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Alles Wichtige verständlich und kompakt erläutert
Die Beantragung einer Employer Identification Number (EIN) ist für viele LLCs ein notwendiger Schritt – sei es, um ein Bankkonto zu eröffnen, Mitarbeiter einzustellen oder Verträge abzuschließen. Aber die Zuteilung einer EIN ist nicht nur ein administrativer Akt. Sie löst steuerliche Meldepflichten aus, die vorher nicht bestanden oder nicht erfüllt werden konnten.
Welche Pflichten konkret entstehen, hängt von zwei Faktoren ab: der Anzahl der Gesellschafter (Single-Member vs. Multi-Member) und deren Ansässigkeit (US Residents vs. Non-US Residents). Für jede dieser Konstellationen gelten unterschiedliche Regeln.
Eine LLC mit nur einem Gesellschafter wird steuerlich als "Disregarded Entity" behandelt. Das bedeutet: Der IRS ignoriert die LLC als eigenständiges Steuersubjekt. Alle Einkünfte und Ausgaben werden direkt dem Gesellschafter zugerechnet.
Trotz dieser transparenten Behandlung können durch die Zuteilung einer EIN zusätzliche Meldepflichten entstehen – je nachdem, ob der Gesellschafter in den USA ansässig ist oder nicht.
Ein US Resident ist jemand, der entweder US-Staatsbürger ist oder über einen Resident Status verfügt (z.B. Green Card Holder oder nach dem Substantial Presence Test als Resident gilt).
Was ändert sich durch die EIN?
Grundsätzlich ändert sich steuerlich nichts. Die LLC bleibt eine Disregarded Entity. Der Member meldet die Einkünfte der LLC in seiner persönlichen Steuererklärung (Form 1040, Schedule C). Die LLC selbst reicht keine separate Steuererklärung ein.
Keine zusätzliche Steuererklärungspflicht
Anders als bei Multi-Member LLCs oder Corporations löst die EIN bei einer Single-Member LLC mit US Resident keine Pflicht zur Einreichung einer separaten Steuererklärung aus. Solange die LLC keine Mitarbeiter hat und nicht für die Besteuerung als Corporation gewählt hat, bleibt alles beim Alten.
Warum dann überhaupt eine EIN?
Die EIN wird in dieser Konstellation meist aus praktischen Gründen beantragt:
Zusammenfassung:
Ein Non-US Resident ist jemand, der weder US-Staatsbürger ist noch über einen Resident Status verfügt. Das umfasst die typischen internationalen Gründer aus Deutschland, Österreich, der Schweiz und anderen Ländern.
Was ändert sich durch die EIN?
Hier ändert sich rechtlich und praktisch alles. Die Zuteilung einer EIN löst eine jährliche Meldepflicht aus, die vorher zwar bereits bestand, aber ohne EIN nicht erfüllt werden konnte.
Pflicht zur Einreichung von Form 5472
Single-Member LLCs mit ausländischem Gesellschafter müssen jährlich Form 5472 (Information Return of a 25% Foreign-Owned U.S. Corporation) beim IRS einreichen. Diese Pflicht besteht unabhängig davon, ob die LLC Einkünfte erzielt hat oder nicht.
Was wird gemeldet?
Form 5472 ist kein Steuerformular im eigentlichen Sinne, sondern ein Informationsformular. Es meldet Transaktionen zwischen der LLC und dem ausländischen Gesellschafter oder anderen verbundenen Parteien (Related Parties):
Auch bei null Transaktionen muss Form 5472 eingereicht werden. In diesem Fall wird das Formular mit Nullen ausgefüllt, aber die Einreichung bleibt verpflichtend.
Pro-Forma Form 1120
Form 5472 kann nicht allein eingereicht werden, sondern muss zusammen mit einer Pro-Forma Form 1120 (U.S. Corporation Income Tax Return) beim IRS eingereicht werden. Die Pro-Forma Form 1120 enthält keine Steuerzahlung und keine umfangreichen Berechnungen, sondern nur die grundlegenden Informationen über die LLC.
Das klingt komplizierter als es ist: Die Pro-Forma 1120 wird mit den Basisdaten der LLC ausgefüllt, alle Steuerzeilen bleiben leer oder werden mit Null eingetragen, und als Anhang wird Form 5472 beigefügt.
