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Alles Wichtige verständlich und kompakt erläutert
Die Beantragung einer Employer Identification Number (EIN) ist für Corporations in der Praxis unvermeidlich – sobald die Corporation auch nur minimal geschäftlich tätig wird, wird die EIN zwingend erforderlich. Aber die Zuteilung einer EIN ist nicht nur ein administrativer Akt. Sie löst unmittelbar steuerliche Meldepflichten aus, die bei Corporations deutlich umfangreicher sind als bei LLCs.
Der entscheidende Unterschied: Während LLCs steuerlich "transparent" sein können und unter bestimmten Umständen keine eigene Steuererklärung einreichen müssen, wird eine Corporation steuerlich immer als eigenständiges Rechtssubjekt behandelt, sobald sie geschäftstätig wird. Die Corporation selbst zahlt Steuern auf ihre Gewinne – unabhängig davon, ob diese an die Gesellschafter ausgeschüttet werden oder nicht.
Eine völlig inaktive "Shelf Corporation", die auf Vorrat gegründet wurde und keinerlei Geschäftstätigkeit entfaltet, keine Einkünfte erzielt und kein Bankkonto besitzt, muss theoretisch keine EIN beantragen und auch keine Steuererklärungen einreichen. In dem Moment jedoch, in dem die Corporation auch nur minimal aktiv wird – sei es durch Eröffnung eines Bankkontos, erste Transaktionen oder Erzielung von Einkünften – entstehen sofort umfassende Meldepflichten.
Welche Pflichten konkret entstehen, hängt von zwei Faktoren ab: der Art der Corporation (C-Corporation oder S-Corporation) und der Ansässigkeit der Gesellschafter (US Residents vs. Non-US Residents). Für jede dieser Konstellationen gelten unterschiedliche Regeln.
Jede neu gegründete Corporation ist zunächst eine C-Corporation. Die Bezeichnung leitet sich ab von Subchapter C des Internal Revenue Code, der die Besteuerung von Corporations regelt. C-Corporations unterliegen der sogenannten "Double Taxation": Die Corporation zahlt Steuern auf ihre Gewinne (Corporate Income Tax), und die Gesellschafter zahlen nochmals Steuern auf erhaltene Dividenden (Individual Income Tax).
Sobald eine C-Corporation geschäftstätig wird oder Einkünfte erzielt, entsteht die Pflicht zur jährlichen Einreichung einer Steuererklärung – unabhängig davon, ob tatsächlich Gewinne erwirtschaftet wurden.
Alle Gesellschafter (Shareholders) sind US-Bürger oder Residents.
Was ändert sich durch die EIN?
Die Zuteilung einer EIN macht die Corporation steuerlich handlungsfähig und ermöglicht die Erfüllung der Steuerpflichten. Sobald die Corporation geschäftstätig wird oder Einkünfte erzielt, muss sie Form 1120 (U.S. Corporation Income Tax Return) einreichen. Die EIN ist die Voraussetzung dafür.
Wann entsteht die Pflicht zur Einreichung von Form 1120?
Die Pflicht zur Einreichung von Form 1120 entsteht, sobald eine der folgenden Bedingungen erfüllt ist:
Anders als bei LLCs gibt es bei Corporations keine steuerliche Transparenz. Sobald auch nur minimale wirtschaftliche Aktivität stattfindet, wird die Corporation als eigenständiges Steuersubjekt behandelt und muss eine eigene Steuererklärung einreichen.
Was steht in Form 1120?
Form 1120 enthält:
Die Corporation zahlt auf Bundesebene einen einheitlichen Steuersatz von 21% auf ihren Gewinn. Hinzu kommen gegebenenfalls State Corporate Income Taxes, die je nach Bundesstaat variieren.
Auch bei null Einkünften?
Ja. Auch wenn die Corporation im betreffenden Steuerjahr keinerlei Einkünfte erzielt hat, aber bereits geschäftstätig geworden ist (z.B. durch Eröffnung eines Bankkontos oder Aufnahme der Geschäftstätigkeit), muss Form 1120 eingereicht werden. In diesem Fall wird eine sogenannte "Zero Return" eingereicht, bei der alle Einnahmen mit Null eingetragen werden.
Wichtig: Eine reine Shelf Corporation, die noch nie aktiv geworden ist, muss keine Form 1120 einreichen. Die Pflicht entsteht erst mit der ersten wirtschaftlichen Aktivität.
Fristen
Form 1120 muss bis zum 15. April des Folgejahres eingereicht werden. Für Corporations mit abweichendem Geschäftsjahr (Fiscal Year) gilt die Frist des 15. Tages des vierten Monats nach Ende des Geschäftsjahres. Die Frist kann mit Form 7004 (Application for Automatic Extension) um sechs Monate verlängert werden.
