Alle US-Gesellschaften unterliegen Steuern – in der Regel jedenfalls. Bei Perpetual Travellern und digitalen Nomaden ohne festen Wohnsitz kann die Situation unter Umständen anders aussehen, aber wer nicht zu dieser kleinen Gruppe zählt, zahlt abhängig vom konkreten Fall immer irgendwo Steuern. Sei es in den USA, im Heimatland, wo Betriebsstätten bestehen, oder gleich in mehreren Jurisdiktionen.

Damit am Ende des Jahres nicht das böse Erwachen kommt, ist eine saubere Buchhaltung unverzichtbar – und zwar von Anfang an, nicht erst drei Tage vor Abgabe der Steuererklärung. Wer seine Belege das ganze Jahr über in Schuhkartons sammelt und dann im Frühjahr versucht, daraus eine Steuererklärung zu basteln, wird entweder scheitern oder ein Vermögen an Steuerberater-Honoraren zahlen.

Steuerberater frühzeitig einbinden

Da am Ende immer eine Steuererklärung steht – und bei internationalen Strukturen oft mehrere in verschiedenen Ländern – sollte man bereits bei der Einrichtung der Buchhaltung überlegen, ob und welchen Steuerberater man ins Boot holt. Die Art und Weise, wie die Buchhaltung geführt wird, sollte mit dem Steuerberater abgesprochen werden. Was dieser am Ende für die Steuererklärung braucht, bestimmt, wie man von Anfang an bucht und dokumentiert.

Ein guter Steuerberater kann auch helfen, die Buchhaltung so zu strukturieren, dass sie nicht nur den gesetzlichen Anforderungen genügt, sondern auch tatsächlich nützliche Informationen für die Unternehmensführung liefert. Wer nur die Mindestanforderungen erfüllt, verschenkt wertvolle Einsichten in die finanzielle Situation seines Unternehmens.

Die Frage ist nicht ob, sondern wann man einen Steuerberater hinzuzieht. Bei internationalen Strukturen mit US-Gesellschaft und Wohnsitz in Deutschland, Österreich oder der Schweiz ist die steuerliche Situation so komplex, dass professionelle Hilfe praktisch unerlässlich ist. Wer hier versucht, alles selbst zu machen, riskiert teure Fehler.

Verschiedene Modelle der Buchhaltung

Bei der Organisation der Buchhaltung gibt es verschiedene Ansätze, je nach Größe des Unternehmens, Komplexität der Geschäfte und eigenem Know-how.

Nur Belegmanagement, Buchhaltung komplett beim Steuerberater

Das einfachste Modell: Man sammelt alle Belege – Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen, Bankauszüge, Quittungen – und übergibt diese regelmäßig an den Steuerberater oder das Steuerbüro. Dieses übernimmt dann die komplette Buchführung, erstellt die Auswertungen und am Ende die Steuererklärungen.

Vorteil: Man muss sich um nichts kümmern und braucht keine eigene Buchhaltungs-Expertise. Nachteil: Das ist die teuerste Variante, da der Steuerberater den kompletten Aufwand übernimmt. Außerdem hat man oft erst mit Verzögerung Einblick in die aktuelle finanzielle Situation, weil die Zahlen erst beim Steuerberater zusammenlaufen.

Dieses Modell passt für sehr kleine Unternehmen mit überschaubaren Transaktionen oder für Gründer, die sich komplett auf ihr Kerngeschäft konzentrieren wollen und die Buchhaltung komplett auslagern können und wollen.

Buchhaltung komplett inhouse

Das andere Extrem: Man führt die Buchhaltung vollständig selbst. Alle Belege werden erfasst, alle Buchungen vorgenommen, alle Auswertungen erstellt. Der Steuerberater kommt nur noch am Jahresende für die Steuererklärung ins Spiel – oder auch nicht, wenn man sich das ebenfalls zutraut.

Vorteil: Maximale Kostenersparnis und volle Kontrolle über alle Zahlen in Echtzeit. Man weiß jederzeit genau, wo man finanziell steht. Nachteil: Erfordert erhebliches Know-how in Buchhaltung und Steuerrecht. Fehler können teuer werden, wenn sie erst bei einer Betriebsprüfung entdeckt werden.

Dieses Modell funktioniert, wenn man selbst Buchhaltungs-Expertise hat oder jemanden im Team, der das beherrscht. Für die meisten Gründer ist das keine realistische Option, zumindest nicht bei internationalen Strukturen mit komplexen steuerlichen Fragen.

