Die Individual Taxpayer Identification Number (ITIN) ist eine neunstellige Steueridentifikationsnummer, die der Internal Revenue Service (IRS) seit 1996 an nicht in den USA ansässige Personen (Non-resident aliens) vergibt, die für bestimmte Steuerzwecke eine US-Steuernummer benötigen, die aber keinen Anspruch auf eine Social Security Number (SSN) haben. Eine SSN wird nur an US-Bürger vergeben, die diese - unter anderem - als Steuernummer benutzen.

Die ITIN beginnt immer mit der Ziffer 9 und ist im Format 9XX-XX-XXXX strukturiert.

Wofür wird eine ITIN verwendet?

Die ITIN wurde erfunden, um sicherzustellen, dass alle Leute unabhängig von ihrem Einwanderungsstatus mögliche US-Steuerpflichten erfüllen können. Sie dient - völlig im Gegensatz zur multifunktionalen SSN - ausschließlich steuerlichen Zwecken und hat mit Aufenthaltsstatus, Green Card oder einer Arbeitserlaubnis rein gar nichts am Hut. Im Gegenteil: Eine ITIN berechtigt ausdrücklich nicht zum Wohnen und Arbeiten in den USA oder zum Bezug von Social Security- oder Medicare-Leistungen.

Eine ITIN wird stattdessen hauptsächlich verwendet als/für:

• Identifikationsnummer für die Einreichung von US-Steuererklärungen
• Beantragung bestimmter Steuergutschriften wie der etwa Child Tax Credit
• Eröffnung von Bankkonten, wenn keine SSN vorhanden ist
• Nachweis der Steuerhistorie für spätere Einwanderungsanträge
• In einigen Bundesstaaten als Alternative zur SSN für Führerscheine oder Ausweise

Wer kann eine ITIN beantragen?

Niemand, der Anspruch auf eine SSN hätte, sondern:

• Non-resident aliens mit US-Einkommen oder sonstigem, konkretem steuerlichen Bezug zu den USA
• Ausländische Investoren mit US-Dividendeneinkommen
• Ausländische Studenten, Professoren oder Forscher in den USA
• Ehegatten und Angehörige von Amerikanern oder Permanent Residents
• Non-Residents mit US-Gesellschaften: Ausländische Unternehmer, die eine US-LLC oder Partnership besitzen und “US-connected income” erzielen, benötigen eine ITIN für die individuelle Steuererklärung (Form 1040-NR), auch wenn die Gesellschaft selbst breits eine EIN hat
• Multi-Member LLC/Partnership-Inhaber: Non-resident Mitglieder von US-Gesellschaften benötigen eine ITIN, um ihre Anteile am Gesellschaftseinkommen (Schedule K-1) in ihrer persönlichen Steuererklärung zu melden

Wichtig: Die Berechtigung hängt nicht vom Aufenthaltsstatus ab, sondern von der konkreten US-Steuersituation. Ein ITIN wird immer dann vergeben, wenn eine ITIN gebraucht wird. Und zwar nur dann.

ITINs für Non-Residents im In- und Ausland

Der Ablauf der ITIN-Beantragung variiert je nachdem, ob sich der Antragsteller gerade in den USA aufhält oder im Ausland unterwegs ist.

Non-Residents, bereits in den USA

Leute, die sich vorübergehend in den USA aufhalten, aber nicht als Residents gelten, eine ITIN beantragen. Dazu gehören etwa:

• Internationale Studenten (F-1, J-1 Visa) mit US-Einkommen aus Stipendien, Fellowships oder begrenzter Arbeitserlaubnis
• Forscher und Akademiker mit befristeten Visa
• Geschäftsbesucher mit US-Einkommen
• Ehegatten von Visa-Inhabern (F-2, J-2), die in gemeinsamen Steuererklärungen aufgeführt werden

Voraussetzungen: US-Einkommen, das eine Steuererklärung erfordert, oder Erscheinen als Ehegatte/Angehöriger in einer gemeinsamen Steuererklärung.