Wichtig: Eine Fristverlängerung für die Einreichung ist keine Verlängerung der Zahlungsfrist. Geschuldete Steuern müssen bis zur ursprünglichen Frist gezahlt werden, andernfalls fallen Zinsen und Säumniszuschläge an.
Vorauszahlungen (Estimated Tax)
Corporations müssen vierteljährliche Steuervorauszahlungen leisten, wenn sie für das laufende Jahr eine Steuerschuld von mehr als 500 Dollar erwarten. Die Vorauszahlungen erfolgen mit Form 1120-W am 15. April, 15. Juni, 15. September und 15. Dezember.
Werden die Vorauszahlungen nicht oder zu niedrig geleistet, können Strafen anfallen – selbst wenn die Jahressteuererklärung pünktlich eingereicht und die Restschuld beglichen wird.
Strafen
Wird Form 1120 nicht oder verspätet eingereicht, drohen Strafen von 5% der geschuldeten Steuern pro Monat, maximal jedoch 25%. Bei vorsätzlicher Nichteinreichung können die Strafen deutlich höher ausfallen.
Zusätzlich fallen Zinsen auf nicht gezahlte Steuern an, deren Höhe sich am aktuellen Federal Short-Term Rate orientiert.
Zusammenfassung:
Mindestens 25% der Corporation befinden sich in ausländischem Besitz.
Was ändert sich durch die EIN?
Auch hier gilt: Die Zuteilung einer EIN ermöglicht die Einreichung von Form 1120. Zusätzlich muss aber Form 5472 (Information Return of a 25% Foreign-Owned U.S. Corporation) eingereicht werden, wenn mindestens 25% der Corporation direkt oder indirekt von ausländischen Personen oder Gesellschaften kontrolliert werden.
Pflicht zur Einreichung von Form 1120 und Form 5472
Form 1120 muss wie bei einer rein US-amerikanischen Corporation eingereicht werden, sobald die Corporation geschäftstätig wird. Die Besteuerung erfolgt identisch: 21% auf Bundesebene plus gegebenenfalls State Corporate Income Tax.
Form 5472 ist ein zusätzliches Informationsformular, das Transaktionen zwischen der Corporation und verbundenen ausländischen Personen (Related Parties) meldet. Anders als bei Single-Member LLCs ist Form 5472 hier nicht mit einer Pro-Forma Form 1120 verbunden, sondern wird als Anhang zur regulären Form 1120 eingereicht.
Wann entsteht die Form 5472-Pflicht?
Die Pflicht zur Einreichung von Form 5472 entsteht, sobald:
Eine völlig inaktive Shelf Corporation mit ausländischen Gesellschaftern muss keine Form 5472 einreichen, solange keine Geschäftstätigkeit stattfindet.
Was wird in Form 5472 gemeldet?
Form 5472 meldet sämtliche Transaktionen zwischen der Corporation und dem ausländischen Gesellschafter oder anderen verbundenen Parteien:
Auch wenn keine Transaktionen stattgefunden haben, muss Form 5472 eingereicht werden, sobald die Corporation geschäftstätig geworden ist. In diesem Fall wird das Formular mit Nullen ausgefüllt, aber die Einreichung bleibt verpflichtend.
Fristen
Form 5472 muss zusammen mit Form 1120 bis zum 15. April des Folgejahres eingereicht werden. Die Frist kann mit Form 7004 auf den 15. Oktober verlängert werden.
Strafen
Die Strafen bei Nichteinreichung von Form 5472 sind drakonisch: Mindestens 25.000 Dollar pro Formular und Jahr. Das gilt auch dann, wenn die Corporation keine Einkünfte hatte und überhaupt keine Transaktionen stattgefunden haben.
Die Strafe trifft die Corporation, kann aber unter Umständen auch auf die verantwortlichen Personen (Officers, Directors) durchschlagen, falls die Corporation nicht zahlungsfähig ist.
Warum diese harte Regelung?
Form 5472 dient der Bekämpfung von Geldwäsche, Gewinnverlagerung und Steuervermeidung. Der IRS will nachvollziehen können, welche Transaktionen zwischen US-Corporations und ausländischen Eigentümern stattfinden. Die hohe Strafe soll sicherstellen, dass diese Meldepflicht ernst genommen wird.
Dividenden an ausländische Gesellschafter
Wenn die Corporation Dividenden an ausländische Gesellschafter ausschüttet, unterliegen diese der Withholding Tax von 30%. Die Corporation muss diese Steuer einbehalten und an den IRS abführen, bevor die Dividende ausgezahlt wird.