Hybridlösungen: Vorbuchhaltung selbst, Steuerberater für den Rest

Der Mittelweg und für viele die praktikabelste Lösung: Man führt die laufende Buchhaltung selbst mit einer geeigneten Software, erfasst alle Einnahmen und Ausgaben, hält die Belege in Ordnung. Der Steuerberater prüft dann regelmäßig – etwa quartalsweise – die Buchungen, korrigiert Fehler, macht die notwendigen Jahresabschlussbuchungen und erstellt die Steuererklärungen.

Vorteil: Kostenersparnis gegenüber der Komplett-Auslagerung, weil man die Routinearbeit selbst macht. Gleichzeitig hat man die Sicherheit, dass ein Profi drüberschaut und steuerliche Fallstricke erkennt. Man behält die Kontrolle über die laufenden Zahlen und kann jederzeit Auswertungen abrufen.

Nachteil: Erfordert Einarbeitung in die Buchhaltungssoftware und Grundkenntnisse der Buchführung. Man muss die Disziplin haben, die Buchhaltung regelmäßig zu machen, nicht nur sporadisch.

Dieses Modell ist für viele kleine bis mittelgroße Unternehmen die beste Balance zwischen Kosten, Kontrolle und professioneller Absicherung.

Buchhaltungssoftware: Was für welches Land?

Die Wahl der Buchhaltungssoftware hängt davon ab, wo die Buchhaltung hauptsächlich geführt werden soll und welche steuerlichen Anforderungen erfüllt werden müssen.

US-basierte Software für US-Unternehmen

Wenn die US-Gesellschaft tatsächlich in den USA operiert und dort auch die Steuererklärungen eingereicht werden, bieten sich amerikanische Buchhaltungsprogramme an:

QuickBooks Online ist der Platzhirsch und wird von den meisten US-Steuerberatern verwendet. Die Software ist umfassend, integriert sich mit US-Banken und Payment-Anbietern, und kann direkt mit vielen US-Steuerprogrammen verbunden werden. Nachteil: Die Benutzeroberfläche ist gewöhnungsbedürftig und für europäische Verhältnisse manchmal umständlich.

Xero ist eine neuseeländische Alternative, die auch in den USA verbreitet ist. Moderneres Interface, gute Automatisierung, ebenfalls gut integrierbar mit US-Banken. Etwas schlanker als QuickBooks, aber für viele Zwecke ausreichend.

Wave ist eine kostenlose Option für sehr kleine Unternehmen. Grundfunktionen sind gratis, zusätzliche Features wie Payroll kosten extra. Für Einsteiger mit einfachen Anforderungen eine praktikable Lösung.

Europäische Software mit US-Fähigkeiten

Wer die Buchhaltung primär von Europa aus führt und die US-Gesellschaft nur ein Teil eines größeren Konstrukts ist, kann auch europäische Software verwenden, die US-Anforderungen abbilden kann:

Lexoffice (Deutschland) kann grundsätzlich auch für US-Gesellschaften verwendet werden, wenn man die Kontenrahmen entsprechend anpasst. Die Software ist aber primär auf deutsche Anforderungen ausgelegt. Für eine reine US-LLC ohne deutsche Betriebsstätte eher nicht ideal.

sevDesk (Deutschland) ähnliche Situation wie Lexoffice – grundsätzlich verwendbar, aber nicht optimal für reine US-Strukturen.

Bexio (Schweiz) wird von manchen Schweizer Unternehmern mit US-Gesellschaften verwendet. Auch hier gilt: Kann funktionieren, ist aber nicht auf US-Verhältnisse optimiert.

Das Problem bei europäischer Software für US-Gesellschaften: Die Anforderungen sind unterschiedlich. Sales Tax in den USA funktioniert anders als Umsatzsteuer in Europa. Die Kontenrahmen sind unterschiedlich. Die Integration mit US-Banken und Payment-Services fehlt oft.

Speziallösungen für internationale Strukturen

Wer eine US-Gesellschaft hat, aber in Europa lebt und die Buchhaltung von dort führt, steht vor der Frage, ob man zwei getrennte Systeme führt oder eine Lösung sucht, die beides abbilden kann.

Manche internationale Steuerberatungen arbeiten mit eigenen Systemen oder haben Preferred Vendors, die auf solche Konstellationen spezialisiert sind. Hier lohnt es sich, mit dem Steuerberater zu sprechen, bevor man sich für eine Software entscheidet.

