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Alles Wichtige verständlich und kompakt erläutert
Die Eintragung einer Limited Liability Company beim Secretary of State ist nur der erste Schritt. Danach beginnen laufende Pflichten, die erfüllt werden müssen, damit die LLC ihren aktiven Status behält und nicht zwangsaufgelöst wird. Welche Pflichten konkret gelten, hängt vom Bundesstaat, der Geschäftstätigkeit und der Zusammensetzung der Gesellschafter ab.
Dabei muss man unterscheiden zwischen generellen gesetzlichen Verpflichtungen, die für jede LLC gelten, und situativen Anforderungen, die nur unter bestimmten Umständen relevant werden. Wer etwa keine Mitarbeiter beschäftigt, muss sich auch nicht mit Payroll Tax herumschlagen. Wer keine Waren verkauft, braucht keine Sales Tax Permit. Die Kernpflichten hingegen treffen jede LLC - unabhängig davon, ob sie aktiv Geschäfte macht oder nur als Vorratsgesellschaft existiert.
Doch Gott sei Dank: Für die meisten ausländischen Gründer ohne physische Präsenz in den USA beschränken sich die Pflichten nach der Gründung auf wenige Kernpunkte:
BOI-Meldung: Seit 2024 müssen alle LLCs ihre wirtschaftlichen Eigentümer an die US-Regierung melden (Beneficial Ownership Information). Einmalig bis spätestens 30 Tage nach der Gründung, danach nur bei Änderungen. Strafe bei Nichtmeldung: bis zu 500,- Dollar - pro Tag.
Annual Report: Eine jährliche Rückmeldung, die beim Secretary of State eingereicht wird und bestätigt, dass die LLC noch existiert und die beim Register hinterlegten Angaben noch aktuell sind. Falls nicht, können diese im Zuge des Reports aktualisiert werden. Der Annual Report kostet je nach Bundesstaat 50,- bis 300,- US-Dollar an Amtsgebühren. Wer ihn vergisst, riskiert zunächst Bußgelder und dann die Zwangsauflösung der Gesellschaft ein paar Wochen später.
Einreichung von Form 5472 (nur Single-Member LLC mit ausländischem Gesellschafter): Wer als Ausländer alleiniger Gesellschafter einer LLC ist, muss dem IRS jährlich melden, welche Transaktionen zwischen ihm und der LLC stattgefunden haben. Auch wenn es keine gab. Das Formular dient der Bekämpfung von Geldwäsche – es geht nicht um Steuerzahlung, sondern um Transparenz. Strafe bei Nichteinreichung: mindestens 25.000,- US-Dollar. Wichtig: Die Pflicht zur Einreichung von Form 5472 besteht unabhängig davon, ob die LLC eine EIN-Nummer hat oder nicht -allerdings braucht man eine EIN, um das Formular überhaupt einreichen zu können.
Einreichung von Form 1065 (Multi-Member LLC mit Geschäftstätigkeit): LLCs mit zwei oder mehr Gesellschaftern werden steuerlich als Partnership behandelt und müssen eine Form 1065 (Partnership Return) einreichen – allerdings nur dann, wenn die LLC tatsächlich Einkünfte erzielt hat oder eine EIN-Nummer beantragt wurde. Anders als bei Form 5472 entfällt die Pflicht zur Steuererklärung also, solange die LLC völlig inaktiv bleibt und keine EIN hat.
Franchise Tax: In manchen Staaten eine Art Existenzgebühr, die unabhängig von Umsätzen fällig wird. Delaware verlangt 300 Dollar pro Jahr, Kalifornien 800 Dollar, Wyoming gar nichts.
Nicht zu den neuen Pflichten gehören der Registered Agent und eine US-Geschäftsadresse, die bereits bei der Gründung zwingend notwendig sind und aufrechterhalten werden müssen. Ohne aktiven Registered Agent wird die LLC zwangsaufgelöst - aber das ist keine neue Anforderung nach der Gründung, sondern eine fortlaufene Grundvoraussetzung für die Existenz der LLC.
Der Annual Report ist das zentrale Instrument, mit dem die Bundesstaaten die Aktualität ihrer Handelsregister sicherstellen. Er muss in fast allen Staaten jährlich – in einigen alle zwei Jahre – eingereicht werden und bestätigt, dass die LLC noch existiert und die behördlichen Daten aktuell sind.
