Wer bei einer Corporation die Gründungsdokumente – die sogenannten Articles of Incorporation – unterzeichnet und bei der zuständigen Behörde einreicht, wird als Incorporator bezeichnet. Diese Person wickelt formal die Gründung ab und sorgt dafür, dass die Corporation ordnungsgemäß registriert wird.

Der Incorporator muss dabei weder Aktionär noch Director der künftigen Corporation werden. Häufig übernehmen zwar die späteren Shareholders diese Rolle selbst, es kann aber genauso gut ein Anwalt oder ein Gründungsservice als Incorporator fungieren. Die Rolle ist rein administrativer Natur und endet mit der erfolgreichen Eintragung der Corporation in das Register des jeweiligen Bundesstaates.

Die Aufgaben des Incorporators

Die Hauptaufgabe des Incorporators besteht darin, die Articles of Incorporation vorzubereiten, zu unterzeichnen und beim Secretary of State oder der entsprechenden Behörde des Gründungsstaates einzureichen. Dazu gehört auch die Zahlung der erforderlichen Amtsgebühren (Filing Fees) sowie die Sicherstellung, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind.

Der Incorporator hat allerdings nur sehr begrenzte Befugnisse. Er kann ausschließlich die für die Gründung notwendigen Handlungen vornehmen – Geschäftsführungsbefugnisse oder eine Vertretungsmacht für die Corporation entstehen dadurch nicht. Sobald die Corporation registriert ist, übernehmen die Directors und Officers die operative Führung der Gesellschaft, und die Rolle des Incorporators ist damit beendet.

Wer kann Incorporator sein?

Die meisten Bundesstaaten stellen nur minimale Anforderungen an Incorporators. Typischerweise muss die Person volljährig und geschäftsfähig sein – meist wird ein Mindestalter von 18 Jahren verlangt. Darüber hinaus gibt es keine Beschränkungen hinsichtlich Wohnsitz oder Staatsangehörigkeit. Der Incorporator muss weder im Gründungsstaat noch in den USA ansässig sein und kann auch Ausländer sein.

Auch eine Beziehung zur Corporation ist nicht erforderlich. Der Incorporator muss weder Aktionär noch Director oder Officer werden. Das ermöglicht es, externe Dienstleister als Incorporator einzusetzen, was in der Praxis auch häufig gemacht wird.

Incorporator, Shareholder, Director – was ist der Unterschied?

Diese verschiedenen Rollen werden gelegentlich durcheinandergebracht, haben aber völlig unterschiedliche Funktionen:

Der Incorporator hat eine temporäre Rolle ausschließlich für die Gründung und keinerlei langfristige Rechte oder Pflichten gegenüber der Corporation. Seine Aufgabe ist nach der Registrierung erledigt.

Die Shareholders sind die Eigentümer der Corporation. Sie halten Aktien, haben Stimmrechte und Anspruch auf Dividenden. Die Shareholders wählen das Board of Directors und entscheiden über grundlegende Unternehmensfragen.

Die Directors bilden das Board of Directors und führen die strategische Aufsicht über die Corporation. Sie bestellen die Officers und treffen wichtige Unternehmensentscheidungen.

Die Officers – etwa der President/CEO, der Treasurer/CFO oder der Secretary – sind die operativen Geschäftsführer mit täglicher Managementverantwortung.

Eine Person kann durchaus mehrere dieser Rollen gleichzeitig übernehmen. Es ist durchaus üblich, dass ein künftiger Shareholder die Corporation selbst gründet – also als Incorporator fungiert – und später als Director oder Officer agiert. Genauso häufig ist jedoch die Trennung: Ein Anwalt oder Gründungsservice übernimmt die Incorporator-Rolle, während andere Personen die Shareholders, Directors und Officers werden.

Datenschutz und externe Incorporators

Da der Name des Incorporators in den öffentlich einsehbaren Articles of Incorporation erscheint, nutzen datenschutzbewusste Gründer oft einen externen Dienstleister als Incorporator. So bleiben die eigentlichen Eigentümer zunächst im Hintergrund und erscheinen nicht in den öffentlichen Registern.

Besonders in Bundesstaaten wie Delaware oder Nevada, die für ihre Datenschutzfreundlichkeit bekannt sind, ist dieses Vorgehen verbreitet. Nach der erfolgreichen Gründung tritt der externe Incorporator durch eine sogenannte "Resignation of Incorporator" zurück und überträgt die Kontrolle an die wahren Eigentümer. Der Vorteil: Die Namen der eigentlichen Shareholders erscheinen nicht in öffentlichen Dokumenten – nur der Name des externen Incorporators wird zunächst registriert.

Haftung und Kosten

Der Incorporator haftet grundsätzlich nicht für spätere Verbindlichkeiten der Corporation. Eine Haftung könnte nur dann entstehen, wenn bei der Gründung vorsätzlich falsche Angaben gemacht wurden – was allerdings einen klaren Fall von Betrug darstellen würde und entsprechende strafrechtliche Konsequenzen nach sich zöge.

Die Beauftragung eines externen Incorporators kostet meist zwischen 50 und 200 Dollar zusätzlich zu den staatlichen Filing Fees. Diese Kosten sind überschaubar und können sich lohnen, wenn man Wert auf Datenschutz legt oder die Gründungsformalitäten einfach einem Profi überlassen möchte.

Organizer bei der LLC

Bei der Gründung einer LLC gibt es eine entsprechende Rolle, die dort jedoch als Organizer bezeichnet wird. Funktional sind Incorporator und Organizer identisch – beide unterzeichnen die Gründungsdokumente und reichen diese bei der Behörde ein. Der Unterschied liegt lediglich in der Terminologie und der Gesellschaftsform: Der Incorporator gründet Corporations durch Unterzeichnung der Articles of Incorporation, der Organizer gründet LLCs durch Unterzeichnung der Articles of Organization.

Zusammengefasst ist der Incorporator ein funktionelles, zeitlich stark begrenztes Amt ohne langfristige Rechte oder Pflichten. Die Wahl des Incorporators kann jedoch durchaus strategische Bedeutung haben, etwa im Hinblick auf Datenschutz, Kosten und Gründungsgeschwindigkeit. Wer Wert auf Anonymität legt, sollte einen externen Dienstleister als Incorporator einsetzen, während Gründer, die ohnehin keine Bedenken hinsichtlich der öffentlichen Einsehbarkeit ihres Namens haben, die Gründung einfach selbst in die Hand nehmen können.