Non-Residents im Ausland

Personen, die sich nicht in den USA aufhalten, können ebenfalls eine ITIN beantragen, wenn für US-Steuerzwecke eine benötigt wird, wie etwa:

• Ausländische Investoren mit US-Dividenden, Zinsen oder Kapitalerträgen
• Immobilieneigentümer mit US-Mieteinnahmen
• Single-Member LLC-Inhaber mit US-Präsenz, die wegen der Pass-Through-Besteuerung eine persönliche US-Steuererklärung (Form 1040-NR) einreichen müssen
• Multi-Member LLC/Partnership-Mitglieder im Ausland, die ihre Anteile am Gesellschaftseinkommen in den USA melden müssen

Wichtige Fallunterscheidung für LLC-Inhaber

Eine ITIN ist erforderlich, wenn die LLC ein "US trade or business" betreibt und "effectively connected income (ECI)" erzielt.

Das Einkommen ist dann auch für ausländische Gesellschafter US-steuerpflichtig und erfordert eine Form 1040-NR mit ITIN. Typische Fälle sind US-Lagerhaltung, Personal in den USA oder Dienstleistungen mit US-Betriebsstätte.

Keine ist ITIN nötig, wenn die LLC rein ausländisch tätig ist ohne US-Betriebsstätte. Dann liegt kein "effectively connected income" vor, es fällt keine US-Einkommensteuer an und keine Steuererklärung ist erforderlich.

Hinweis zu Corporations: Bei US-Corporations (C-Corp, S-Corp) benötigen ausländische Gesellschafter nicht per se eine ITIN, da die Corporation als separates Steuersubjekt behandelt wird und keine Pass-Through-Besteuerung stattfindet bzw. stattfinden kann.

Beispiele zum Verständnis

Beispiel 1: Deutscher E-Commerce-UnternehmerEin Unternehmer aus Deutschland gründet eine Delaware LLC für sein Amazon FBA-Business. Weil die LLC als “Disregarded Entity” behandelt wird, muss er persönlich eine US-Steuererklärung (Form 1040-NR) einreichen - sofern sein Laden als „US trade or business“ mit steuerpflichtigem Einkommen gilt. Weil er aber keine SSN bekommen würde, braucht er notgedrungen eine ITIN für seine Steuererklärung.

Beispiel 2: Schweizer ImmobilieninvestorEine geschäftstüchtige Schweizerin kauft eine Mietwohnung in Florida. Die Mieteinnahmen sind in den USA steuerpflichtig und erfordern eine Steuererklärung (Form 1040NR). Für diese braucht sie eine ITIN.

Beispiel 3: Österreichischer Student in den USAEin Student aus Österreich erhält ein Fellowship über 6.000 US-Dollar von seiner US-Universität. Weil er nicht arbeitsberechtigt ist und keine SSN erhalten kann, benötigt auch er für seine US-Steuererklärung eine ITIN.

Beispiel 4: Kanadische Ehefrau eines US-BürgersEine Kanadierin heiratet einen US-Bürger und möchte die Einkommensteuer gemeinsam veranlagen, obwohl sie kein Resident ist. Für die gemeinsame Steuererklärung (Married Filing Jointly) benötigt sie eine ITIN.

Beispiel 5: Britischer Tech-InvestorEin Brite investiert in US-Aktien und erhält Dividenden. Obwohl normalerweise 30% Quellensteuer einbehalten wird, möchte er eine Steuererklärung einreichen, um eine Rückerstattung der überschüssigen Steuer zu erhalten. Für die Einreichung der Form 1040-NR benötigt er eine ITIN.

Wann kann man eine ITIN beantragen?

Im Gegensatz zu anderen US-Steuernummern kann eine ITIN kann nicht auf Vorrat beantragt werden, sondern nur dann, wenn es einen konkreten steuerlichen Grund für die Beantragung gibt. Der IRS vergibt keine ITINs im Vorfeld zur späteren Verwendung, sondern nur dann, wenn es für die Erteilung einen konkreten Anlass gibt.

Der richtige Zeitpunkt ist also: Sobald eine US-Steuererklärung ins Haus steht oder eine andere steuerliche Verpflichtung, bei der eine Taxpayer Identification Number erforderlich ist.

Antragsprozess: Wie wird eine ITIN beantragt?