Was steht im Annual Report?
Der Annual Report ist kein umfangreicher Geschäftsbericht und keine Steuererklärung, sondern ein überschaubares Formular mit grundlegenden Informationen über die LLC. Üblicherweise werden abgefragt:
Manche Staaten verlangen darüber hinaus Angaben zur Art der Geschäftstätigkeit oder zur Anzahl der Members, andere beschränken sich auf das absolute Minimum. Die Formulare sind in der Regel online verfügbar und können direkt auf der Website des Secretary of State ausgefüllt werden.
Delaware etwa verlangt ausschließlich Name und Adresse der LLC sowie des Registered Agent – mehr nicht. Kalifornien hingegen fordert zusätzlich die Namen und Adressen aller Manager und Members sowie eine Angabe zur Geschäftstätigkeit.
Annual Report ist kein Finanzbericht
Der Name "Annual Report" führt regelmäßig zu Missverständnissen. Viele erwarten einen Geschäftsbericht mit Umsätzen, Gewinnen und Bilanzen – ähnlich wie börsennotierte Unternehmen das für ihre Aktionäre tun. Das ist aber nicht der Fall.
Der Annual Report bei LLCs ist ein schlichtes Informationsformular, das nur die aktuellen Stammdaten bestätigt: Adresse der LLC, Registered Agent, Namen der Manager oder Members. Keine Finanzkennzahlen, keine Umsätze, keine Gewinnzahlen. In Florida wird das explizit klargestellt: "It is not a financial statement."
Eine Pflicht zur Veröffentlichung von Jahresabschlüssen existiert in den USA für LLCs nicht. Anders als in Deutschland, wo GmbHs ihren Jahresabschluss im Bundesanzeiger offenlegen müssen, bleibt die finanzielle Situation einer US-LLC privat. Der Staat will nur wissen, dass die LLC noch existiert und unter welcher Adresse sie erreichbar ist – mehr nicht.
Ausnahme: Wenige Staaten wie Alabama verlangen im Rahmen ihrer Steuermeldungen zusätzliche Finanzangaben. Das ist aber die Ausnahme. In Delaware, Wyoming, Nevada oder Florida bleibt es bei reinen Basisdaten.
Fristen nach Bundesstaat
Die Einreichungsfristen variieren erheblich. In Delaware muss der Annual Report bis zum 1. Juni jeden Jahres eingereicht werden, unabhängig davon, wann die LLC gegründet wurde. Wyoming verlangt die Einreichung am oder vor dem Jahrestag der Gründung – wer am 15. März gegründet hat, muss bis zum 15. März des Folgejahres einreichen.
Kalifornien gibt ein Zeitfenster von zwei Monaten nach dem Jahrestag der Gründung. Nevada verlangt die Einreichung innerhalb des Geburtsmonats der LLC, und Florida hat den 1. Mai als einheitlichen Stichtag für alle LLCs festgelegt.
Manche Staaten senden Erinnerungen an die registrierte Adresse oder per E-Mail, andere tun das nicht. Es liegt in der Verantwortung der LLC, die Fristen im Blick zu behalten. Wer sich auf eine Erinnerung verlässt, kann böse überrascht werden.
Kosten für den Annual Return
Die Gebühren für den Annual Report schwanken zwischen 50 und 300 Dollar, abhängig vom Bundesstaat. Delaware verlangt 300 Dollar, Wyoming 60 Dollar, Nevada 350 Dollar und Florida 138,75 Dollar. In Kalifornien wird keine separate Annual Report Fee erhoben, dafür aber die hohe Franchise Tax von 800 Dollar.
Die Gebühren sind meist online per Kreditkarte zahlbar. Bei verspäteter Einreichung fallen zusätzliche Strafgebühren an, die mit zunehmender Verspätung steigen.
Was passiert bei Nichteinreichung?
Wer den Annual Report nicht einreicht, riskiert die Administrative Dissolution – die Zwangsauflösung der LLC durch den Staat. Der Ablauf ist in den meisten Staaten ähnlich: Nach Ablauf der Frist erhält die LLC eine Mahnung an die Adresse des Registered Agent. Wird auch diese ignoriert, folgt nach einigen Wochen oder Monaten eine zweite Mahnung. Bleibt auch diese unbeantwortet, löst der Secretary of State die LLC auf.
