Nach der Gründung der Corporation und der Erstellung der Bylaws sollten die Beteiligungsverhältnisse dokumentiert werden. Das passiert durch die Ausstellung von Stock Certificates und die Führung eines Stock Ledgers.

Stock Certificates

Ein Stock Certificate ist eine Aktienurkunde, die bestätigt, dass eine bestimmte Person Aktien an der Corporation hält. Es enthält typischerweise den Namen der Corporation, den Namen des Shareholders, die Anzahl und Gattung der Aktien (etwa Common Stock oder Preferred Stock), den Nennwert (falls vorhanden) und das Ausstellungsdatum. Das Zertifikat wird vom President oder Secretary der Corporation unterschrieben und oft mit dem Corporate Seal versehen.

Rechtlich sind Stock Certificates heute in den meisten Bundesstaaten nicht mehr zwingend erforderlich – Aktien können auch als „uncertificated shares" ausgegeben werden, bei denen die Beteiligung nur im Stock Ledger dokumentiert wird. Trotzdem sind physische Zertifikate nach wie vor üblich: Sie geben jedem Shareholder ein Dokument in die Hand, das seine Beteiligung nachweist, und werden von Banken und Geschäftspartnern oft erwartet.

Stock Ledger

Der Stock Ledger ist das interne Aktienregister der Corporation, in dem alle Shareholders mit ihren jeweiligen Beteiligungen aufgeführt sind. Er dokumentiert, wer wann welche Aktien erworben oder übertragen hat, und bildet damit die vollständige Eigentümerhistorie der Corporation ab.

Der Ledger ist kein öffentliches Dokument, sondern verbleibt bei den Unterlagen der Corporation. Er wird aber regelmäßig von Banken, Investoren oder Käufern im Rahmen einer Due Diligence angefordert, um die Eigentumsverhältnisse nachzuvollziehen.

Aktuell halten

Sowohl Stock Certificates als auch der Ledger müssen bei Änderungen der Beteiligungsverhältnisse aktualisiert werden – etwa wenn neue Aktien ausgegeben werden, ein bestehender Shareholder seine Anteile verkauft oder Aktien eingezogen werden. Das alte Zertifikat wird eingezogen und entwertet, ein neues ausgestellt, der Ledger entsprechend ergänzt.