Wie immer bei Steuernnummern braucht es für die Betragung Formulare, Formulare, Formulare:

1. Formular W-7: Die “Application for IRS Individual Taxpayer Identification Number” muss vollständig ausgefüllt werden
2. Steuererklärung beifügen: In der Regel muss eine Bundessteuererklärung (Form 1040 oder 1040-NR) dem Antrag beigefügt werden
3. Identitätsnachweis erbringen: Ein ausländischer Reisepass ist das einzige Dokument, das allein sowohl Identität als auch ausländischen Status belegt

Innerhalb der USA - wenn als der Steuerpflichtige schon im Land ist - gibt es drei Antragswege:

• Per Post: Antrag mit Originaldokumenten oder beglaubigten Kopien an das IRS Austin Service Center senden - auch aus dem Ausland möglich
• Über Acceptance Agents: Zertifizierte Agenten können Dokumente authentifizieren, wodurch Originaldokumente beim Antragsteller verbleiben können. Acceptance Agents gibt es sowohl in den USA als auch international.
• Persönlich: Bei einem IRS Taxpayer Assistance Center (nur vor Ort in den USA verfügbar), allerdings kann die Terminvereinbarung mehrere Wochen dauern

Beantragung aus dem Ausland:

• Per Post direkt an IRS: Originaldokumente oder von der ausstellenden Behörde beglaubigte Kopien einsenden; NICHT zu empfehlen. Die Dokumente sind monatelang weg, wenn sie jemals wieder auftauchen.
• Über US-Botschaften/Konsulate: Können bei der Dokumentenauthentifizierung helfen
• Über internationale Acceptance Agents: Verfügbar in vielen Ländern weltweit

Wichtiger Hinweis: Eine Online-Beantragung der ITIN ist NICHT möglich. Form W-7 kann nicht elektronisch eingereicht werden und muss per Post oder persönlich eingereicht werden. Es ist alles nach wie vor wie im Mittelalter.

Bearbeitungszeiten und Gültigkeit

Die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel etwa 7 Wochen. Während der Steuerhochsaison (Januar bis April) oder bei Anträgen aus dem Ausland kann sich die Bearbeitung auf 9 bis 11 Wochen verlängern – inklusive Zustellung der ITIN per Post.

Das bedeutet: Wer es eiligt hat, hat schlichtweg Pech gehabt und wer nicht im Voraus plant, hat das Nachsehen.

Wichtige Gültigkeitsregeln:

• ITINs verfallen automatisch, wenn sie drei aufeinanderfolgende Jahre nicht in einer Steuererklärung verwendet werden
• Zur Erneuerung muss das gleiche Verfahren wie bei der Erstbeantragung durchlaufen werden, jedoch ohne beigefügte Steuererklärung
• Bei Erhalt einer SSN muss die ITIN eingestellt und künftig die SSN verwendet werden

Einschränkungen der ITIN

Die ITIN hat klare Grenzen: Sie berechtigt nicht zur Arbeit in den USA, gewährt keine Social Security- oder Medicare-Leistungen und verändert auch nicht den Einwanderungsstatus. ITIN-Inhaber sind nicht berechtigt, die Earned Income Tax Credit zu beanspruchen, können aber unter Umständen die Child Tax Credit nutzen.

Datenschutz: Die IRS unterliegt strengen Datenschutzbestimmungen und darf ITIN-Informationen grundsätzlich nicht an andere Behörden weitergeben, was für undocumented immigrants von besonderer Bedeutung ist. Sie können also eine ITIN beantragen, ohne aufzufliegen - jedenfalls in der Theorie.

Praktische Relevanz für Firmengründer

Für Gründer von US-Gesellschaften ist die ITIN deshalb relevant, weil viele traditionelle US-Banken eine US-Steuernummer sehen wollen, und die ITIN als Alternative zur SSN akzeptieren. Einige Fintech-Banken wie Mercury, Wise oder Relay bieten auch Konten ohne ITIN oder SSN an, was die Eröffnung eines Geschäftskontos für ausländische Unternehmer erheblich vereinfacht. Dennoch bleibt die ITIN ein wichtiges Instrument für viele internationale in den USA, insbesondere wenn es um Steuererklärungen und die Erfüllung steuerlicher Pflichten geht.

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