Die LLC verliert damit ihren Good Standing Status. Das bedeutet: Sie kann keine Verträge mehr rechtsgültig abschließen, keine Klagen einreichen und kein Bankkonto eröffnen. Wer mit einer aufgelösten LLC Geschäfte macht, riskiert zudem, dass die Gerichte den Haftungsschutz aufheben und die Members persönlich haften lassen.
In den meisten Staaten ist eine Reinstatement – also die Wiederherstellung der LLC – möglich. Dafür müssen alle ausstehenden Annual Reports nachgereicht, alle offenen Gebühren bezahlt und zusätzlich eine Reinstatement Fee entrichtet werden. Delaware verlangt für eine Reinstatement 200 Dollar zusätzlich, Nevada 600 Dollar. Je länger die LLC aufgelöst war, desto teurer wird die Wiederherstellung.
Biennial Statement statt Annual Report
Einige Staaten verlangen statt eines jährlichen Reports nur alle zwei Jahre einen Bericht. Nevada etwa verlangt einen Biennial Report, der alle zwei Jahre eingereicht wird. Das klingt zunächst angenehmer, führt aber in der Praxis oft dazu, dass Fristen noch leichter vergessen werden.
Die grundsätzliche Funktion und die Konsequenzen bei Nichteinreichung sind dieselben wie beim jährlichen Report.
Die Franchise Tax ist eine Besonderheit des US-Gesellschaftsrechts und wird häufig missverstanden. Es handelt sich nicht um eine Einkommensteuer, sondern um eine Gebühr für das Privileg, in einem bestimmten Bundesstaat als LLC registriert zu sein. Sie ist völlig unabhängig davon fällig, ob die LLC Umsätze, Gewinne oder überhaupt irgendeine Geschäftstätigkeit hatte.
Welche Staaten erheben Franchise Tax?
Nicht alle Bundesstaaten verlangen eine Franchise Tax. Wyoming, Nevada, South Dakota, Alaska und einige andere Staaten verzichten darauf. Delaware, Kalifornien, Texas und New York hingegen erheben Franchise Tax – allerdings nach völlig unterschiedlichen Methoden.
Delaware: Pauschal 300,- US-Dollar
In Delaware beträgt die Franchise Tax für LLCs pauschal 300,- US-Dollar pro Jahr. Die Berechnung ist damit denkbar einfach – es spielt keine Rolle, wie viele Members die LLC hat, wie hoch das autorisierte Kapital ist oder welche Umsätze erzielt wurden. Jede LLC zahlt 300,- US-Dollar.
Die Frist ist der 1. Juni, parallel zum Annual Report. Tatsächlich werden Annual Report und Franchise Tax in Delaware zusammen eingereicht und bezahlt. Wer den Annual Report einreicht, bezahlt automatisch auch die Franchise Tax.
Kalifornien: Mindestens 800,- Dollar
Kalifornien erhebt eine jährliche LLC Tax von mindestens 800 Dollar, unabhängig von der Geschäftstätigkeit. Zusätzlich wird bei höheren Umsätzen eine gestaffelte Fee fällig, die sich nach dem Bruttoumsatz (Total Income) richtet:
Die 800,- Dollar Mindeststeuer werden auch dann fällig, wenn die LLC keinen einzigen Dollar Umsatz gemacht hat.
Die Frist ist der 15. April des Folgejahres, also dieselbe Frist wie für die Bundessteuererklärung. Allerdings gibt es im ersten Jahr eine Besonderheit: LLCs, die gegen Ende des Jahres gegründet werden, müssen im ersten Jahr keine Franchise Tax zahlen. Die erste Zahlung wird erst im Folgejahr fällig.
Texas: Umsatzabhängig
Texas berechnet die Franchise Tax auf Basis des sogenannten Taxable Margin, der sich aus dem Umsatz abzüglich bestimmter Abzüge ergibt. LLCs mit einem Umsatz unter 1,23 Millionen Dollar (Stand 2024) zahlen keine Franchise Tax. Darüber hinaus wird ein Prozentsatz des Taxable Margin fällig. Für die meisten kleinen LLCs ohne nennenswerte US-Umsätze fällt in Texas keine Franchise Tax an.
