Der Secretary ist in vielen US-Bundesstaaten eine gesetzlich vorgeschriebene Officer-Position. Die meisten State Corporation Laws verlangen mindestens drei Officers: President, Secretary und Treasurer. Diese müssen besetzt sein, auch wenn alle drei Positionen von derselben Person ausgeübt werden können.

Der Secretary ist nicht für allgemeine Büroarbeiten zuständig, sondern hauptsächlich für die formelle Dokumentation verschiedener Vorgänge innerhalb der Corporation. Er achtet auf die Einhaltung gesetzlicher Pflichten und fungiert als eine Art interne Amtsstelle, bei der alles Relevante registriert und dokumentiert wird. Bei großen Corporations übernehmen typischerweise Juristen diesen Job, bei kleineren wird die Position oft vom President oder einem anderen Officer in Personalunion ausgefüllt.

Warum braucht es überhaupt einen Secretary?

US-Corporations unterliegen strengen gesetzlichen Dokumentationspflichten, weil die Firmenregister in den USA grundsätzlich anders funktionieren als Handelsregister in Deutschland, Österreich oder der Schweiz. In diesen Ländern überwacht das Handelsregister den Zustand von Gesellschaften praktisch fortlaufend und publiziert diesen.

Ein Beispiel: Wird ein neuer Geschäftsführer bestellt, muss das innerhalb einer bestimmten Frist dem Handelsregister gemeldet werden, das daraufhin die öffentlichen Aufzeichnungen aktualisiert. Ein Handelsregisterauszug belegt dann aktuell, wer die Geschäftsführer sind.

Völlig anders funktioniert das in den USA. Das jeweilige Register registriert im Grunde nur die Existenz der Corporation. Alle anderen rechtlich relevanten Vorgänge muss die Corporation selbst lückenlos dokumentieren. Ein Geschäftsführerwechsel wird nicht dem Register mitgeteilt. Nur einmal im Jahr findet ein generelles Update der beim Register hinterlegten Angaben im Zuge des Annual Reports statt.

Alle Änderungen während eines Geschäftsjahres existieren rechtlich nur in den internen Unterlagen der Corporation. Die Corporation muss deshalb jeden Board-Beschluss, jede Änderung bei Officers oder Directors und alle wichtigen Entscheidungen selbst lückenlos dokumentieren – wofür die Position des Secretary eingerichtet wurde.

Secretary's Certificate statt Registerauszug

Will eine Bank etwa bei einer Kontoeröffnung wissen, wer die Directors der Corporation sind, wird kein Registerauszug vorgelegt – der könnte inzwischen unaktuelle Angaben enthalten –, sondern ein Secretary's Certificate. Mit diesem bestätigt der Secretary selbst tagesaktuell, wer die Officers und Directors sind und wer für die Corporation unterschreiben darf.

Der Secretary bescheinigt dies auf Basis der internen Dokumentation – etwa anhand von Board Resolutions und Meeting Minutes. Er übernimmt im US-System damit Funktionen, die in Deutschland auf Handelsregister, Notare und Rechtsabteilungen verteilt sind.

Kernaufgaben

Die wichtigste Aufgabe des Secretary ist die Protokollführung. Er führt Protokoll bei allen Board Meetings und Shareholder Meetings. Diese Minutes sind rechtlich wichtige Dokumente, die Beschlüsse dokumentieren und bei Streitigkeiten als Beweis dienen.

Der Secretary verwaltet außerdem alle Gesellschaftsdokumente. Er führt das Minute Book – das zentrale Archiv mit allen wichtigen Unterlagen wie den Articles of Incorporation, den Bylaws in aktueller Fassung, allen Board und Shareholder Meeting Minutes, dem Stock Ledger mit allen Aktionären und wichtigen Verträgen. Bei einer Due Diligence, einem Verkauf oder einer Finanzierung ist das Minute Book das erste, was Anwälte sehen wollen. Ein schlecht geführtes Minute Book kann Transaktionen verzögern oder sogar verhindern.

