoß und muss dann erst kostspielig aufräumen, bevor es weitergeht.

Verbindungen zu anderen Formularen

Form 5472 ist kein Einzelgänger, sondern Teil eines ganzen Pakets an Meldepflichten für internationale Geschäfte. Wer dieses Formular ausfüllen muss, stolpert oft auch über andere IRS-Formulare. Zum Beispiel gibt es Form 5471 für US-Personen, die Anteile an ausländischen Unternehmen halten, oder Form 8865, wenn es um Beteiligungen an ausländischen Personengesellschaften geht.

Praktische Empfehlungen

Die Komplexität von Form 5472 macht eine sorgfältige Vorbereitung erforderlich. Betroffene Unternehmen sollten frühzeitig alle relevanten Transaktionsdaten sammeln und dokumentieren. Besonders wichtig ist eine lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorgänge mit ausländischen verbundenen Unternehmen, da auch scheinbar geringfügige Transaktionen meldepflichtig sein können. Angesichts der hohen Strafzahlungen empfiehlt es sich, professionelle Beratung durch Experten in Anspruch zu nehmen.

Zum Vertiefen: https://www.irs.gov/forms-pubs/about-form-5472