New York: Komplexes System
New York hat ein kompliziertes System, bei dem die LLC Tax entweder auf Basis des Einkommens, des Kapitals oder eines fixen Mindestbetrags berechnet wird – je nachdem, welcher Betrag am höchsten ist. Die Mindeststeuer liegt bei 25 Dollar für sehr kleine LLCs und steigt mit der Anzahl der Members und dem Einkommen.
Für ausländische Gründer ohne US-Geschäftstätigkeit spielt die New York LLC Tax meist keine Rolle, da sie nur bei tatsächlichem Einkommen in New York relevant wird.
Es ist wichtig zu verstehen, dass Franchise Tax und Income Tax zwei völlig verschiedene Dinge sind. Die Franchise Tax ist eine Gebühr für die Existenz der LLC im jeweiligen Staat und hat nichts mit den Gewinnen zu tun. Die Income Tax hingegen wird auf die tatsächlichen Einkünfte erhoben.
In Kalifornien zahlt eine LLC also sowohl die 800,- Dollar Franchise Tax als auch – falls sie Einkünfte hat – die California State Income Tax. In Delaware gibt es keine State Income Tax auf LLCs, wohl aber die 300,- Dollar Franchise Tax.
Für ausländische Gründer ohne US-Geschäftstätigkeit ist die Franchise Tax oft die einzige finanzielle Belastung neben den Gebühren für den Annual Report und den Registered Agent.
Seit dem 1. Januar 2024 verlangt der Financial Crimes Enforcement Network (FinCEN) von allen US-Gesellschaften die Meldung der wirtschaftlichen Eigentümer über das Beneficial Ownership Information Reporting System. Diese Pflicht gilt für nahezu alle LLCs und Corporations – unabhängig von ihrer Größe oder Geschäftstätigkeit.
Was ist BOI Reporting?
Das BOI Reporting dient der Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Bislang waren die USA eines der wenigen Länder, in denen Gesellschaften gegründet werden konnten, ohne dass die wirtschaftlichen Eigentümer der Regierung bekannt waren. Mit dem Corporate Transparency Act wurde diese Lücke geschlossen.
Gemeldet werden müssen alle Personen, die direkt oder indirekt mehr als 25 Prozent der Anteile halten oder die Kontrolle über die LLC ausüben. Bei einer Single-Member LLC ist das der alleinige Member. Bei einer Multi-Member LLC alle Members mit mehr als 25 Prozent Beteiligung.
Was muss gemeldet werden?
Für jeden Beneficial Owner müssen folgende Angaben gemacht werden:
Die Meldung erfolgt online über das BOI E-Filing System von FinCEN. Es gibt kein Papierformular.
Fristen
Für bestehende LLCs, die vor dem 1. Januar 2024 gegründet wurden, galt ursprünglich eine Frist bis zum 1. Januar 2025. LLCs, die im Jahr 2024 gegründet wurden, hatten 90 Tage Zeit. Ab dem 1. Januar 2025 müssen neu gegründete LLCs die Meldung innerhalb von 30 Tagen nach Gründung vornehmen.
Änderungen der Beneficial Ownership müssen ebenfalls innerhalb von 30 Tagen gemeldet werden. Scheidet ein Member aus oder kommt ein neuer hinzu, läuft ab diesem Zeitpunkt die Frist zur Aktualisierung der BOI-Meldung.
Strafen
Die Strafen bei Nichtmeldung sind drakonisch. Es drohen bis zu 500,- Dollar pro Tag, an dem die Meldung nicht vorliegt. Zusätzlich sind strafrechtliche Konsequenzen möglich, einschließlich Geldstrafen bis zu 10.000,- Dollar und Freiheitsstrafen bis zu zwei Jahren.
Die Strafen treffen nicht nur die LLC, sondern auch die verantwortlichen Personen persönlich. Wer vorsätzlich oder fahrlässig keine Meldung vornimmt, kann persönlich belangt werden.