Die Withholding Tax kann durch Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) reduziert werden. Deutschland, Österreich und die Schweiz haben jeweils DBAs mit den USA, die die Withholding Tax auf Dividenden auf 5% bis 15% reduzieren können – abhängig von der Beteiligungshöhe und anderen Faktoren.
Um von den DBA-Vorteilen zu profitieren, muss der ausländische Gesellschafter Form W-8BEN (für natürliche Personen) oder Form W-8BEN-E (für Gesellschaften) ausfüllen und der Corporation vorlegen.
Form 1042 und Form 1042-S
Corporations, die Zahlungen an ausländische Personen leisten (Dividenden, Zinsen, Lizenzen), müssen zusätzlich folgende Formulare einreichen:
Diese Formulare sind komplex und erfordern in der Regel professionelle Unterstützung durch einen US-Steuerberater.
Zusammenfassung:
Eine S-Corporation ist eine besondere Variante der Corporation, die steuerlich ähnlich wie eine Partnership behandelt wird. Die Gewinne werden an die Gesellschafter weitergereicht (pass-through taxation), und die Corporation selbst zahlt keine Steuern auf Bundesebene.
Der Status als S-Corporation wird nicht automatisch zugeteilt, sondern muss aktiv durch Einreichung von Form 2553 (Election by a Small Business Corporation) beim IRS beantragt werden. Diese Wahl muss innerhalb bestimmter Fristen erfolgen und unterliegt strengen Voraussetzungen.
Voraussetzungen für die S-Corp-Wahl:
Die wichtigste Einschränkung: Keine ausländischen Gesellschafter erlaubt. Eine S-Corporation ist deshalb für internationale Gründer aus Deutschland, Österreich oder der Schweiz grundsätzlich nicht verfügbar.
Pflicht zur Einreichung von Form 1120-S
Eine S-Corporation muss jährlich Form 1120-S (U.S. Income Tax Return for an S Corporation) einreichen, sobald sie geschäftstätig wird oder Einkünfte erzielt. Form 1120-S ist eine Informationssteuererklärung ähnlich wie Form 1065 bei LLCs. Die S-Corporation selbst zahlt keine Steuern auf Bundesebene – stattdessen werden die Gewinne und Verluste auf die einzelnen Gesellschafter aufgeteilt und von diesen in ihren persönlichen Steuererklärungen versteuert.
Was steht in Form 1120-S?
Form 1120-S enthält:
Jeder Gesellschafter erhält ein Schedule K-1, das seinen Anteil am Gewinn oder Verlust der S-Corporation ausweist. Diesen Betrag muss der Gesellschafter in seiner persönlichen Steuererklärung angeben – unabhängig davon, ob er tatsächlich Ausschüttungen erhalten hat.
Auch bei null Einkünften?
Ja. Sobald die S-Corporation geschäftstätig geworden ist (auch ohne Einkünfte), muss Form 1120-S eingereicht werden. In diesem Fall wird eine "Zero Return" eingereicht.
Eine völlig inaktive S-Corporation, die noch nie geschäftstätig wurde, muss theoretisch keine Form 1120-S einreichen. In der Praxis ist das jedoch selten relevant, da die S-Corp-Wahl üblicherweise erst bei Aufnahme der Geschäftstätigkeit erfolgt.
Fristen
Form 1120-S muss bis zum 15. März des Folgejahres eingereicht werden. Die Frist kann mit Form 7004 auf den 15. September verlängert werden.
Die Schedule K-1 für die einzelnen Gesellschafter müssen ebenfalls bis zum 15. März ausgestellt werden, damit die Gesellschafter diese Informationen rechtzeitig für ihre eigenen Steuererklärungen verwenden können.
Strafen
Wird Form 1120-S nicht oder verspätet eingereicht, drohen Strafen von 245 Dollar pro Gesellschafter und Monat, maximal jedoch 12 Monate. Bei einer S-Corp mit drei Gesellschaftern und sechs Monaten Verspätung wären das 4.410 Dollar.
Reasonable Compensation für Gesellschafter-Geschäftsführer
Eine Besonderheit bei S-Corporations: Gesellschafter, die aktiv für die Corporation arbeiten, müssen sich ein "angemessenes Gehalt" (Reasonable Compensation) auszahlen, bevor Gewinne ausgeschüttet werden. Dieses Gehalt unterliegt der Lohnsteuer (Payroll Tax) und muss über das reguläre Lohnabrechnungssystem abgerechnet werden.