In manchen Fällen kann es auch sinnvoll sein, US-Software für die US-Gesellschaft zu verwenden und europäische Software für eventuelle europäische Betriebsstätten – und dann die Zahlen konsolidiert an den Steuerberater zu übergeben, der daraus die jeweiligen Steuererklärungen erstellt.

Was muss die Software können?

Unabhängig von der konkreten Wahl sollte Buchhaltungssoftware für eine US-Gesellschaft bestimmte Grundfunktionen bieten:

Einnahmen und Ausgaben erfassen – möglichst automatisiert durch Bankanbindung oder Import von Kontoauszügen. Manuelle Erfassung von Barbelegen sollte einfach möglich sein.

Belegverwaltung – Rechnungen, Quittungen und andere Belege sollten digital erfasst und den jeweiligen Buchungen zugeordnet werden können. Bei einer Betriebsprüfung müssen Belege vorgelegt werden können.

Reporting – Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz (falls erforderlich), Umsatzübersichten. Die Software sollte die Zahlen so aufbereiten können, wie sie für Steuererklärungen und Jahresabschlüsse benötigt werden.

Mehrere Währungen – wenn die US-Gesellschaft in USD rechnet, man aber in Europa in EUR oder CHF, sollte die Software Fremdwährungen sauber abbilden können.

Steuerliche Anforderungen – Sales Tax in den USA oder Umsatzsteuer in Europa müssen korrekt abgebildet werden können. Die Software sollte wissen, wie die jeweilige Steuer zu berechnen ist.

Export für Steuerberater – Die Daten sollten exportierbar sein in Formaten, die Steuerberater verarbeiten können – etwa DATEV-Export in Deutschland oder QBO-Files in den USA.

Der praktische Ablauf

Wie auch immer die Buchhaltung organisiert wird: Ein paar grundlegende Abläufe sollten etabliert werden:

Alle Belege werden zeitnah erfasst. Eingangsrechnungen, wenn sie ankommen. Ausgangsrechnungen, wenn sie geschrieben werden. Quittungen und andere Nachweise sofort nach Erhalt. Wer Belege monatelang sammelt und dann irgendwann in einem Marathon erfasst, macht sich das Leben unnötig schwer.

Die Bankumsätze sollten regelmäßig mit der Buchhaltung abgeglichen werden. Idealerweise automatisch über Bankanbindung, ansonsten durch regelmäßigen Import der Kontoauszüge. Jede Bewegung auf dem Geschäftskonto sollte einer Buchung zugeordnet werden können.

Privates und Geschäftliches sollten strikt getrennt werden. Keine privaten Ausgaben über das Geschäftskonto, keine geschäftlichen Ausgaben über private Konten. Diese Trennung ist nicht nur für die Buchhaltung wichtig, sondern auch für die Haftungsbeschränkung der LLC oder Corporation.

Regelmäßige Auswertungen helfen, den Überblick zu behalten. Einmal im Monat sollte man sich anschauen, wie die finanzielle Situation aussieht. Wo stehen die Einnahmen, wo die Ausgaben? Gibt es unerwartete Entwicklungen? Solche regelmäßigen Reviews verhindern unangenehme Überraschungen.

Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater sollte strukturiert ablaufen. Quartalsweise oder mindestens halbjährlich sollten die Zahlen übergeben und besprochen werden. Der Steuerberater kann dann zeitnah Fehler korrigieren und auf steuerliche Themen hinweisen, bevor es zu spät ist.

Buchhaltung ist kein Sprint, sondern ein Marathon

Die Versuchung ist groß, die Buchhaltung zu vernachlässigen, weil sie nicht zum Kerngeschäft gehört und wenig Spaß macht. Das rächt sich aber spätestens bei der Steuererklärung oder wenn eine Betriebsprüfung ansteht.

Wer von Anfang an Strukturen schafft und sich diszipliniert daran hält, macht sich das Leben deutlich einfacher. Die Buchhaltung sollte ein Routineprozess werden, keine jährliche Tortur. Mit der richtigen Software, klaren Abläufen und gegebenenfalls professioneller Unterstützung ist das auch für Nicht-Buchhalter zu bewältigen.

Die Investition in eine saubere Buchhaltung zahlt sich aus – nicht nur weil man damit Ärger mit dem Finanzamt vermeidet, sondern weil man jederzeit weiß, wo das Unternehmen finanziell steht. Und diese Information ist unbezahlbar.