Ausnahmen
Es gibt eine Reihe von Ausnahmen von der BOI-Meldepflicht, die aber für die meisten kleinen LLCs nicht relevant sind. Befreit sind etwa große Unternehmen mit mehr als 20 Vollzeitmitarbeitern, einem physischen Büro in den USA und mehr als 5 Millionen Dollar Umsatz. Auch bestimmte regulierte Unternehmen wie Banken oder Versicherungen sind ausgenommen.
Für die typische ausländische 1- bis 3-Mann-LLC gibt es keine Ausnahme. Die Meldung ist verpflichtend.
Form 5472 ist ein Bundessteuerformular, das von Single-Member LLCs mit ausländischem Gesellschafter eingereicht werden muss. Es handelt sich nicht um eine Steuererklärung im eigentlichen Sinne, sondern um ein Informationsformular, das Transaktionen zwischen der LLC und dem ausländischen Gesellschafter oder anderen verbundenen Parteien meldet.
Wer muss Form 5472 einreichen?
Verpflichtet zur Einreichung von Form 5472 sind Single-Member LLCs, bei denen der alleinige Member nicht in den USA ansässig ist (Foreign Person). Die LLC gilt steuerlich als Disregarded Entity und wird für Steuerzwecke ignoriert – aber genau deshalb verlangt der IRS das Formular 5472, um nachvollziehen zu können, welche Transaktionen zwischen der LLC und dem ausländischen Eigentümer stattgefunden haben.
Multi-Member LLCs müssen Form 5472 nicht einreichen, da sie als Partnership behandelt werden und eine Form 1065 einreichen.
EIN-Pflicht für die Einreichung
Die Pflicht zur Einreichung von Form 5472 besteht unabhängig davon, ob die LLC eine EIN-Nummer beantragt hat. Allerdings kann das Formular praktisch nicht ohne EIN eingereicht werden – der IRS akzeptiert keine Einreichung ohne Steuernummer. Eine völlig inaktive Single-Member LLC mit ausländischem Gesellschafter muss also zunächst eine EIN beantragen, um ihrer Pflicht zur Einreichung von Form 5472 nachkommen zu können.
Was wird gemeldet?
Form 5472 meldet sogenannte Reportable Transactions zwischen der LLC und dem ausländischen Gesellschafter oder anderen verbundenen Parteien (Related Parties). Dazu gehören:
Selbst wenn keine Transaktionen stattgefunden haben, muss Form 5472 eingereicht werden. In diesem Fall wird das Formular mit Nullen ausgefüllt, aber die Einreichung als solche bleibt verpflichtend.
Form 5472 kann nicht allein eingereicht werden, sondern muss zusammen mit einer Pro-Forma Form 1120 (U.S. Corporation Income Tax Return) beim IRS eingereicht werden. Die Pro-Forma Form 1120 enthält keine Steuerzahlung und keine umfangreichen Berechnungen, sondern nur die grundlegenden Informationen über die LLC.
Das klingt komplizierter als es ist: Die Pro-Forma 1120 wird mit den Basisdaten der LLC ausgefüllt, alle Steuerzeilen bleiben leer oder werden mit Null eingetragen, und als Anhang wird Form 5472 beigefügt.
Fristen
Die Frist für Form 5472 ist der 15. April des Folgejahres – also dieselbe Frist wie für die persönliche Bundessteuererklärung. Die Frist kann mit einem Form 7004 (Application for Automatic Extension) auf den 15. Oktober verlängert werden. Die Extension erfolgt dann automatisch und muss nicht genehmigt werden.
Strafen
Die Strafen bei Nichteinreichung von Form 5472 sind empfindlich: Mindestens 25.000 Dollar pro Formular und Jahr. Das gilt auch dann, wenn die LLC keine Einkünfte hatte und überhaupt keine Transaktionen stattgefunden haben.
Die Strafe trifft die LLC, kann aber unter Umständen auch auf die verantwortlichen Personen durchschlagen, falls die LLC nicht zahlungsfähig ist. Für ausländische Gründer ist Form 5472 damit eine der gefährlichsten Pflichten – nicht wegen der Komplexität, sondern wegen der drastischen Konsequenzen bei Vergessen.
