Da die Amtssprache in Deutschland, Österreich und in Teilen der Schweiz Deutsch und nicht Englisch ist, müssen fremdsprachige Dokumente für behördliche und gerichtliche Zwecke in einer deutschen Übersetzung vorliegen. Das gilt auch für US-Firmendokumente wie die Articles of Incorporation, das Certificate of Good Standing oder das Operating Agreement, wenn diese etwa für die Anmeldung einer Zweigniederlassung, die Gründung einer Tochtergesellschaft oder die Eröffnung eines Bankkontos benötigt werden.

Eine einfache Übersetzung reicht dabei nicht aus. Die Übersetzung muss von einem bei Gericht zugelassenen und beeidigten Übersetzer stammen und von diesem bescheinigt werden. Selbst erstellte Übersetzungen oder solche von gewöhnlichen Übersetzungsbüros ohne entsprechende Zulassung werden von Gerichten, Behörden und Notaren nicht akzeptiert.

Warum nur beeidigte Übersetzer?

Die Einschränkung hat einen praktischen Grund: Gerichte und Behörden müssen sich darauf verlassen können, dass eine Übersetzung den Inhalt des fremdsprachigen Originals korrekt und vollständig wiedergibt. Bei einer selbst erstellten oder von einem beliebigen Dritten angefertigten Übersetzung fehlt diese Gewähr. Der Übersetzer könnte unqualifiziert sein, Fehler machen oder – im schlimmsten Fall – den Inhalt absichtlich verfälschen.

Ein beeidigter Übersetzer hingegen hat seine fachliche Qualifikation nachgewiesen, einen Eid geleistet und haftet für die Richtigkeit seiner Übersetzungen. Er steht mit seinem Namen und seiner Zulassung dafür ein, dass die Übersetzung dem Original entspricht. Damit wird ein Mindestmaß an Qualitätssicherung gewährleistet, das bei informellen Übersetzungen nicht gegeben ist.

Wer darf beglaubigte Übersetzungen anfertigen?

Die Zulassung als beeidigter oder ermächtigter Übersetzer erfolgt in Deutschland durch die Landgerichte oder – je nach Bundesland – durch andere Justizbehörden. Die genaue Bezeichnung variiert dabei von Land zu Land: In manchen Bundesländern heißt es „ermächtigter Übersetzer", in anderen „allgemein beeidigter Übersetzer", in Baden-Württemberg „Urkundenübersetzer", in Hamburg „öffentlich bestellter Übersetzer". Trotz der unterschiedlichen Bezeichnungen ist die Funktion dieselbe.

Für die Zulassung muss der Antragsteller mehrere Voraussetzungen erfüllen:

• Fachliche Eignung, nachgewiesen durch eine staatliche oder staatlich anerkannte Übersetzerprüfung, ein einschlägiges Hochschulstudium oder eine IHK-Prüfung für Übersetzer
• Kenntnisse der deutschen Rechtssprache und der Rechtssprache der jeweiligen Fremdsprache
• Persönliche Zuverlässigkeit, belegt durch ein polizeiliches Führungszeugnis
• Geordnete wirtschaftliche Verhältnisse

Die konkreten Anforderungen unterscheiden sich von Bundesland zu Bundesland. Seit dem Inkrafttreten des Gerichtsdolmetschergesetzes 2023 wurden die Anforderungen bundesweit tendenziell verschärft, insbesondere was den Nachweis von Kenntnissen der Rechtssprache angeht.

Nach erfolgreicher Prüfung des Antrags leistet der Übersetzer einen Eid, in dem er versichert, seine Übersetzungen treu und gewissenhaft anzufertigen. Er erhält eine Bestallungsurkunde und wird in das Verzeichnis der beeidigten Übersetzer eingetragen.

Wie findet man einen zugelassenen Übersetzer?

Die Landesjustizverwaltungen führen eine gemeinsame, öffentlich zugängliche Datenbank aller in Deutschland zugelassenen Dolmetscher und Übersetzer unter www.justiz-dolmetscher.de. Dort kann nach Name, Ort oder Sprache gesucht werden. Wer einen Übersetzer für Englisch sucht, wird dort eine große Auswahl finden.

Es empfiehlt sich, vor der Beauftragung in dieser Datenbank zu prüfen, ob die betreffende Person tatsächlich für die benötigte Sprache zugelassen ist. Die Eintragung in der Datenbank ist der sicherste Nachweis dafür, dass der Übersetzer seine Zulassung aktuell besitzt.

Was genau bescheinigt der Übersetzer?

Die Bescheinigung einer Übersetzung wird häufig verwechselt mit der Beglaubigung durch Behörden oder Notare. Der Unterschied ist grundlegend: Ein staatlich beeidigter Übersetzer beglaubigt nicht das übersetzte Dokument, sondern er bescheinigt die Richtigkeit seiner eigenen Übersetzung. Er versichert mit seinem Stempel und seiner Unterschrift, dass die von ihm angefertigte Übersetzung inhaltlich dem fremdsprachigen Original entspricht.

Die Bescheinigung bezieht sich also ausschließlich auf die Übersetzungsleistung. Ob die englischsprachigen Articles of Incorporation tatsächlich vom Secretary of State stammen, ob das Siegel echt ist oder ob die Angaben im Dokument stimmen – all das kann und darf der Übersetzer nicht bestätigen. Er übersetzt lediglich, was im Original steht, und bescheinigt, dass seine Übersetzung diesen Inhalt korrekt wiedergibt.

Für den Nachweis der Echtheit des Originaldokuments ist ein anderes Instrument zuständig: die Apostille. Diese bestätigt, dass das Dokument tatsächlich von der angegebenen Behörde ausgestellt wurde. Umgekehrt kann weder eine Behörde noch ein Notar eine Übersetzung beglaubigen, weil sie dafür weder zuständig noch fachlich qualifiziert sind.

Das Zusammenspiel von Apostille und Übersetzung

Für die Verwendung von US-Firmendokumenten im deutschsprachigen Raum werden häufig beide Elemente benötigt: Die Apostille bestätigt die Echtheit des englischen Originaldokuments, die Übersetzerbeglaubigung bestätigt die Korrektheit der deutschen Übersetzung. Beides sind völlig getrennte Vorgänge, die unterschiedliche Dinge bescheinigen und von unterschiedlichen Stellen vorgenommen werden.

Die beglaubigte Übersetzung wird in der Praxis üblicherweise so erstellt, dass der Übersetzer das Originaldokument mitsamt Apostille kopiert, seine deutsche Übersetzung anfertigt und beides zusammenheftet. Am Ende fügt er seine Beglaubigungsformel hinzu – typischerweise eine Erklärung, dass die Übersetzung „richtig und vollständig" ist – und versieht das Ganze mit seinem Stempel und seiner Unterschrift. So entsteht ein zusammenhängendes Dokument, das der anfragenden Stelle vorgelegt werden kann.