Der County Clerk ist ein Verwaltungsbeamter auf Ebene eines County (Verwaltungsbezirk bzw. Landkreis) in den Vereinigten Staaten. Die Behörde ist für eine Vielzahl öffentlicher Verwaltungsaufgaben zuständig, darunter die Führung von Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden, die Organisation lokaler Wahlen und die Verwaltung von Gerichtsakten. Für Firmengründer ist der County Clerk insbesondere relevant für die Registrierung von Fictitious Business Names (auch „Doing Business As“ oder DBA genannt) und in einigen Countys für die Ausstellung von Business Licenses.

Organisationsstruktur und Zuständigkeit

Der County Clerk wird je nach Bundesstaat entweder von den Bürgern des County gewählt oder vom County Board ernannt. Im Gegensatz zum Secretary of State, der auf Bundesstaatsebene agiert, ist der County Clerk ausschließlich für seinen jeweiligen Verwaltungsbezirk zuständig. In größeren Countys gibt es oft spezialisierte Abteilungen innerhalb des Clerk’s Office, etwa für:

• Grundbucheintragungen (Property Records)
• Wahlen (Elections)
• Gerichtsakten (Court Records)
• Geschäftliche Registrierungen (Business Filings)

Die Zuständigkeiten variieren erheblich zwischen den Bundesstaaten. In Kalifornien beispielsweise ist der County Clerk eine zentrale Anlaufstelle für DBA-Registrierungen, während in Florida diese Aufgabe oft vom Circuit Court Clerk übernommen wird. In manchen Staaten ist der County Clerk auch für lokale Business Licenses zuständig, in anderen liegt diese Verantwortung bei separaten Business License Departments oder bei den Stadtverwaltungen (City Clerk).

Registrierung von Fictitious Business Names (DBA)

Die wichtigste Funktion des County Clerk für Firmengründer ist die Registrierung von Fictitious Business Names. Ein Fictitious Business Name ist erforderlich, wenn ein Unternehmen unter einem anderen Namen als dem offiziellen rechtlichen Namen operiert. Eine Delaware LLC mit dem Namen „Smith Holdings LLC“, die aber unter „Smith's Pizza“ Geschäfte machen möchte, muss diesen Handelsnamen als Fictitious Business Name registrieren.

Die Registrierung erfolgt beim County Clerk des County, in dem die Firma ihren Hauptgeschäftssitz hat oder ihre Geschäftstätigkeit ausübt. Der typische Ablauf umfasst:

Namensprüfung: Der County Clerk prüft, ob der gewünschte Name bereits von einem anderen Unternehmen im County verwendet wird. Die Prüfung beschränkt sich meist nur auf das eigene County – eine landesweite Prüfung auf Markenverletzungen findet nicht statt.

Antragseinreichung: Einreichung des DBA-Formulars mit Angaben über den Geschäftsinhaber, die Geschäftsadresse und den gewünschten Handelsnamen. In Kalifornien beispielsweise muss dies innerhalb von 40 Tagen nach Geschäftsaufnahme erfolgen.

Zeitungsveröffentlichung: In vielen Bundesstaaten muss die Registrierung zusätzlich in einer lokalen Zeitung veröffentlicht werden (meist über vier Wochen). Der County Clerk verlangt anschließend einen Nachweis über diese Veröffentlichung (Affidavit of Publication).

Registrierung und Register: Nach Abschluss wird die DBA im öffentlichen Register eingetragen. Dieses enthält typischerweise den Geschäftsnamen, den Namen des Inhabers, die Geschäftsadresse und das Registrierungsdatum.

Fictitious Name-Registrierungen sind nicht unbegrenzt gültig – in Kalifornien beispielsweise müssen sie alle fünf Jahre erneuert werden, in anderen Staaten gelten andere Fristen.

Business Licenses

In einigen Counties ist der County Clerk auch für die Ausstellung lokaler Business Licenses (Gewerbelizenzen) zuständig. Diese Lizenzen sind von den staatlichen Registrierungen beim Secretary of State zu unterscheiden: Während der Secretary of State die rechtliche Existenz der Firma bestätigt (durch Ausstellung der Articles of Incorporation/Organization), berechtigt die Business License zur tatsächlichen Ausübung der Geschäftstätigkeit auf lokaler Ebene.

Nicht alle Geschäftsarten benötigen eine County-Business License. Die Anforderungen variieren stark nach:

• Art der Geschäftstätigkeit (Einzelhandel, Gastronomie, Dienstleistungen)
• County und Bundesstaat
• Ob die Firma in incorporated oder unincorporated areas operiert

Bestimmte regulierte Branchen wie Gastronomie, Einzelhandel oder persönliche Dienstleistungen benötigen häufig eine lokale Lizenz, während reine Online-Geschäfte oder Beratungsleistungen oft davon ausgenommen sind. In vielen Fällen ist nicht der County Clerk, sondern die jeweilige City (Stadtverwaltung) für Business Licenses zuständig, insbesondere in incorporated areas (eingemeindetem Stadtgebiet).

Der County Clerk nimmt Anträge für Business Licenses entgegen, prüft die eingereichten Unterlagen und stellt nach Zahlung der Lizenzgebühr die entsprechende Lizenz aus. Die Gebühren variieren je nach County und Geschäftsart zwischen 50 und mehreren hundert US-Dollar jährlich. Die meisten Business Licenses müssen jährlich erneuert werden.

Abgrenzung zu anderen Behörden

Der County Clerk ist klar von anderen Behörden zu unterscheiden:

• Secretary of State: Registrierung der Firma selbst (LLC, Corporation) auf Bundesstaatsebene
• County Clerk: Lokale Handelsnamen (DBA) und teilweise lokale Lizenzen
• IRS: bundesweite Steuerfragen und EIN-Vergabe
• State Department of Revenue: einzelstaatliche Steuern (Sales Tax, Income Tax)
• Fachbehörden: Besondere Genehmigungen (Alkoholausschank, Gesundheitsdienstleistungen)

Für ausländische Gründer bedeutet dies, dass nach der Registrierung der Firma beim Secretary of State zusätzliche lokale Registrierungen erforderlich sein können. Eine Delaware LLC, die in Kalifornien operiert, muss sich zunächst als Foreign LLC beim California Secretary of State registrieren, dann möglicherweise eine DBA beim County Clerk des Tätigkeitsortes anmelden und eventuell eine lokale Business License bei der Stadt- oder County-Verwaltung beantragen.

Praktische Hinweise

Die Abwicklung mit dem County Clerk erfolgt oft noch traditioneller als beim Secretary of State. Während die meisten Bundesstaaten inzwischen Online-Filing für die Firmenregistrierung anbieten, verlangen viele County Clerk Offices noch papierbasierte Anträge, persönliches Erscheinen oder Einsendung per Post. Die Bearbeitungszeiten liegen typischerweise zwischen einigen Tagen und mehreren Wochen.

Es empfiehlt sich, vor Aufnahme der Geschäftstätigkeit beim zuständigen County Clerk zu klären, welche Registrierungen und Lizenzen konkret erforderlich sind. Die Anforderungen unterscheiden sich nicht nur zwischen Bundesstaaten, sondern auch innerhalb eines Bundesstaates erheblich zwischen einzelnen Countys. Wer ohne erforderliche DBA-Registrierung oder Business License operiert, riskiert Bußgelder und kann in manchen Bundesstaaten nicht vor Gericht klagen, um vertragliche Ansprüche durchzusetzen.