LLCs mit zwei oder mehr Gesellschaftern werden steuerlich als Partnership behandelt. Anders als Single-Member LLCs, die steuerlich ignoriert werden (Disregarded Entity), muss eine Multi-Member LLC unter bestimmten Umständen eine Form 1065 (U.S. Return of Partnership Income) beim IRS einreichen.
Wann muss Form 1065 eingereicht werden?
Die Pflicht zur Einreichung von Form 1065 entsteht unter einer der folgenden Bedingungen:
Eine völlig inaktive Multi-Member LLC ohne EIN und ohne jegliche Geschäftstätigkeit muss streng genommen keine Form 1065 einreichen. Allerdings ist dieser Fall in der Praxis selten, da eine Multi-Member LLC praktisch immer eine EIN braucht – etwa um ein Bankkonto zu eröffnen oder Verträge abzuschließen.
Was steht in Form 1065?
Form 1065 ist eine Informationssteuererklärung (Information Return), die die Einkünfte und Ausgaben der LLC meldet. Die LLC selbst zahlt keine Steuern auf Bundesebene – stattdessen werden die Gewinne und Verluste auf die einzelnen Members aufgeteilt und von diesen in ihren persönlichen Steuererklärungen versteuert (Pass-Through Taxation).
Form 1065 enthält:
Jeder Member erhält ein Schedule K-1, das seinen Anteil am Gewinn oder Verlust der LLC ausweist. Diesen Betrag muss der Member in seiner persönlichen Steuererklärung angeben – unabhängig davon, ob er tatsächlich Ausschüttungen erhalten hat.
Besonderheit für ausländische Members
Für Members, die nicht in den USA ansässig sind, gelten besondere Regeln. Ausländische Members müssen ihren Anteil am Gewinn der LLC nur dann in den USA versteuern, wenn die LLC tatsächlich Einkünfte in den USA erzielt (Effectively Connected Income).
Passive Einkünfte wie Dividenden, Zinsen oder Lizenzgebühren unterliegen hingegen der Withholding Tax, sofern kein Doppelbesteuerungsabkommen etwas anderes vorsieht.
Fristen
Form 1065 muss bis zum 15. März des Folgejahres eingereicht werden. Für das Steuerjahr 2024 ist die Frist also der 15. März 2025. Die Frist kann mit einem Form 7004 auf den 15. September verlängert werden.
Die Schedule K-1 für die einzelnen Members müssen ebenfalls bis zum 15. März ausgestellt werden, damit die Members diese Informationen rechtzeitig für ihre eigenen Steuererklärungen verwenden können.
Strafen
Wird Form 1065 nicht oder verspätet eingereicht, drohen Strafen von 220 Dollar pro Member und Monat, maximal jedoch 12 Monate. Bei einer LLC mit zwei Members und sechs Monaten Verspätung wären das 2.640 Dollar.
Die Strafen sind zwar deutlich niedriger als bei Form 5472, sollten aber trotzdem nicht unterschätzt werden.
Unterschied zu Form 5472
Der wesentliche Unterschied zwischen Form 1065 und Form 5472:
Form 1065 muss nur eingereicht werden, wenn die LLC tatsächlich Einkünfte hatte oder eine EIN beantragt wurde. Eine völlig inaktive Multi-Member LLC ohne EIN hat keine Steuererklärungspflicht.
Form 5472 hingegen muss auch dann eingereicht werden, wenn die Single-Member LLC keinerlei Einkünfte hatte. Die Einreichungspflicht besteht unabhängig von der Geschäftstätigkeit.
Neben den Kernpflichten, die jede LLC treffen, gibt es eine Reihe von Anforderungen, die nur unter bestimmten Umständen relevant werden. Für die meisten ausländischen Gründer ohne operative Geschäftstätigkeit in den USA spielen diese Themen keine Rolle – aber sobald tatsächlich Umsätze in den USA erzielt werden oder Mitarbeiter beschäftigt werden, kommen zusätzliche Pflichten hinzu.
Sales Tax wird fällig, wenn die LLC physische Produkte in den USA verkauft. Seit der Entscheidung South Dakota v. Wayfair kann Nexus – also die Steuerpflicht in einem Bundesstaat – auch allein durch Umsätze entstehen, selbst ohne physische Präsenz. Wer mehr als einen bestimmten Schwellenwert (meist 100.000 Dollar oder 200 Transaktionen) in einem Staat umsetzt, muss dort Sales Tax erheben und abführen.