Fristen
Die Frist für Form 5472 ist der 15. April des Folgejahres. Für das Steuerjahr 2024 muss Form 5472 also bis zum 15. April 2025 eingereicht werden. Die Frist kann mit Form 7004 (Application for Automatic Extension) auf den 15. Oktober verlängert werden.
Strafen
Die Strafen bei Nichteinreichung von Form 5472 sind drakonisch: Mindestens 25.000 Dollar pro Formular und Jahr. Das gilt auch dann, wenn die LLC keine Einkünfte hatte und überhaupt keine Transaktionen stattgefunden haben.
Die Strafe trifft die LLC, kann aber unter Umständen auch auf die verantwortlichen Personen durchschlagen, falls die LLC nicht zahlungsfähig ist.
Warum diese harte Regelung?
Form 5472 dient der Bekämpfung von Geldwäsche und Steuervermeidung. Der IRS will nachvollziehen können, welche Transaktionen zwischen US-Gesellschaften und ausländischen Eigentümern stattfinden. Die hohe Strafe soll sicherstellen, dass diese Meldepflicht ernst genommen wird.
Zusammenfassung:
Eine LLC mit zwei oder mehr Gesellschaftern wird steuerlich als Partnership behandelt. Das bedeutet: Die LLC muss unter bestimmten Umständen eine eigene Steuererklärung einreichen, auch wenn die LLC selbst keine Steuern auf Bundesebene zahlt. Die Gewinne und Verluste werden an die Members weitergereicht (Pass-Through Taxation).
Die Zuteilung einer EIN spielt hier eine entscheidende Rolle: Sie löst die Pflicht zur Einreichung einer Steuererklärung aus.
Alle Gesellschafter sind US-Bürger oder Residents.
Was ändert sich durch die EIN?
Die Zuteilung einer EIN löst die Pflicht zur Einreichung von Form 1065 (U.S. Return of Partnership Income) aus. Diese Pflicht besteht, sobald die LLC eine der folgenden Bedingungen erfüllt:
Pflicht zur Einreichung von Form 1065
Form 1065 ist eine Informationssteuererklärung (Information Return), die die Einkünfte und Ausgaben der LLC meldet. Die LLC selbst zahlt keine Steuern auf Bundesebene – stattdessen werden die Gewinne und Verluste auf die einzelnen Members aufgeteilt und von diesen in ihren persönlichen Steuererklärungen versteuert.
Was steht in Form 1065?
Form 1065 enthält:
Jeder Member erhält ein Schedule K-1, das seinen Anteil am Gewinn oder Verlust der LLC ausweist. Diesen Betrag muss der Member in seiner persönlichen Steuererklärung angeben – unabhängig davon, ob er tatsächlich Ausschüttungen erhalten hat.
Auch bei null Einkünften?
Ja. Sobald die LLC eine EIN hat, muss Form 1065 eingereicht werden – auch wenn die LLC im betreffenden Steuerjahr keinerlei Einkünfte erzielt hat. In diesem Fall wird eine sogenannte "Zero Return" eingereicht, bei der alle Beträge mit Null eingetragen werden.
Fristen
Form 1065 muss bis zum 15. März des Folgejahres eingereicht werden. Für das Steuerjahr 2024 ist die Frist also der 15. März 2025. Die Frist kann mit Form 7004 auf den 15. September verlängert werden.
Die Schedule K-1 für die einzelnen Members müssen ebenfalls bis zum 15. März ausgestellt werden, damit die Members diese Informationen rechtzeitig für ihre eigenen Steuererklärungen verwenden können.
Strafen
Wird Form 1065 nicht oder verspätet eingereicht, drohen Strafen von 245 Dollar pro Member und Monat, maximal jedoch 12 Monate. Bei einer LLC mit zwei Members und sechs Monaten Verspätung wären das 2.940 Dollar.
Zusammenfassung:
Mindestens einer der Gesellschafter ist kein US Resident.
Was ändert sich durch die EIN?
Auch hier gilt: Die Zuteilung einer EIN löst die Pflicht zur Einreichung von Form 1065 aus. Die Regeln sind grundsätzlich dieselben wie bei Multi-Member LLCs mit nur US Residents.