Der IRS prüft genau, ob Gesellschafter-Geschäftsführer sich ausreichend hohe Gehälter zahlen. Werden zu niedrige Gehälter gezahlt und stattdessen hohe Gewinnausschüttungen vorgenommen, kann der IRS diese Ausschüttungen nachträglich als Gehalt umqualifizieren – mit entsprechenden Nachforderungen bei der Lohnsteuer.
Zusammenfassung:
Der fundamentale Unterschied zwischen Corporations und LLCs liegt in der steuerlichen Behandlung bei Geschäftstätigkeit:
Corporation: Sobald auch nur minimale wirtschaftliche Aktivität stattfindet, wird die Corporation als eigenständiges Steuersubjekt behandelt. Die Zuteilung einer EIN ermöglicht die Einreichung einer Steuererklärung, die bei jeder Geschäftstätigkeit verpflichtend wird – unabhängig davon, ob Einkünfte erzielt wurden. Die Corporation zahlt Steuern auf ihre Gewinne (außer bei S-Corp-Wahl).
LLC: Kann steuerlich transparent sein. Bei Single-Member LLCs mit US Resident ändert sich steuerlich auch bei Geschäftstätigkeit nichts – keine separate Steuererklärung erforderlich, keine EIN zwingend notwendig (außer bei Mitarbeitern). Erst bei Multi-Member LLCs oder ausländischen Gesellschaftern entstehen umfangreichere Meldepflichten.
Shelf Corporations:Sowohl Corporations als auch LLCs können als völlig inaktive Shelf Entities auf Vorrat gegründet werden, ohne dass sofort eine EIN beantragt werden muss. Der entscheidende Unterschied zeigt sich erst bei Aufnahme der Geschäftstätigkeit:
Vor Gründung einer Corporation klären:
Bei Aufnahme der Geschäftstätigkeit:
Jährliche Routine etablieren:
Buchhaltung von Anfang an:
Corporations benötigen eine saubere Buchhaltung vom ersten Tag der Geschäftstätigkeit an. Anders als bei LLCs, wo man in bestimmten Konstellationen auch mit einfacheren Aufzeichnungen durchkommen kann, erfordert Form 1120 detaillierte Bilanzdaten und eine vollständige Gewinn- und Verlustrechnung.
Wer keine Buchhaltungserfahrung hat, sollte von Anfang an eine Buchhaltungssoftware (QuickBooks, Xero) nutzen oder einen Bookkeeper beauftragen.
Die Zuteilung einer EIN ist bei Corporations nicht automatisch mit der Gründung erforderlich, wird aber in dem Moment zwingend notwendig, in dem die Corporation geschäftstätig wird oder auch nur minimal wirtschaftlich aktiv wird. Eine völlig inaktive Shelf Corporation ohne jegliche Geschäftstätigkeit benötigt zunächst keine EIN und muss keine Steuererklärungen einreichen.
Sobald jedoch auch nur minimale wirtschaftliche Aktivität stattfindet – sei es durch Eröffnung eines Bankkontos, erste Transaktionen oder Erzielung von Einkünften – entstehen sofort umfassende steuerliche Meldepflichten. Die Corporation muss dann eine EIN beantragen und jährlich Steuererklärungen einreichen.
Für C-Corporations bedeutet die Aufnahme der Geschäftstätigkeit die jährliche Pflicht zur Einreichung von Form 1120 – unabhängig davon, ob Gewinne erzielt wurden. Die Corporation zahlt 21% Corporate Income Tax auf Bundesebene. Bei ausländischen Gesellschaftern (25%+) kommt Form 5472 hinzu – mit drakonischen Strafen von mindestens 25.000 Dollar bei Nichteinreichung.
Für S-Corporations löst die Geschäftstätigkeit die Pflicht zur Einreichung von Form 1120-S aus. Die Gewinne werden an die Gesellschafter weitergereicht, die diese in ihren persönlichen Steuererklärungen versteuern. S-Corp-Status ist nur für US-Bürger und US Residents verfügbar – internationale Gründer können diese Option nicht nutzen.
Der fundamentale Unterschied zu LLCs: Sobald eine Corporation auch nur minimal geschäftstätig wird, wird sie als eigenständiges Steuersubjekt behandelt und muss separate Steuererklärungen einreichen. Es gibt keine steuerliche Transparenz wie bei LLCs. Single-Member LLCs mit US Resident können dagegen auch bei voller Geschäftstätigkeit ohne EIN und ohne separate Steuererklärung operieren.
Die Gründung einer Corporation sollte deshalb gut überlegt sein. Wer die Corporation tatsächlich geschäftstätig werden lassen will, muss bereit sein, ab diesem Moment die entstehenden Pflichten zu erfüllen: jedes Jahr, pünktlich, und mit allen erforderlichen Formularen.
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