Business Licenses werden von vielen Städten und Counties verlangt, wenn eine LLC tatsächlich vor Ort Geschäfte macht. Wer ein Büro anmietet, einen Laden betreibt oder Dienstleistungen erbringt, braucht meist eine lokale Lizenz, die jährlich erneuert werden muss. Ohne physische Präsenz in den USA ist das nicht relevant.
Payroll Tax fällt an, sobald die LLC Angestellte beschäftigt. Die LLC muss dann vierteljährlich Form 941 einreichen, Sozialversicherungsbeiträge abführen, Arbeitslosenversicherung zahlen und am Jahresende W-2 Forms für alle Mitarbeiter ausstellen. Für Freelancer oder Contractors muss die LLC Form 1099 ausstellen, falls diese mehr als 600 Dollar im Jahr erhalten haben.
State Income Tax kann relevant werden, wenn die LLC tatsächlich Geschäfte in einem Bundesstaat macht, der Einkommensteuer auf Unternehmensebene erhebt. Die meisten Staaten besteuern LLCs nicht direkt, sondern nur die Members – aber einige Staaten wie Kalifornien oder New York haben eigene LLC Taxes, die unabhängig von der Bundesbesteuerung anfallen.
Die konkreten Fristen hängen vom Bundesstaat und von der individuellen Situation ab. Für eine typische ausländische Single-Member LLC ohne US-Geschäftstätigkeit sieht der Jahreskalender ungefähr so aus:
Jährlich (Datum variiert nach Staat): Annual Report einreichen und Franchise Tax bezahlen. In Delaware ist die Frist der 1. Juni, in Wyoming der Jahrestag der Gründung, in Kalifornien innerhalb von zwei Monaten nach dem Jahrestag.
15. April (oder 15. Oktober mit Extension): Form 5472 zusammen mit Pro-Forma Form 1120 beim IRS einreichen (nur Single-Member LLC mit ausländischem Gesellschafter).
15. März (oder 15. September mit Extension): Form 1065 beim IRS einreichen (nur Multi-Member LLC mit Einkünften oder EIN).
Bei Änderungen (innerhalb von 30 Tagen): Änderungen der Beneficial Ownership bei FinCEN melden.
Laufend: Registered Agent aktiv halten, Adressänderungen melden, wichtige Geschäftsentscheidungen dokumentieren.
Wer mehrere LLCs in unterschiedlichen Staaten hat oder in mehreren Staaten als Foreign LLC registriert ist, muss für jeden Staat separate Annual Reports und möglicherweise auch separate Franchise Taxes einreichen. Die Fristen können sich überschneiden, weshalb ein Kalender oder eine Erinnerungsfunktion unerlässlich ist.
Vier Dinge muss man im Blick haben: Annual Report, Registered Agent, BOI-Meldung und – falls Sie als Ausländer alleiniger Gesellschafter einer LLC sind – Form 5472. Multi-Member LLCs müssen stattdessen Form 1065 einreichen, allerdings nur bei tatsächlichen Einkünften oder wenn eine EIN beantragt wurde. Diese Pflichten gelten unabhängig davon, ob Ihre LLC aktiv ist oder nur als Vorratsgesellschaft existiert.
Die Franchise Tax kommt in manchen Staaten dazu. Delaware verlangt 300,- Dollar pro Jahr, Kalifornien 800,- Dollar. Wyoming und Nevada verzichten darauf. Welche Kosten auf Sie zukommen, hängt also maßgeblich vom Gründungsstaat ab.
Alles andere – Sales Tax, Business Licenses, Payroll – wird erst relevant, wenn Sie tatsächlich in den USA Geschäfte machen. Solange Ihre LLC keine Umsätze erzielt und keine Mitarbeiter beschäftigt, können Sie diese Themen getrost ignorieren.
Die größte Gefahr ist nicht die Komplexität, sondern das Vergessen. Eine verpasste Annual Report Deadline führt zur Zwangsauflösung. Eine nicht eingereichte Form 5472 kostet mindestens 25.000,- Dollar Strafe.
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