Eine weitere wichtige Aufgabe sind Beglaubigungen. Der Secretary beglaubigt die Echtheit von Dokumenten und Unterschriften. Banken, Behörden und Geschäftspartner verlangen oft ein Secretary's Certificate, das bestätigt, dass bestimmte Personen zeichnungsberechtigt sind oder dass Beschlüsse ordnungsgemäß gefasst wurden. Typische Situationen sind Kontoeröffnungen, größere Vertragsabschlüsse, Immobilientransaktionen oder Kreditaufnahmen.

Schließlich ist der Secretary für die Compliance zuständig. Er stellt sicher, dass alle formellen Anforderungen eingehalten werden – Annual Reports beim Secretary of State eingereicht werden, der Registered Agent aktuell bleibt und Fristen überwacht werden. Bei größeren Corporations kommen umfangreiche zusätzliche Pflichten hinzu wie die Koordination von SEC-Filings, die Erstellung von Proxy Statements für Hauptversammlungen oder die Überwachung von Insider Trading Compliance.

Haftung

Der Secretary haftet persönlich bei falschen Beglaubigungen, wenn er wissentlich falsche Angaben in einem Certificate macht, bei Verletzung der Aufbewahrungspflichten, wenn wichtige Dokumente verloren gehen, oder bei versäumter Compliance, wenn durch seine Nachlässigkeit Fristen versäumt werden.

Die Haftung ist allerdings auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit beschränkt. Für normale Fehler haftet der Secretary nicht persönlich. Eine D&O-Versicherung deckt die meisten Risiken ab.

Kritisch wird es vor allem beim sogenannten Piercing the Corporate Veil. Ohne ordentliche Dokumentation kann ein Gericht den Haftungsschutz durchbrechen – dann haften die Shareholder plötzlich persönlich. Gerichte prüfen dabei, ob die Corporation als eigenständige Einheit geführt wurde oder nur eine Schein-Corporation war. Eine saubere Dokumentation durch den Secretary ist deshalb essentiell für die Aufrechterhaltung des Haftungsschutzes.

Unterschied zu deutschen Strukturen

In Deutschland gibt es keine direkte Entsprechung zum Corporate Secretary. Die Aufgaben verteilen sich auf verschiedene Funktionen. Bei einer AG führt meist der Vorstandsvorsitzende oder ein beauftragtes Vorstandsmitglied die Protokolle, während die Hauptversammlungsvorbereitung oft bei der Rechtsabteilung liegt. Ein Notar protokolliert die Hauptversammlung. Bei einer GmbH ist der Geschäftsführer für die Dokumentation verantwortlich, wobei Gesellschafterversammlungen oft informal gehandhabt werden, außer bei satzungsändernden Beschlüssen, die notariell beurkundet werden müssen.

Der wesentliche Unterschied: In Deutschland sorgt oft das Notarsystem für die rechtssichere Dokumentation wichtiger Beschlüsse. In den USA übernimmt diese Funktion intern der Corporate Secretary – ohne Notar, aber mit ähnlicher Sorgfaltspflicht.

Praktische Hinweise

Auch bei einer Ein-Mann-Corporation sollten die Secretary-Aufgaben ernst genommen werden. Ordentliche Dokumentation schützt die Haftungsbeschränkung – den Corporate Veil. Mindestens einmal jährlich sollten Annual Meeting Minutes erstellt werden, auch wenn man faktisch mit sich selbst tagt. Das zeigt, dass die Corporation als eigenständige Einheit geführt wird.

Das Minute Book kann vollständig digital geführt werden. Cloud-Services mit Versionierung sind oft praktischer als physische Ordner. Für Standard-Situationen gibt es bewährte Vorlagen für Minutes und Resolutions, die die Arbeit erheblich erleichtern. Hilfreich ist auch, ein aktuelles Secretary Certificate parat zu haben – Banken und Geschäftspartner fragen oft überraschend danach.

Zusammengefasst ist der Secretary der Dokumentationsverantwortliche der Corporation mit essentieller Bedeutung für die rechtliche Compliance und den Haftungsschutz. Die Position mag bei kleinen Corporations wie eine lästige Formalität wirken, ist aber rechtlich unverzichtbar und zahlt sich spätestens dann aus, wenn die Corporation verkauft, finanziert oder geprüft wird.