Pflicht zur Einreichung von Form 1065
Form 1065 muss jährlich eingereicht werden, sobald die LLC eine EIN hat – unabhängig davon, ob Einkünfte erzielt wurden. Jeder Member erhält ein Schedule K-1, das seinen Anteil am Gewinn oder Verlust ausweist.
Besonderheit für ausländische Members
Für Members, die nicht in den USA ansässig sind, gelten besondere steuerliche Regeln:
Effectively Connected Income (ECI): Ausländische Members müssen ihren Anteil am Gewinn der LLC nur dann in den USA versteuern, wenn die LLC tatsächlich Einkünfte in den USA erzielt, die als "Effectively Connected Income" gelten. Das ist typischerweise der Fall bei:
Passive Einkünfte: Passive Einkünfte wie Dividenden, Zinsen oder Lizenzgebühren unterliegen hingegen der Withholding Tax (in der Regel 30%), sofern kein Doppelbesteuerungsabkommen etwas anderes vorsieht.
Withholding-Pflicht der LLC
Wenn die LLC Einkünfte in den USA erzielt (ECI), muss sie unter Umständen Withholding Tax für die ausländischen Members einbehalten und an den IRS abführen. Das gilt auch dann, wenn keine tatsächlichen Ausschüttungen erfolgt sind.
Form 8804 und Form 8805
LLCs mit ausländischen Members und ECI müssen zusätzlich zu Form 1065 weitere Formulare einreichen:
Diese Formulare sind komplex und erfordern in der Regel professionelle Unterstützung durch einen US-Steuerberater.
Doppelbesteuerungsabkommen
Deutschland, Österreich und die Schweiz haben Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) mit den USA. Diese können die Steuerlast reduzieren oder vermeiden, dass Einkünfte doppelt besteuert werden. Ausländische Members sollten prüfen, ob und wie das DBA anwendbar ist.
Zusammenfassung:
KonstellationSteuererklärungFristStrafe bei NichteinreichungSingle-Member LLC, US ResidentKeine (bleibt in persönlicher Form 1040)--Single-Member LLC, Non-US ResidentForm 5472 + Pro-Forma Form 112015. AprilMind. 25.000 DollarMulti-Member LLC, nur US ResidentsForm 1065 + Schedule K-115. März245 Dollar/Member/MonatMulti-Member LLC, mit Non-US ResidentsForm 1065 + Schedule K-1 + ggf. Form 8804/880515. März245 Dollar/Member/Monat
Der entscheidende Punkt: Bei Multi-Member LLCs löst die Beantragung einer EIN die Pflicht zur Einreichung von Form 1065 aus – selbst wenn die LLC keinerlei Einkünfte erzielt hat.
Das bedeutet: Sobald die EIN da ist, beginnen die Fristen zu laufen. Es reicht nicht, Form 1065 nur dann einzureichen, wenn Einkünfte vorhanden sind. Die Einreichung wird verpflichtend, sobald die EIN existiert.
Bei Single-Member LLCs mit ausländischem Gesellschafter ist die Situation anders: Die Pflicht zur Einreichung von Form 5472 besteht unabhängig von der EIN – aber ohne EIN kann das Formular nicht eingereicht werden. Die EIN ermöglicht also die Erfüllung einer bereits bestehenden Pflicht.
Vor Beantragung der EIN klären:
Nach Zuteilung der EIN:
Jährliche Routine etablieren:
Die Zuteilung einer EIN ist nicht nur ein administrativer Akt. Sie löst steuerliche Meldepflichten aus, die vorher nicht bestanden oder nicht erfüllt werden konnten.
Für Single-Member LLCs mit US Resident ändert sich steuerlich nichts – die EIN dient primär praktischen Zwecken. Für Single-Member LLCs mit Non-US Resident wird die jährliche Einreichung von Form 5472 verpflichtend – mit drakonischen Strafen bei Nichteinreichung.
Für Multi-Member LLCs löst die EIN die Pflicht zur Einreichung von Form 1065 aus – unabhängig davon, ob Einkünfte erzielt wurden. Bei ausländischen Members kommen zusätzliche Withholding-Pflichten und komplexere Formulare hinzu.
Die Beantragung einer EIN sollte deshalb gut überlegt sein. Wer die EIN beantragt, muss bereit sein, die daraus resultierenden Pflichten zu erfüllen – jedes Jahr, pünktlich, und mit allen erforderlichen Formularen.
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